Formulaires Lite : présentation
Veuillez noter que cette fonctionnalité a été supprimée et qu'elle ne s'applique qu'à certains anciens forfaits Beekeeper.
Avec Formulaires Lite, créez 1 formulaire pour commencer à numériser vos processus d’entreprise les plus utilisés.
Les employés de terrain peuvent soumettre les informations au format numérique directement au responsable concerné, éliminant l’emploi de solutions traditionnelles comme le papier. Les informations numériques seront traitées d’autant plus facilement par les responsables.
Une fois un formulaire créé, il peut être ajouté aux raccourcis ou être partagé sous forme de lien dans les flux, le chat ou les campagnes.
Chaque formulaire peut être envoyé vers un flux, un chat, une adresse e-mail en tant que fichier PDF ou un webhook. Si vous souhaitez l'envoyer vers une destination externe, comme Google Sheets, vous pouvez utiliser Zapier.
Lors du remplissage d'un formulaire, le processus peut être arrêté et repris plus tard, car la progression est automatiquement stockée sur l'appareil de l'utilisateur.
Comme il est fréquent que nos clients souhaitent numériser des checklists contenant des images ou des instructions écrites, nous leur permettons de les joindre au formulaire numérisé. Les administrateurs peuvent joindre des instructions sous forme de PDF ou d'images (.jpeg ou .png) à leurs formulaires.
Vous avez besoin de créer plus de 1 formulaire ? Optez pour la version complète des Formulaires en vous adressant à votre Customer Success Manager, ou envoyez une demande ci-dessous.
Comment créer un formulaire ?
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Accédez au tableau de bord et cliquez sur « Boîte à outils », puis sur « Formulaires ».
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Cliquez sur « + Ajouter ».
- Choisissez un titre pour votre formulaire.
- Saisissez votre première question, décrivez-la et choisissez le format à utiliser.
- Pour ajouter d’autres questions, champs d’informations, images ou un champ de date, cliquez sur le bouton « + ». Les images ne peuvent pas dépasser 10 Mo.
- Vous pouvez aussi joindre des instructions sous forme de PDF ou d'images (.jpeg ou .png) au champ d'un formulaire.
- Cliquez sur « Enregistrer » puis sur « Partager le formulaire ».
- Pour partager un QR code renvoyant vers le formulaire, reprenez la liste des formulaires, cliquez sur l'icône de l'engrenage et sélectionnez « Obtenir le code QR ».
- Créez un nouveau raccourci en collant le lien que vous venez de copier.
- Selon l'emplacement où le formulaire soumis doit être envoyé, cliquez sur « Connecter les soumissions » et envoyez-le vers une adresse e-mail en tant que PDF, ou vers le chat ou un flux, ou connectez-le à un webhook.
Comment connecter un formulaire avec Zapier
Les formulaires Beekeeper peuvent utiliser des webhooks pour déclencher les événements qui doivent faire suite à la soumission d’un formulaire (saisie des réponses dans une feuille de calcul, envoi d’un e-mail à un destinataire spécifique, etc.). Découvrez tout ce que peut faire Zapier en cliquant ici.
Pour connecter un webhook correspondant à cette fonctionnalité, rien de plus simple !
- Dans Zapier, créez un événement déclencheur Catch Hook avec webhooks par Zapier. Suivez les instructions de l'assistant de configuration et copiez l’URL du webhook personnalisé dans votre presse-papiers.
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Dans Beekeeper, sélectionnez le bouton Modifier le webhook en bas de page.
- Collez l’URL du webhook personnalisé dans la boîte de dialogue et cliquez sur Enregistrer.
- Consultez cet article du centre d’aide (en anglais) pour terminer la configuration.
Comment consulter les données soumises dans une Worker Bee ?
Vous pouvez soit afficher les données soumises dans le lien de soumission configuré à l’étape 8 soit ajouter les données directement dans une Worker Bee pour qu’elles soient envoyées vers un flux ou le chat. Pour ce faire :
- Créez un flux test.
- Créez une Worker Bee et saisissez {{data}} dans le texte de la Worker Bee. Envoyez la saisie vers le flux test.
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Renseignez le formulaire. Les ID des champs du nouveau formulaire seront randomisés. Voici ce que vous devriez voir à l’écran :
Pour configurer vos Worker Bees dans les règles de l’art, accédez au texte de la Worker Bee et :
- Ajoutez le paramètre fictif {{mention_actor}} pour taguer l’auteur de la soumission.
- Ajoutez le paramètre fictif {{submission_link}} pour obtenir le lien vers la soumission.
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Ajoutez {{data_fieldID_value}} et remplacez l’ID du champ avec la longue suite de chiffres et de lettres. Procédez de même pour tous les champs que vous souhaitez afficher dans la Worker Bee.
Dans l’exemple ci-dessus, vous devriez écrire {{data_a0a900e8-9e3a-4d9c-a4cd-1c9aafc9228e_value}} dans le texte de la Worker Bee pour obtenir la réponse « Téléphone, E-mail » ou {{data_8f4aa88e-b3f4-4eba-9659-01dd296fe40a_value}} pour obtenir « Il s’agit d’un test ».
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Ajoutez {{data_fieldID_label}} pour obtenir la question du formulaire. Procédez de même pour tous les champs que vous souhaitez afficher dans la Worker Bee.
Dans l’exemple ci-dessus, vous devriez écrire {{data_a0a900e8-9e3a-4d9c-a4cd-1c9aafc9228e_label}} dans le texte de la Worker Bee pour obtenir la question « Sélection multiple » ou {{data_8f4aa88e-b3f4-4eba-9659-01dd296fe40a_label}} pour obtenir la question « Texte long ».
- Depuis le flux test, insérez l’emplacement où vous souhaitez que les formulaires soumis aillent en lieu et place du flux.
- Enregistrez et activez la Worker Bee.
- Renseignez le formulaire 🎉
Comment exporter les formulaires soumis au format Excel ?
Pour exporter les formulaires soumis au format Excel :
- Accédez à la liste de vos formulaires.
- Cliquez sur l’icône de l’engrenage correspondant aux formulaires pour lesquels vous souhaitez exporter les soumissions.
- Cliquez sur « Exporter les résultats ».
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