Visión general

Los grupos inteligentes te permiten añadir o eliminar automáticamente usuarios de los grupos en función de sus atributos. Esto significa que las membresías se mantienen siempre actualizadas, con un mínimo de trabajo de los administradores.

Creación de un grupo inteligente

1. Crea un nuevo grupo y opta por que los miembros se añadan automáticamente,  o ve a la lista de miembros de un grupo existente y haz clic en el botón 'Añadir normas'.                    
2. Ahora, especifica las normas para la pertenencia de los usuarios. Cada vez que se actualice un usuario y se guarden las normas, el Grupo Inteligente comprobará si hay campos de perfil que cumplan estas condiciones.                                                                                                                                                                                                                                                                      Las reglas pueden hacer referencia a los campos del perfil de usuario y a los valores que pueden almacenarse en esos campos.  
3. Haz clic en 'Guardar'. Tu grupo es ahora Inteligente.

Nota: Dependiendo del número de usuarios en la cuenta de tu empresa, la aplicación de normas puede tardar un poco. Simplemente, actualiza la página de grupos para ver cómo se añaden miembros automáticamente.

¿Cómo funcionan los Grupos Inteligentes?

Los Grupos Inteligentes son grupos que tienen definidas reglas de membresía. Estas reglas se refieren a los campos de perfil de los usuarios y sus valores.

Puede especificar condiciones para los valores de los campos de perfil, y el Grupo inteligente comprobará si un usuario cumple o no estos criterios.

¿Cómo comprueba un Grupo inteligente si hay actualizaciones?

El Grupo inteligente comprueba si un usuario debe ser miembro de un Grupo inteligente cuando se guardan cambios en las normas del Grupo inteligente, cuando se crea un usuario y cuando se actualiza el perfil de un usuario.

Las actualizaciones de los campos del perfil de usuario realizadas manualmente, a través de workflows o mediante importaciones de usuarios darán paso una comprobación de pertenencia a Grupo Inteligente.

¿Cuánto tardan en actualizarse los Grupos Inteligentes?

Los cambios en la membresía a un grupo inteligente no son instantáneos. En función del número de usuarios, el número de actualizaciones y las condiciones que deban comprobarse, la actualización del grupo inteligente puede tardar varias horas.

¿Puedo añadir o eliminar usuarios manualmente de un grupo inteligente?

Sí, puedes añadir usuarios manualmente a un grupo inteligente. Esto es básicamente, una anulación de las reglas del Grupo Inteligente.

También puedes eliminar usuarios de un grupo inteligente manualmente. Recuerda que si eliminas un usuario que se añadió automáticamente, se volverá a añadir si se actualiza su perfil y sigue cumpliendo las normas del grupo inteligente.

Nota: La pertenencia a un grupo aplicada a nivel de usuario (a través de la API, la importación de usuarios o el Dashboard) se considera 'manual', y se aplican las excepciones anteriores.

¿Qué ocurre cuando aplico reglas a un grupo que ya tiene miembros?

Los miembros añadidos manualmente permanecen en el grupo. Para automatizar el grupo, puedes vaciarlo antes de aplicar una regla o eliminar los miembros que se añadieron manualmente después de aplicar la regla. Los usuarios que cumplan los criterios del nuevo grupo se volverán a añadir automáticamente.

¿Qué campos de perfil puedo utilizar para crear un grupo inteligente?

Puedes seleccionar cualquier campo del perfil. Los verás listados en el menú desplegable cuando estés creando la regla.

Ten en cuenta que:

• Al utilizar un campo de perfil desplegable, puedes seleccionar opciones específicas como reglas para tu grupo inteligente.
• Si utilizas un campo de fecha, puedes crear reglas específicas de fecha.

¿Qué tipo de operaciones admiten las reglas de los Grupos Inteligentes?

Al seleccionar un campo de perfil, puede especificar qué valor debe tener (operador «si») o no debe tener (operador «no»). Además, para los campos de perfil de fecha puede seleccionar operaciones específicas de fecha como « en o antes de “, ” en o después de “, ” entre ».

Puedes especificar varios valores de campos de perfil para que se comprueben. Por ejemplo:

• Juan - lista con un único elemento, se comprobará si el nombre del usuario es o no Juan
• Juan, Jaime, Jacobo - se comprobará si el nombre del usuario es alguno de estos o ninguno de estos

También puede utilizar la API para añadir, actualizar y limpiar las reglas de los grupos.

¿Puedo utilizar grupos inteligentes con campos de perfil de fecha?

Los campos de perfil de fecha admiten operaciones específicas como «si», «no», «en o antes de», «en o después de» y «entre». Para utilizarlos, selecciona el campo de perfil de fecha deseado, elige la operación y especifica la fecha o fechas correspondientes. Por ejemplo, para encontrar a todos los usuarios contratados en septiembre de 2024, selecciona el campo de perfil «Fecha de contratación», el operador «entre» y establece las fechas de inicio y fin en 1 y 30 de septiembre de 2024, respectivamente.

La vista avanzada también permite dar formato a los campos de perfil de fecha. Esto te permite capturar el año, mes, día o semana para cualquier fecha especificada en ese campo de perfil. Aquí encontrarás más información.

¿Cuántas reglas puedo añadir a un grupo inteligente?

No hay límite en el número de reglas que puedes añadir a un grupo inteligente.

¿Debe un usuario cumplir todas las condiciones para ser miembro de un grupo inteligente?

Cuando quieras aplicar múltiples reglas a un Grupo Inteligente, su interfaz gráfica de usuario soporta los operadores «and», «or». Utilizar el operador « and » significa que todas las reglas añadidas deben ser verdaderas para que se aplique una pertenencia. El uso del operador « or » significa que cualquiera de las reglas añadidas debe ser verdadera para que se aplique una pertenencia.

Puedes seleccionar una operación de un campo desplegable que aparece cuando añades múltiples reglas a tu grupo inteligente. Para añadir reglas, utiliza la vista avanzada.

Posibles conflictos con las sincronizaciones de usuarios

Para asignar correctamente los grupos a los tenants que utilizan UserSync, asegúrate de aplicar las reglas a través de UserSync o a través de Grupos Inteligentes. Si las reglas se aplican en ambas soluciones pueden producirse conflictos. Por lo tanto, si pasas de UserSync a Grupos Inteligentes, asegúrate de eliminar las reglas de pertenencia a grupos de UserSync.

Si necesitas más ayuda para configurar tu Grupo Inteligente, ponte en contacto con tu CSM, o contacta con Soporte.