Intelligente Gruppen

Überblick

Mit der intelligenten Gruppenfunktion können Nutzer automatisch auf der Grundlage ihrer Attribute zu Gruppen hinzugefügt oder aus Gruppen entfernt werden. Die Gruppenmitgliedschaft bleibt also immer auf dem aktuellen Stand, wobei die Admins nur minimal eingreifen müssen.

 Erstellen einer intelligenten Gruppe

1. Entweder erstellst du eine neue Gruppe und legst fest, dass Mitglieder automatisch zur Gruppe hinzugefügt werden,
   
   oder du öffnest die Mitgliederliste einer bereits vorhandenen Gruppe und klickst auf „Regeln hinzufügen“.
   
   
2. Jetzt legst du die Regeln für die Mitgliedschaft fest. Nach jedem Nutzer-Update und jedem Speichern der Regeln prüfen wir, welche Nutzer diese Bedingungen erfüllen.
   Regeln können sich auf Profilfelder der Nutzer und Werte beziehen, die in diesen Feldern gespeichert sind.
   
3. Klicke auf „Speichern“. Du hast aus der Gruppe eine intelligente Gruppe gemacht.
   
   

Bitte beachten: In Abhängigkeit der Anzahl der Nutzer in deinem Firmenkonto kann das Anwenden der Regeln etwas Zeit in Anspruch nehmen. Lade einfach die Gruppenseite neu, um dir die automatisch hinzugefügten Mitglieder anzeigen zu lassen.

Wie funktionieren intelligente Gruppen?

Intelligente Gruppen sind Gruppen, für die Mitgliedschaftsregeln festgelegt wurden. Diese Regeln beziehen sich auf Profilfelder der Nutzer und auf deren Werte.

Du kannst Bedingungen für die Werte eines Profilfelds angeben, woraufhin die intelligente Gruppenfunktion prüft, ob ein Nutzer diese Bedingungen erfüllt.

Wie führen intelligente Gruppen Update-Überprüfungen durch?

Die intelligente Gruppe prüft, ob ein Nutzer ein Mitglied der intelligenten Gruppe sein sollte, wenn du Änderungen an den Regeln der intelligente Gruppe speicherst, wenn ein Nutzer angelegt wird, oder bei Aktualisierungen der Nutzerprofile.

Manuell, über Workflows oder mithilfe von Nutzerimporten vorgenommene Änderungen an Nutzerprofilfeldern lösen alle eine Überprüfung im Hinblick auf die Mitgliedschaft in intelligenten Gruppen aus.

Wie lange dauert es, bis intelligente Gruppen aktualisiert werden?

Änderungen an den Mitgliedern intelligenter Gruppen erfolgen nicht sofort. In Abhängigkeit der Anzahl von Nutzern, der Anzahl von Änderungen und der zu überprüfenden Bedingungen kann es einige Stunden dauern, bis die intelligente Gruppe aktualisiert wird.

Kann ich Nutzer manuell zu einer intelligenten Gruppe hinzufügen oder aus ihr entfernen?

Ja, du kannst einer Gruppe manuell Nutzer hinzufügen. Das entspricht im Grunde einem Überschreiben der Regeln der intelligenten Gruppe.

Du kannst auch Nutzer manuell aus einer intelligenten Gruppe entfernen. Denk daran, dass manuell entfernte Nutzer, die vorher der Gruppe automatisch hinzugefügt wurden, bei einer Aktualisierung ihres Profils wieder hinzugefügt werden, wenn ihre Merkmale weiterhin den Regeln der intelligenten Gruppe entsprechen.

Bitte beachten: Auf Nutzerebene angewendete Gruppenmitgliedschaften (über eine API, einen Nutzerimport oder das Dashboard) gelten als „manuelle“ Mitgliedschaften, für die die oben genannten Ausnahmen gelten.

Was geschieht, wenn Regeln für Gruppen mit bestehenden Mitgliedern angewendet werden?

Wenn Du Regeln für intelligente Gruppen auf eine bestehende Gruppe anwendest, werden wir die aktuellen Mitglieder anhand dieser Regeln bewerten. Bei Mitgliedern, die die Kriterien erfüllen, wird die Aufnahme in die Gruppe automatisch erfolgen. Diejenigen, die die Kriterien nicht erfüllen, bleiben in der Gruppe und werden weiterhin manuell aufgenommen.

Welche Profilfelder kann ich zum Erstellen einer intelligenten Gruppe verwenden?

Du kannst jedes Profilfeld auswählen. Wenn du die Regel erstellst, werden sie dir als Liste im Dropdown-Menü angezeigt.

Bitte denke daran:

• Wenn Du ein Dropdown-Profilfeld verwendest, kannst du bestimmte Optionen als Regeln für deine intelligente Gruppe auswählen.

• Wenn Du ein Datumsfeld verwendest, kannst du datumsabhängige Regeln erstellen.

Welche Operationen werden in Regeln für intelligente Gruppen unterstützt?

Wenn du ein Profilfeld auswählst, kannst du festlegen, welchen Wert es haben (Operator „in“) oder nicht haben soll (Operator „nicht in“). Zusätzlich kannst du für Datumsprofilfelder datumsbezogene Operationen wie „ist am oder vor dem“, „ist am oder nach dem“, „ist zwischen“ auswählen.

Du kannst für die Prüfung mehrere Profilfeldwerte angeben. Hier findest du einige Beispiele:

• John – Liste mit einem einzigen Element; es wird geprüft, ob der Nutzername John ist oder nicht.
• John, James, Jake– es wird geprüft, ob der Nutzername mit einem dieser Werte übereinstimmt oder nicht.

Du kannst auch die API verwenden, um Regeln für Gruppen hinzuzufügen, zu ändern oder zu entfernen.

Kann ich intelligente Gruppen mit Datumsprofilfeldern verwenden?

Datumsprofilfelder unterstützen spezielle Operatoren wie „ist“, „ist nicht“, „ist am oder vor dem“, „ist am oder nach dem“ und „ist zwischen“. Um diese zu verwenden, wähle das gewünschte Datumsprofilfeld, wähle die Operation und gib das relevante Datum oder die relevanten Daten an. Um beispielsweise alle Benutzer zu finden, die im September 2024 eingestellt wurden, wähle das Profilfeld „Einstellungsdatum“, den Operator „ist zwischen“ und setze das Start- und Enddatum auf den 1. bzw. 30. September 2024.

Mithilfe des erweiterten Modus lässt sich auch die Formatierung von Datumsprofilfeldern vornehmen. So kannst du das Jahr, den Monat, den Tag oder die Woche für ein beliebiges in diesem Profilfeld angegebenes Datum erfassen. Weitere Informationen dazu hier.

Wie viele Regeln kann ich zu einer intelligenten Gruppe hinzufügen?

Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Regeln, die du einer intelligenten Gruppe hinzufügen kannst.

Muss ein Nutzer alle Bedingungen erfüllen, um ein Mitglied der intelligenten Gruppe zu werden?

Wenn du mehrere Regeln auf eine intelligente Gruppe anwenden möchtest, unterstützt die grafische Benutzeroberfläche die Operatoren „und“ und „oder“. Die Verwendung des „und“-Operators bedeutet, dass alle hinzugefügten Regeln zutreffen müssen, damit eine Mitgliedschaft angewendet werden kann. Die Verwendung des „oder“-Operators bedeutet, dass eine der hinzugefügten Regeln erfüllt sein muss, damit eine Mitgliedschaft angewendet wird.

Du kannst eine Operation aus einem Dropdown-Feld auswählen, das erscheint, wenn du mehrere Regeln zu deiner intelligenten Gruppe hinzufügst. Um Regeln zu verschachteln, verwende den erweiterten Modus.

Potenzielle Konflikte mit Nutzersynchronisierungen

Damit in Mandanten mit Nutzersynchronisierung die richtige Gruppenmitgliedschaft zugeordnet wird, musst du darauf achten, dass die Regeln entweder durch die Nutzersynchronisierung oder über intelligente Gruppen angewendet werden. Wenn beide Lösungen Regeln anwenden, können Konflikte auftreten. Stelle deshalb sicher, dass du Regeln für Gruppenmitgliedschaften aus der Nutzersynchronisierung löschst, wenn du von der Nutzersynchronisierung zu intelligenten Gruppen wechselst.

Wenn du weitere Unterstützung bim Einrichten deiner intelligenten Gruppe benötigst, wende dich bitte an deinen Customer Success Manager oder den Support.