Intelligente Gruppen-Chats

Intelligente Gruppenchats (SGC - Smart Group Chats) automatisieren den Anpassungsprozess von Chat-Mitgliedschaften an die Teamstruktur - keine manuelle Arbeit mehr beim Erstellen und Verwalten von Gruppenchats. Ganz gleich, ob es sich um Änderungen im Team, Personalwechsel oder wechselnde Zuständigkeiten handelt, die intelligenten Gruppen-Chats sorgen dafür, dass immer die richtigen Personen an den richtigen Gesprächen teilnehmen.

Was sind intelligente Gruppen-Chats?

Ein intelligenter Gruppen-Chat ist ein Gruppen-Chat, der direkt mit einer Gruppe in Deinem Dashboard verknüpft ist. Die Mitgliedschaft im Chat wird automatisch auf der Grundlage von Änderungen in der Gruppe aktualisiert, sodass Du den Chat nie separat verwalten musst.

Im Gegensatz zu Standard-Gruppenchats, bei denen Administratoren Nutzer manuell hinzufügen/entfernen, folgen intelligente Gruppen-Chats der Gruppenstruktur als „den einzigen Punkt der Wahrheit“ (SSOT - single source of truth).

⚙️ Wie es funktioniert - Funktionsübersicht

Hier erfährst Du, wie intelligente Gruppen-Chats ablaufen und was Du wissen solltest:

1. 🔗Gruppen-Chat Link

• Ein intelligenter Gruppen-Chat ist immer an eine einzelne Gruppe im Dashboard gebunden.
  Eine Gruppe = ein intelligenter Gruppen-Chat.
• Für eine Gruppe kann man nicht mehrere Intelligente Gruppenchats erstellen.
• Man kann nicht mehrere Gruppen in einen intelligenten Gruppenchat einbinden.

💡 Tipp: Möchtest Du Teams aus verschiedenen Gruppen in einem intelligenten Gruppen-Chat zusammenfassen? Verwende intelligente Gruppen, um sie zunächst zu einer einzigen Gruppe zusammenzufügen - und erstelle dann einen intelligenten Gruppen-Chat auf der Grundlage dieser Gruppe.

2. 👀 Admin-Sichtbarkeit & Berechtigungen

• Nur Admins mit Sichtbarkeit der Gruppe im Dashboard (Global, Gruppen- oder Standortadmins) können intelligente Gruppen-Chats erstellen und verwalten.
• Admins müssen nicht Mitglied der Gruppe sein, um einen intelligenten Gruppen-Chat zu erstellen - aber sie werden den Chat in der App nicht sehen oder darauf zugreifen, wenn sie nicht Teil der Gruppe sind.
• Wenn ein intelligenter Gruppen-Chat erstellt wird, wird allen bestehenden Gruppen-Admins der verknüpften Gruppe automatisch die Rolle des Chat-Admins im Chat zugewiesen.
• Die Chat-Administrator-Rolle funktioniert genauso wie in Standard-Gruppenchats, mit Ausnahme der Nutzerverwaltung - das Hinzufügen oder Entfernen von Mitgliedern ist nur über die Gruppe im Dashboard und nur für Administratoren mit den richtigen Berechtigungen möglich. Chat-Admins in einem intelligenten Gruppen-Chat können:

     - Anderen Chat-Mitgliedern die Rolle des Chat-Administrators zuweisen oder entziehen
     - den Titel, das Bild und die Beschreibung des Chats bearbeiten

  💡 Wenn kein Chat-Administrator zugewiesen ist, kann jedes Chat-Mitglied die Rolle des Chat-Administrators beanspruchen.

3. 👥 Endnutzer-Verhalten

• Endnutzer können einen intelligenten Gruppen-Chat nicht verlassen, aber sie können ihn archivieren oder stummschalten.
• Alle Änderungen an der Chat-Mitgliedschaft - wenn jemand hinzugefügt oder entfernt wird - sind für alle Chat-Teilnehmer sofort sichtbar.
• Diese Aktualisierungen erscheinen als Systemnachrichten direkt im Gesprächsfaden, so dass die Teilnehmer immer wissen, wer hinzugekommen oder gegangen ist.

4. 👮‍♂️ Regeln für die Mitgliedschaft

• Nur Gruppenmitglieder können an dem Chat teilnehmen. Keine externen Benutzer oder „Gäste“.
  Um jemanden hinzuzufügen oder zu entfernen, musst Du die Gruppe selbst im Admin-Bereich (Dashboard) aktualisieren.

  Intelligente Gruppen-Chats synchronisieren Mitglieder unabhängig davon, wie Nutzer hinzugefügt oder entfernt werden - sei es durch manuelle Bearbeitung, intelligente Gruppen, Nutzersynchronisation, SFTP oder Workflows.

🛠️ Wie man einen intelligenten Gruppen-Chat erstellt

1. Gehe zum Admin-Bereich (Dashboard) → Gruppen.
2. Wähle im Dropdown-Menü (⚙️ Zahnradsymbol) die Option Intelligenten Gruppen-Chat erstellen.
3. Sobald der intelligente Gruppen-Chat aktiv ist, wird neben der Gruppe der Hinweis „Verbunden“ angezeigt.
4. Once the SGC is live, you'll see a “Connected” label next to the group.

Um den Chat später zu öffnen, verwende die Option „Zum Chat gehen“ im gleichen Dropdown-Menü.

✅ Der Chat ist nur zugänglich, wenn man Mitglied der Gruppe ist. Wenn das der Fall ist, wird man automatisch zum Chat hinzugefügt.

🔄 Beenden eines intelligenten Gruppenchats

Wenn Du den Chat von der Gruppe trennen möchtest:

• Wähle im gleichen Dropdown-Menü die Option „Intelligenten Gruppenchat trennen“.

🚨Sobald die Verbindung getrennt ist, wird der Chat nicht mehr mit der Gruppe synchronisiert und dies kann nicht rückgängig gemacht werden, selbst wenn die Gruppengröße wieder unter das Limit sinkt.

💡 Tipp: Du kannst diesen Ablauf auch als schnelle Möglichkeit verwenden, einen Gruppenchat zu erstellen, ohne manuell Benutzer hinzuzufügen. Dazu erstelle einfach einen intelligenten Gruppen-Chat und trenne ihn dann. Beachte nur: Sobald du die Verbindung trennst, kann die Synchronisierung nicht mehr wiederhergestellt werden.

🔢 Teilnehmer-Limits

• Für Intelligente Gruppen-Chats gelten die gleichen Nutzerlimits wie für normale Gruppenchats: 260 Nutzer
• Wenn die Gruppe diese Grenze überschreitet:
  • Der Chat wird nicht mehr synchronisiert.
  • Im Chat erscheint eine Meldung, dass das Limit überschritten wurde.

🚨Hinweis: Bitte beachte, dass nach dem Überschreiten des Limits die Synchronisierung nicht wieder gestartet wird - selbst wenn die Gruppengröße wieder unter die Grenze fällt.

Bitte achte darauf, dass Du die Gruppengröße innerhalb des zulässigen Bereichs hältst, um Unterbrechungen zu vermeiden.

Wenn Du dynamische Teams leitest und deine gesamte Frontline-Kommunikation an einem Ort bündeln möchtest, sind Intelligente Gruppen-Chats ein guter erster Schritt.

Sie unterstützen Dich dabei, die Kommunikation auf strukturierte, automatisierte und zuverlässige Weise zu skalieren - so wird Beekeeper zur zentralen Anlaufstelle, über die deine Teams in Verbindung bleiben.