Nutzer einladen

Abhängig von eurem aktuellen Beekeeper-Preispaket habt ihr die folgenden Optionen, wie Nutzer sich in der App anmelden können:

• Single Sign-on (SSO)
• Passwort (automatisch generiert)
• Passwort (manuell zugeteilt)

SSO ermöglicht den einfachsten Zugriff. Wenn dies in eurem Preispaket jedoch nicht enthalten ist, empfehlen wir, die Option des automatisch generierten Passworts zu verwenden. Dadurch stehen Dir die folgenden Einlademethoden zur Verfügung:

1. Anmeldeinformationen per E-Mail/SMS senden
2. Persönliche Einladungen mit QR-Code erstellen und den Nutzern zustellen

Für das Erstellen und Verteilen von persönlichen Einladungen ist ein höherer Aufwand erforderlich, aber aus Erfahrung wissen wir, dass Kunden, die sich für persönliche Einladungen entscheiden, bei ihren Mitarbeitenden eine bessere Umsetzung erreichen als andere Kunden.

Beide Optionen können bei der manuellen Erstellung eines Nutzers oder auch zu einem späteren Zeitpunkt eingesetzt werden. Sobald alle Nutzer erstellt wurden, kannst Du entweder allen Nutzern gleichzeitig ihre Login-Instruktionen zusenden oder auch nur einen einzelnen oder einzelne Nutzer einladen. Mehr über das gleichzeitige Senden von Einladungen erfährst Du in den Login-Instruktionen.

Einzelnen Nutzer einladen

So generierst Du Anmeldeinformationen für einzelne Nutzer (entweder für neue Nutzer oder für Nutzer, die ihr Passwort verloren oder vergessen haben):

1. Melde Dich auf einem Desktop-Computer bei Beekeeper an.
2. Klicke oben rechts auf das Tacho-Symbol, das Dich zum Admin-Bereich weiterleitet.
3. Klicke links auf das Register „Nutzer und Gruppen“ und dann auf „Nutzer“.
4. Klicke auf den Nutzer, dem Du Anmeldeinformationen senden willst.
5. Klicke oben auf „Onboarding“, um die verschiedenen Optionen anzuzeigen.

E-Mail-/SMS-Option

1. Wähle „Login-Instruktionen senden ...“ aus.
2. Schreibe eine persönliche Nachricht und schau Dir durch Klicken auf „Vorschau“ an, wie die Einladung aussehen wird.
3. Klicke auf „Anmeldeinformationen senden“.

Abhängig von den Kontaktdaten im jeweiligen Profil entscheidet das System, ob der Nutzer eine E-Mail oder SMS erhält. Wenn für einen Nutzer sowohl eine E-Mail-Adresse wie auch eine Handynummer im System hinterlegt ist, wird eine E-Mail gesendet. Wenn nur die Handynummer hinterlegt ist, wird eine SMS gesendet. Ist keines von beiden hinterlegt, können keine Instruktionen gesendet werden.

Persönliche Einladung

1. Wähle „Personalisierte Einladung erstellen …“ aus.
2. Das System erzeugt eine PDF-Datei mit Instruktionen zum Anmelden und einen QR-Code, den Du ausdrucken und dem Nutzer übergeben kannst. Die Einladung wird in der Sprache erzeugt, die im Admin-Bereich unter Einstellungen > Allgemein > Standardsprache definiert ist. Wenn der Nutzer bereits eine andere Sprache in seinem Profil eingerichtet hat, wird die Einladung in dieser Sprache erzeugt.

Hinweis: Beide Optionen führen dazu, dass das Passwort des Nutzers auf ein neues automatisch generiertes Passwort zurückgesetzt wird (der Nutzer kann dieses dann ändern, sobald er sich angemeldet hat).

Schneller anmelden mit QR-Code

Vorgesetzte (mit globaler Admin-Berechtigung oder Gruppen-Admin-Berechtigung) können einem Mitarbeitenden auch durch Scannen eines QR-Codes zum schnellen Anmelden verhelfen.

So generierst Du auf Deinem Desktop-Computer einen QR-Code für eine Kollegin oder einen Kollegen:

1. Melde Dich über einen Desktop-Computer bei Beekeeper an.
2. Klicke oben rechts auf das Tacho-Symbol, das Dich zum Admin-Bereich weiterleitet.
3. Klicke links auf das Register „Nutzer und Gruppen“ und dann auf „Nutzer“.
4. Wähle einen Nutzer aus der Nutzerliste, für den Du einen Code generieren möchtest.
5. Klicke auf „Onboarding“.
6. Wähle „Anmeldecode generieren“ aus.
7. Auf Deinem Bildschirm erscheint der Code, den Deine Kollegin/Dein Kollege scannen muss.
8. Bitte sie oder ihn, Beekeeper auf dem Smartphone zu öffnen, tippe dann auf dem Anmeldebildschirm auf die Option „QR-Code scannen“ und scanne den Code.

So generierst Du einen QR-Code auf Deinem Smartphone:

1. Melde dich auf Deinem Smartphone bei Beekeeper an.
2. Tippe unten rechts auf die „Mehr“-Taste.
3. Wähle „Nutzerverzeichnis“.
4. Wähle einen Nutzer aus der Nutzerliste, für den Du einen Code generieren möchtest.
5. Klicke rechts oben auf das Fingerabdruck-Symbol.
6. Auf Deinem Bildschirm erscheint der Code, den Deine Kollegin/Dein Kollege scannen muss.
7. Bitte sie oder ihn, Beekeeper auf dem Smartphone zu öffnen, tippe dann auf dem Anmeldebildschirm auf die Option „QR-Code scannen“ und scanne den Code.