Vista General de la Biblioteca de Documentos
La biblioteca de documentos permite a los administradores compartir documentos, archivos y vídeos importantes con equipos, departamentos o ubicaciones específicos en una estructura de carpetas de fácil navegación, a la que los usuarios finales pueden acceder en la pestaña 'Más' en el móvil o en el Cuadro de Herramientas en la web. Los documentos pueden cargarse manualmente o sincronizarse desde SharePoint con la integración de SharePoint.
Los clientes pueden cargar todo tipo de archivos de hasta 500 MB. Es posible cargar los siguientes tipos de archivo: pdf, jpg, png, gif, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, mp4. Por cada 100 licencias, los clientes obtienen 10 GB de almacenamiento en tu Biblioteca de Documentos.
Cómo configurar su biblioteca de documentos
- Si no puedes ver la pestaña 'Cuadro de Herramientas' en su panel de control, pide a tu CSM que la active, o utiliza el enlace siguiente para enviar tu solicitud a nuestro equipo de Soporte
- Ve a tu Dashboard, haz clic en 'Cuadro de Herramientas' y, a continuación, en 'Biblioteca de documentos'
- Si aún no has añadido ninguna carpeta o documento, verás esta pantalla y podrás seleccionar 'Crear nueva carpeta' o 'Cargar archivos'
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Haz clic en 'Crear nueva carpeta'
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Nombra tu carpeta y selecciona las Ubicaciones y Grupos que deben tener acceso a ella
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Si deseas que los administradores de uno o varios de estos grupos o ubicaciones puedan editar la carpeta, activa la opción 'Los administradores pueden editarlo'
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Guarda haciendo clic en 'Crear nueva carpeta'
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Es posible añadir subcarpetas debajo de cada carpeta principal. Sin embargo, la configuración de acceso y edición de las subcarpetas es actualmente la misma que la de la carpeta principal.
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Para crear más carpetas o añadir documentos, archivos o vídeos, haz clic en el botón '+ Crear nuevo'
- Para compartir un enlace a un archivo o carpeta, haz clic en el icono de engranaje situado junto al archivo o carpeta y pulsa 'Copiar enlace'
Cómo cargar documentos:
- Haz clic en 'Crear nuevo' y seleccione los archivos que deseas cargar desde tu ordenador, o arrástralos y suéltalos en la ventana de carga
- Comprueba los indicadores para ver el progreso de carga de cada archivo. Puedes eliminar archivos de la ventana de carga haciendo clic en el icono de la papelera situada a la derecha del elemento que deseas eliminar
- Cambia el nombre de los archivos directamente en la ventana de carga
- Haz clic en 'Añadir más archivos' para subir más archivos
- Confirma la carga haciendo clic en 'Cargar todo'
Sólo se pueden establecer derechos de acceso y edición en el nivel superior. Todas las subcarpetas y archivos por debajo de ese nivel heredan la configuración de acceso y edición de su carpeta principal.
Integración:
Hay un montón de opciones para integrar SharePoint con Beekeeper. Una de ellas es la integración de Marketplace con la biblioteca de documentos. Puede encontrar más información en este artículo.
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