Descripción
Esta guía te mostrará cómo configurar un workflow que envíe una confirmación a la persona que envió el formulario. La confirmación puede ser enviada de múltiples maneras, te mostraremos cómo enviarla a través de un mensaje de chat o un correo electrónico.
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Pasos para crear este Workflow
- Ve al Dashboard, dirígete al 'Cuadro de Herramientas', después, 'Workflows'
- Haz clic en 'Crear nuevo workflow' si se trata del primer workflow de tu tenant o en '+ Añadir nuevo' si ya existen algunos workflows.
- En el panel 'Configuración de Workflows' introduce el nombre del workflow y, opcionalmente, añade una descripción.
- A continuación, haz clic en el marcador de posición 'Añadir un desencadenador' para añadir un desencadenador.
- Selecciona 'Formulario enviado' en la lista de desencadenadores y haz clic en 'Añadir'.
- En el panel de la derecha, en el campo 'Nombre del formulario', selecciona el formulario que debe activar el workflow.
- A continuación, haz clic en 'Añadir una acción'.
- Seleccione la Acción: 'Obtener datos del perfil del usuario' y haz clic en 'Añadir'.
Este paso permite obtener más información del perfil del usuario seleccionado como: nombre y apellidos, rol, email del usuario, nombre del usuario, número de comentarios, número de likes, número de publicaciones, fecha de última actividad, fecha de creación del perfil...etc. Puedes hacer referencia a estos campos en los pasos posteriores del workflow, por ejemplo, para crear un nombre de archivo dinámico o dirigir el mensaje de chat o el correo electrónico. - Rellena los campos del panel de la derecha:
- ID de usuario(s) Beekeeper - introduce el ID de la persona que debe recibir el mensaje de chat. Para seleccionar el ID de la persona que envía el formulario utiliza las Variables Mágicas de la izquierda.
- ID de usuario(s) Beekeeper - introduce el ID de la persona que debe recibir el mensaje de chat. Para seleccionar el ID de la persona que envía el formulario utiliza las Variables Mágicas de la izquierda.
- Haz clic en el signo '+' debajo de la acción para añadir el siguiente paso.
- Selecciona la Acción: 'Convertir la respuesta del formulario en un PDF' y haz clic en 'Añadir'.
- Rellena los campos del panel de la derecha:
- Formulario enviado - utiliza Variables Mágicas para introducir el formulario enviado.
- Datos del perfil de la persona que rellena el formulario - con este campo puedes añadir los datos de la persona que envió el formulario al archivo PDF generado: nombre completo del usuario y la imagen del avatar.
- Formato de página - selecciona A4 o Letter (Carta).
- Nombre de archivo - puedes introducir un nombre estático o utilizar Variables Mágicas. Si lo dejas en blanco, el nombre del archivo mostrará el ID de envío del formulario. Recuerda que si tienes previsto cargar este archivo en la biblioteca de documentos, el nombre del archivo debe ser único.
- Selecciona la Acción: 'Enviar un mensaje de chat' y haz clic en 'Añadir'.
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Rellena los campos del panel de la derecha:
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Enviar a - puedes seleccionar el usuario al que enviar un mensaje de chat o utilizar una variable mágica para hacer referencia a un usuario de los pasos anteriores. En este caso queremos enviar un mensaje de chat al usuario que envió el formulario y lo seleccionaremos usando una Variable Mágica.
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Mensaje - escribe el mensaje de chat.
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Adjunto(s) - usando Variables Mágicas selecciona 'Clave de archivo PDF generado' del paso anterior para adjuntar el formulario enviado en formato PDF al mensaje de chat.
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- Para enviar la confirmación por correo electrónico en lugar de por chat, selecciona la opción 'Enviar un correo electrónico' y haz clic en 'Añadir'.
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Rellena los campos del panel de la derecha:
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Enviar a - Para seleccionar la dirección de correo electrónico del remitente del formulario utiliza las Variables Mágicas de la izquierda y selecciona 'Correo electrónico del usuario' en la sección 'Obtener datos del perfil del usuario'. En este campo puedes introducir varias direcciones de correo electrónico, en cuyo caso deberás separarlas con una coma (,).
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Asunto/Mensaje - escribe el asunto y el cuerpo del correo electrónico. Utiliza Variables Mágicas para personalizarlo.
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Tipo de email - puedes escribir tu email como texto plano o utilizando lenguaje HTML para un aspecto más sofisticado. Ten en cuenta que si quieres usar HTML, necesitas usar un editor HTML externo y pegar el código HTML en el editor de workflows.
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Adjunto(s) - utilizando Variables Mágicas, selecciona 'Clave de archivo PDF generado' del paso anterior para adjuntar al correo electrónico el formulario enviado en formato PDF.
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- Lo último es verificar si todas las acciones están configuradas correctamente. Las acciones configuradas correctamente tendrán una marca de verificación verde. Las incorrectas tendrán una cruz roja y el campo incorrectamente actualizado se resaltará en rojo.
- Una vez que valides el workflow y estés listo para empezar a utilizarlo, actívalo cambiando el conmutador a 'Activo'
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