Intelligente Gruppen

Überblick

Mit der intelligenten Gruppenfunktion können Nutzer automatisch auf der Grundlage ihrer Attribute zu Gruppen hinzugefügt oder aus Gruppen entfernt werden. Die Gruppenmitgliedschaft bleibt also immer auf dem aktuellen Stand, wobei die Admins nur minimal eingreifen müssen.

 Erstellen einer intelligenten Gruppe

1. Entweder erstellst du eine neue Gruppe und legst fest, dass Mitglieder automatisch zur Gruppe hinzugefügt werden,
   
   oder du öffnest die Mitgliederliste einer bereits vorhandenen Gruppe und klickst auf „Regeln hinzufügen“.
   
   
2. Jetzt legst du die Regeln für die Mitgliedschaft fest. Nach jedem Nutzer-Update und jedem Speichern der Regeln prüfen wir, welche Nutzer diese Bedingungen erfüllen.
   
   Regeln können sich auf Profilfelder der Nutzer und Werte beziehen, die in diesen Feldern gespeichert sind.
   
3. Klicke auf „Speichern“. Du hast aus der Gruppe eine intelligente Gruppe gemacht.
   
   

Bitte beachten: In Abhängigkeit der Anzahl der Nutzer in deinem Firmenkonto kann das Anwenden der Regeln etwas Zeit in Anspruch nehmen. Lade einfach die Gruppenseite neu, um dir die automatisch hinzugefügten Mitglieder anzeigen zu lassen.

Wie funktionieren intelligente Gruppen?

Intelligente Gruppen sind Gruppen, für die Mitgliedschaftsregeln festgelegt wurden. Diese Regeln beziehen sich auf Profilfelder der Nutzer und auf deren Werte.

Du kannst Bedingungen für die Werte eines Profilfelds angeben, woraufhin die intelligente Gruppenfunktion prüft, ob ein Nutzer diese Bedingungen erfüllt.

Wie führen intelligente Gruppen Update-Überprüfungen durch?

Die intelligente Gruppe prüft, ob ein Nutzer ein Mitglied der intelligenten Gruppe sein sollte, wenn du Änderungen an den Regeln der intelligente Gruppe speicherst, wenn ein Nutzer angelegt wird, oder bei Aktualisierungen der Nutzerprofile.

Manuell, über Workflows oder mithilfe von Nutzerimporten vorgenommene Änderungen an Nutzerprofilfeldern lösen alle eine Überprüfung im Hinblick auf die Mitgliedschaft in intelligenten Gruppen aus.

Wie lange dauert es, bis intelligente Gruppen aktualisiert werden?

Änderungen an den Mitgliedern intelligenter Gruppen erfolgen nicht sofort. In Abhängigkeit der Anzahl von Nutzern, der Anzahl von Änderungen und der zu überprüfenden Bedingungen kann es einige Stunden dauern, bis die intelligente Gruppe aktualisiert wird.

Kann ich Nutzer manuell zu einer intelligenten Gruppe hinzufügen oder aus ihr entfernen?

Ja, du kannst einer Gruppe manuell Nutzer hinzufügen. Das entspricht im Grunde einem Überschreiben der Regeln der intelligenten Gruppe.

Du kannst auch Nutzer manuell aus einer intelligenten Gruppe entfernen. Denk daran, dass manuell entfernte Nutzer, die vorher der Gruppe automatisch hinzugefügt wurden, bei einer Aktualisierung ihres Profils wieder hinzugefügt werden, wenn ihre Merkmale weiterhin den Regeln der intelligenten Gruppe entsprechen.

Bitte beachten: Auf Nutzerebene angewendete Gruppenmitgliedschaften (über eine API, einen Nutzerimport oder das Dashboard) gelten als „manuelle“ Mitgliedschaften, für die die oben genannten Ausnahmen gelten.

Welche Profilfelder kann ich zum Erstellen einer intelligenten Gruppe verwenden?

Du kannst jedes Profilfeld auswählen. Wenn du die Regel erstellst, werden sie dir als Liste im Dropdown-Menü angezeigt.

Bitte denke daran:

• Alle Profilfelder werden als Text behandelt, unabhängig vom Feldtyp. Wenn du beispielsweise das Profilfeld „Einstellungsdatum“ auswählst, dass das Format TT.MM.JJJJ  hat, und dann eine Gruppe mit allen Benutzern erstellen möchtest, die im Oktober 2023 eingestellt wurden, musst du den Operator „in“ auswählen und alle Daten im Oktober auflisten (01.10.2023, 02.10.2023, ... , 31.10.2023).
• In der Basisansicht werden nur „und“-Verknüpfungen von Operatoren unterstützt, weshalb alle hinzugefügten Regeln erfüllt sein müssen, damit eine Mitgliedschaft gültig wird. Wenn du Operatoren mit „oder“ verbinden, oder sogar Operatoren kombinieren oder verschachteln möchtest, musst du in die erweiterte Ansicht wechseln.

Welche Operatoren werden in Regeln für intelligente Gruppen unterstützt?

Wenn du ein Profilfeld auswählst, kannst du festlegen, welchen Wert es haben (Operator „in“) oder nicht haben soll (Operator „nicht in“).

Du kannst für die Prüfung mehrere Profilfeldwerte angeben. Hier findest du einige Beispiele:

• John – Liste mit einem einzigen Element; es wird geprüft, ob der Nutzername John ist oder nicht
• John, James, Jake – es wird geprüft, ob der Nutzername mit einem dieser Werte übereinstimmt oder nicht

Du kannst auch die API verwenden, um Regeln für Gruppen hinzuzufügen, zu ändern oder zu bereinigen.

Wie viele Regeln kann ich zu einer intelligenten Gruppe hinzufügen?

Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Regeln, die du einer intelligenten Gruppe hinzufügen kannst.

Muss ein Nutzer alle Bedingungen erfüllen, um ein Mitglied der intelligenten Gruppe zu werden?

In der Basisansicht werden nur „und“-Verbindungen von Operatoren unterstützt, weshalb alle hinzugefügten Regeln erfüllt sein müssen, damit eine Mitgliedschaft gültig wird. Wenn du den Operatoren mit „oder“ verbinden, oder sogar Operatoren kombinieren oder verschachteln möchtest, musst du in die erweiterte Ansicht wechseln.

Denk daran, dass einige Regeln nur in der erweiterten Ansicht verwendet oder angezeigt werden können. Möglicherweise kannst du nicht mehr in die Basisansicht zurückwechseln.

Potenzielle Konflikte mit Nutzersynchronisierungen

Damit in Mandanten mit Nutzersynchronisierung die richtige Gruppenmitgliedschaft zugeordnet wird, musst du darauf achten, dass die Regeln entweder durch die Nutzersynchronisierung oder über intelligente Gruppen angewendet werden. Wenn beide Lösungen Regeln anwenden, können Konflikte auftreten. Stelle deshalb sicher, dass du Regeln für Gruppenmitgliedschaften aus der Nutzersynchronisierung löschst, wenn du von der Nutzersynchronisierung zu intelligenten Gruppen wechselst.

Wenn du weitere Unterstützung bim Einrichten deiner intelligenten Gruppe benötigst, wende dich bitte an deinen Customer Success Manager oder den Support.