Vista General
Después de cargar nuevos documentos o actualizar archivos existentes en la biblioteca de documentos, asegúrate de que los empleados vean estos documentos mediante el envío de notificaciones push. Nuestra solución utiliza campañas para enviar notificaciones push a un público específico.
¿Por qué utilizar Campañas para enviar notificaciones push de documentos?
Aumenta las tasas de apertura de documentos utilizando Campañas para enviar notificaciones personalizadas a varios usuarios a la vez. El mensaje de la campaña incluye enlaces directos a los documentos cargados y puede personalizarse según sea necesario. Una vez enviado, los usuarios reciben una notificación push y verán el mensaje de la campaña en Chats. Las campañas permiten a los administradores globales, de ubicación y de grupo:
- Dirigirse con precisión a la audiencia de la notificación push de documentos
- Añadir contexto e información adicional a los archivos cargados
- Confirmar que los usuarios han visto la notificación con recibos de lectura
- Programar las notificaciones para adaptarlas a su plan de comunicación
- Enviar mensajes de seguimiento de notificaciones anteriores
- Seguimiento analítico de las notificaciones push (por ejemplo, tasa de apertura)
Más información sobre las campañas aquí.
Cómo enviar notificaciones push para los archivos recién cargados
- Selecciona los archivos que se incluirán en la notificación push
Al cargar nuevos archivos, verás un conmutador en la ventana emergente de carga. Selecciona los archivos que desea incluir en la notificación push. Esto incluirá automáticamente enlaces a los archivos seleccionados en el mensaje de campaña de la notificación push.
2. Iniciar la campaña de notificación
En la siguiente ventana emergente, verás cuántos usuarios del grupo objetivo de la carpeta de documentos recibirán la notificación. Haz clic en 'Continuar hacia Campañas' para empezar a crear la notificación de documentos.
3. Especifica el público de la notificación, el mensaje y envía la Campaña
Rellena los campos de la Campaña para crear la notificación, consulta aquí para obtener más información sobre cómo completar una Campaña. El mensaje de la Campaña ya incluye un mensaje por defecto, informando a los empleados sobre los documentos cargados con enlaces directos a la Biblioteca de Documentos. Puedes personalizar el contenido de la notificación de documentos cambiando el mensaje de la Campaña.
¿Cómo enviar notificaciones push para archivos existentes?
También puedes definir notificaciones push para archivos añadidos previamente. La opción para definir notificaciones se encuentra bajo el icono de engranaje junto a cada documento existente.
Después de seleccionar 'Notificar' se le redirigirá exactamente al mismo flujo descrito anteriormente.
¿Por qué no puedo notificar a todos los usuarios?
Si ves un mensaje adicional en la ventana de resumen después de seleccionar los archivos para la notificación push, significa que no tienes permisos para gestionar todos los grupos y ubicaciones que tienen acceso a la carpeta donde se encuentran los archivos.
ℹ️ Recuerda que los archivos subidos por ti serán visibles como antes para todo el grupo de destinatarios de la carpeta. La limitación debida a los permisos solo se aplica a las campañas de subida con notificación.
¿Qué puedo hacer para que la notificación push llegue a todo el mundo?
Pídele a otro administrador con más permisos (administrador global o administrador de ubicación/unidad organizativa con permisos superiores) que active la notificación push de acuerdo con el flujo mostrado o solicita permisos adicionales.
¿Por qué aparece un aviso de que no todos los usuarios tienen acceso a los archivos seleccionados?
Si has modificado el grupo destinatario de la campaña, añadiendo unidades adicionales, es posible que haya añadido grupos y/o ubicaciones que no tienen visibilidad de los archivos seleccionados. También puede darse el caso de que hayas añadido manualmente URLs a archivos que los usuarios no tienen permisos para ver.
Para hacerles llegar la notificación de forma eficaz
a) Alinea el público objetivo y los archivos para que todo el público objetivo tenga acceso a los archivos seleccionados.
b) O añade un archivo a otra carpeta y define una notificación push en consecuencia.
El envío de una campaña a pesar del problema de visibilidad descrito anteriormente enviará una campaña y activará una notificación push, pero los usuarios no podrán ver los documentos vinculados tras hacer clic en la URL.
¿El envío de una campaña a empleados ajenos a los que tienen acceso a la carpeta les proporcionará también el acceso?
Si envías la campaña a grupos y ubicaciones fuera de los que tienen visibilidad de la carpeta, no podrán ver los archivos adjuntos. Recibirán una notificación push y un mensaje de chat que incluirá las URL, pero cuando hagan clic en la URL, verán un mensaje que les indicará que no tienen acceso al archivo.
¿Puedo realizar cambios manualmente en el creador de campañas, por ejemplo, cambiar los grupos destinatarios o añadir URL a otros archivos?
En el creador de campañas puedes realizar cualquier cambio (grupo destinatario, contenido, otras características). Sin embargo, si añades URLs a archivos a los que el público objetivo de la campaña no tiene acceso, entonces dichos destinatarios no podrán abrir y ver el archivo. Lo mismo ocurrirá cuando amplíes manualmente el grupo destinatario de la campaña para incluir grupos y ubicaciones que no tengan acceso a los archivos compartidos.
Se te advertirá de tal situación en el último paso de la creación de una campaña.
Obtén más información aquí.
¿Quién será el remitente de la campaña enviada con notificación?
Los usuarios recibirán una campaña (mensaje de chat) de la cuenta utilizada para cargar los archivos y configurar la notificación. Además, los administradores globales tienen la opción de seleccionar una cuenta de empresa como remitente.
Obtén más información sobre las cuentas de empresa aquí.
¿Puedo ver cuántos usuarios han abierto el archivo?
Puedes ver cuántos usuarios han hecho clic en la campaña que han recibido, es decir, han abierto el mensaje de chat que contenía las URL a los archivos compartidos. Para ello, dirígete a 'Participación' en el Dashboard, selecciona 'Campañas' y busca la campaña adecuada por fecha para ver todas las estadísticas disponibles.
Además, en el creador de la campaña puedes seleccionar la opción de requerir confirmación. Obtén más información sobre las funciones disponibles aquí.
¿Se pueden enviar notificaciones cuando los archivos se gestionan mediante una integración (por ejemplo, SharePoint) o se añaden mediante un flujo de trabajo?
Cuando se producen cambios en los archivos mediante una integración o un workflow, no es posible enviar notificaciones automáticamente durante la carga o actualización de archivos.
Sin embargo, puedes seleccionar 'Notificar' en cualquier momento para los archivos existentes y así informar a los usuarios sobre los documentos importantes. Puedes ver cómo enviar notificaciones push para archivos existentes aquí.
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