Übersicht zu Dokumente Light
Bitte beachten Sie, dass diese Funktion veraltet ist und nur noch für einige ältere Beekeeper-Preispakete relevant sein kann.
Die Funktion Dokumente Light ermöglicht es Admins, fünf häufig genutzte, wichtige Dokumente mit bestimmten Teams, Abteilungen oder Standorten zu teilen. Mitarbeitende können dann über die „Mehr“-Taste auf ihren mobilen Geräten oder über die Toolbox in der Web-App auf diese Dokumente zugreifen. Dokumente können manuell hochgeladen oder dank der SharePoint-Integration von SharePoint aus synchronisiert werden.
Alle Kunden haben Zugang auf Dokumente Light — damit könnt ihr bis zu 5 Dateien hochladen. Wenn ihr gerne Zugang zur vollen Dokumentenbibliothek hättet, um die Dateikapazität wesentlich zu erhöhen, wende Dich bitte an Deinen Customer Success Manager oder kontaktiere success@beekeeper.io.
Wenn Du Dokumente Light deaktivieren möchtest, folge den Anweisungen in diesem Artikel.
So richtest Du die Funktion Dokumente Light ein:
- Wenn Du den Bereich „Toolbox“ in der seitlichen Navigation Deines Admin-Bereichs nicht sehen kannst, wende Dich an Deinen Customer Success Manager oder reiche unten eine Anfrage ein, um den Bereich aktivieren zu lassen.
- Gehe zum Admin-Bereich und klicke auf „Toolbox“, dann auf „Dokumentbibliothek“.
- Wenn Du noch keine Ordner oder keine Dateien hinzugefügt hast, siehst Du als erstes die Optionen „Neuen Ordner erstellen“ oder „Datei hochladen“.
- Klicke auf „Neuen Ordner erstellen“.
- Gib Deinem Ordner einen Namen und wähle die Standorte und Gruppen aus, die darauf Zugriff haben sollen.
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Wenn Admins einer oder mehrerer dieser Gruppen bzw. Standorte diesen Ordner bearbeiten können sollen, schiebe die Ein-/Aus-Taste neben „Bearbeitung durch Admins“ nach rechts.
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Speichere, indem Du auf „Neuen Ordner erstellen“ klickst.
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Es ist möglich, Unterordner zu erstellen. Zurzeit sind die Zugriffs- und Bearbeitungseinstellungen für die Unterordner aber die gleichen wie für den übergeordneten Ordner.
- Klicke auf „Neu hinzufügen“, um weitere Ordner zu erstellen oder Dateien hinzuzufügen.
- Um einen Link zu einer Datei oder einem Ordner freizugeben, klicke auf das Zahnradsymbol neben der Datei oder dem Ordner und dann auf "Link kopieren".
So lädst du Dokumente hoch:
- Klicke auf „Neu hinzufügen“, dann auf „Dateien hochladen“ und ziehe die Dateien mit Maus ins Upload-Fenster oder durchsuche Deinen Computer nach den entsprechenden Dateien.
- Überprüfe die Anzeigen neben den einzelnen Dateien, um den Status des Hochladens zu sehen. Du kannst Dateien auch wieder aus dem Upload-Fenster entfernen, indem Du rechts neben dem zu entfernenden Element auf „x“ klickst.
- Benenne Dateien bei Bedarf direkt im Upload-Fenster neu.
- Klicke auf „Weitere Dateien hinzufügen“, um weitere Dateien hochzuladen.
- Bestätige den Upload durch Klicken auf „Hochladen“.
- Die folgenden Dateiformate können hochgeladen werden: pdf, jpg, gif, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, mp4.
- Eine einzelne Datei darf nicht größer als 10 MB sein; für alle hochgeladenen Dateien insgesamt gilt eine Obergrenze von 100 GB. Dein Customer Success Manager wird sich mit Dir in Verbindung setzen, wenn du Dich den 100 GB näherst.
- Du kannst Zugriffs- und Bearbeitungsrechte nur auf der obersten Ebene festlegen. Alle Unterordner und Dateien unter dieser Ebene übernehmen die Zugriffs- und Bearbeitungseinstellungen des übergeordneten Ordners.
Integration:
Es gibt eine Handvoll Optionen zur Integration von SharePoint mit Beekeeper. Eine davon ist die Marketplace-Integration mit der Dokumentenbibliothek. Mehr dazu finden Sie im folgenden Artikel.
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