Permisos de Subcarpetas

Con los permisos de subcarpetas, los administradores pueden ahora asignar permisos a nivel de subcarpeta, lo que permite disponer de una biblioteca de documentos más estructurada y controlada. Esto elimina la necesidad de excesivas carpetas raíz y proporciona a las organizaciones un control más preciso de los derechos de acceso.

Con los permisos de subcarpeta, los administradores pueden:

• ✅ Asignar acceso específico a equipos, ubicaciones o usuarios a nivel de subcarpeta.
• ✅ Reducir el desorden de la carpeta raíz y mantener una biblioteca de documentos más limpia
• ✅ Garantizar una mayor seguridad y control definiendo quién ve qué

Establecer y ajustar los permisos de las subcarpetas

1. Ve a Cuadro de herramientas > Biblioteca de documentos en Beekeeper.
2. Localiza la carpeta donde quieres ajustar los permisos.
3. Haz clic en el icono de engranaje (⚙) > Administrar acceso.
4. Haz clic en la subcarpeta que quieras modificar.
5. Verás la opción 'Misma configuración de acceso que la carpeta principal' con un conmutador:
   
   • ACTIVADO (por defecto): La subcarpeta hereda los permisos de su carpeta matriz.
   • DESACTIVADO: Puedes asignar manualmente permisos a esta subcarpeta. Ten en cuenta que no puedes eliminar los permisos que los usuarios ya tienen en el nivel raíz.
6. Si desactivas los permisos heredados, continúa con el siguiente paso para definir el acceso personalizado.

📌 Nota: Si desactivas la transmisión hereditaria, deberás gestionar manualmente el acceso para esta subcarpeta

Asignar usuarios y grupos

1. Haz clic en ''Añadir grupos y ubicaciones'' para seleccionar quién debe tener acceso.
2. Asigna el nivel de permiso correcto a cada grupo o ubicación:
   
   • Espectador 👀 - Sólo puede ver archivos.
   • Editor ✏️ - Puede subir y modificar archivos.
   • Propietario 🔑 - Tiene control total, incluida la gestión del acceso.
3. Haz clic en Guardar acceso para aplicar los cambios.

Consideraciones importantes

• Si un usuario se añade a varios grupos, es posible que tenga permisos contradictorios. Revisa siempre los permisos para asegurarte de que los usuarios tienen el acceso correcto.
• Los administradores globales son siempre propietarios: tienen acceso total a todas las carpetas.
• La profundidad máxima de subcarpetas que puedes crear es de 50 niveles. Si alcanzas ese límite, considera reorganizar las carpetas o eliminar las que no utilices.
• El número máximo de permisos que puedes aplicar a una sola carpeta o documento es 120. Si llegas a ese límite, considera la posibilidad de fusionar algunos grupos o ubicaciones para reducir el número.
• Si tu empresa no tiene acceso a los permisos de las subcarpetas, la opción para anular la configuración de la carpeta principal estará bloqueada. Ponte en contacto con tu CSM para actualizarla.

Preguntas frecuentes

¿Puedo anular los permisos de la carpeta raíz con la configuración de las subcarpetas? No, las subcarpetas sólo pueden ampliar el acceso, no eliminar los permisos que los usuarios ya tienen en el nivel raíz.

¿Qué ocurre si desactivo los permisos heredados de una subcarpeta? La subcarpeta sólo seguirá los permisos de la carpeta principal. A continuación, puedes añadir manualmente cualquier permiso adicional.

¿Puedo aplicar los mismos permisos a todas las subcarpetas a la vez? No, cada subcarpeta debe ajustarse individualmente a menos que herede la configuración de su carpeta principal.

¿Qué ocurre si necesito reestructurar mi configuración de carpetas? Si anteriormente utilizaba varias carpetas raíz y quieres consolidarlas en una mejor estructura de subcarpetas, ponte en contacto con tu CSM o CSE para que te ayuden.

¿Cómo puedo añadir permisos individuales? El equipo está trabajando en ello y pronto estará disponible. Mantente atento a las futuras mejoras de esta funcionalidad.