Pasos importantes para garantizar que las cargas automatizadas funcionen correctamente:
- El Workflow Automation Bot debe añadirse al grupo en caso de que exista una limitación de acceso dentro de la carpeta en la que deseas cargar el archivo.
- El nombre del archivo debe ser único.
- Debes tener la versión completa de la Biblioteca de Documentos.
¿Cómo lo pongo en marcha?
⚠️ Primero tienes que añadir a tu Workflow la acción 'Convertir la respuesta del formulario a PDF', para poder hacer referencia al archivo PDF generado.
☝️ También le aconsejamos que añadas la acción 'Obtener datos del perfil de usuario', que le ayudará a hacer referencia a los campos de usuario como Nombre y Apellidos en los campos 'Nombre del archivo' o 'Ruta de carpeta'.
Uso de los campos
Nombre de archivo - es el nombre del documento que aparecerá en la biblioteca de documentos. Puedes hacer referencia al nombre que le dio a su archivo en el paso 'Convertir la respuesta del formulario a PDF' utilizando la variable mágica 'Nombre del archivo' o puedes darle un nombre diferente utilizando variables mágicas, por ejemplo 'Nombre del formulario_Persona que envía el formulario_Hora de envío'.
⚠️ El nombre del archivo tiene que ser único, por lo tanto, se añade un sufijo numérico al final del nombre del archivo en caso de conflicto con un documento existente. Por ejemplo, cuando el workflow se ejecuta varias veces y un nombre de archivo dado es 'ejemplo', la primera ejecución cargará un archivo con el nombre 'ejemplo', la segunda ejecución cargará el archivo 'ejemplo (1)' y la tercera 'ejemplo (2)'.
⚠️ Se eliminarán algunos caracteres especiales del nombre del archivo (por ejemplo, saltos de línea, tabuladores).
Ruta de la carpeta - puedes crear una subcarpeta o una ruta de subcarpetas dentro de la carpeta principal y cargar el archivo allí. Por ejemplo, puedes crear una subcarpeta por empleado o por hora de envío. Si la subcarpeta ya existe, el archivo se cargará allí. Para ello, utiliza las variables mágicas:
Ejemplo de cómo crear una subcarpeta: Nombre_Apellido o Hora de presentación
Ejemplo de cómo crear una ruta de subcarpetas: Nombre del formulario/Nombre de Usuario
Este es el resultado cuando se crea una ruta de archivos utilizando variables mágicas:
ID de carpeta - es el ID de la carpeta en la que deseas cargar el archivo. Puedes copiar el ID de la URL en la sección del Dashboard. Haz clic aquí para saber cómo encontrar el ID de la carpeta.
Archivo(s) adjunto(s) - utiliza la variable mágica 'Clave del archivo PDF generado' de 'Convertir la respuesta del formulario a PDF'.
Encontrar el ID de la Carpeta
- Ve al Dashboard > Cuadro de herramientas > Biblioteca de documentos
- Haz clic en la carpeta en la que deseas subir el archivo y copia el ID de la url (es la parte que aparece después de la palabra 'documents')
- Para copiar el ID de la carpeta de la 'Biblioteca de documentos', haz clic en cualquier subcarpeta y luego en la 'Biblioteca de documentos' en la ruta de las carpetas. A continuación, copia el ID de la url (es la parte que aparece después de la palabra 'documents')
Consejo: Para copiar el ID de carpeta, no es necesario salir de la ventana de creación del workflow. Puedes abrir el Dashboard en una nueva ventana y navegar hasta la sección Biblioteca de documentos.
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