Push-Benachrichtigungen für die Dokumentbibliothek mit Kampagnen

Überblick

Nach dem Hochladen neuer Dokumente oder dem Aktualisieren vorhandener Dateien in der Dokumentbibliothek kann sichergestellt werden, dass Mitarbeitende diese Dokumente sehen, indem sie eine Push-Benachrichtigungen erhalten. Beekeeper verwendet Kampagnen, um Push-Benachrichtigungen an eine Zielgruppe zu senden. 

(Aktivieren Sie Untertitel auf YouTube für ein besseres Erlebnis)

Die Vorteile von Push-Benachrichtigungen via Kampagne 

Die Kampagne sendet eine personalisierte Nachricht an viele Nutzer gleichzeitig, was die Öffnungsrate steigert. Die Nachricht enthält den direkten Link zu den hochgeladenen Dokumenten und kann den Bedürfnissen angepasst werden. Nach dem Versenden erhalten die Nutzer eine Push-Benachrichtigung und sehen die Kampagne als Chat-Nachricht in ihrem Postfach. Kampagnen ermöglichen es globalen Admins sowie Standort- und Gruppen-Admins, ...

• die Zielgruppe der Push-Benachrichtigung für Dokumente genau festzulegen.
• zusätzliche Informationen zu den hochgeladenen Dateien hinzuzufügen. 
• den Empfang der Kampagne dank Lesebestätigung nachzuverfolgen. 
• Benachrichtigungen im Einklang mit dem Kommunikationsplan zu terminieren.
• nochmals nachzufassen, falls der Erhalt der Kampagne nicht bestätigt wird.
• die Interaktion mit der Kampagne zu analysieren (z. B. die Öffnungsrate).

Erfahre hier mehr über Kampagnen.

Push-Benachrichtigungen für neu hochgeladene Dateien

1. Auswahl der Dateien, die per Push-Benachrichtigung angekündigt werden sollen

Beim Hochladen neuer Dateien hast Du die Möglichkeit, die Option „Nutzer benachrichtigen“ zu aktivieren. Wähle die Dateien aus, die Du in der Push-Benachrichtigung berücksichtigen möchtest. In der entsprechenden Kampagnennachricht werden automatisch die Links zu den ausgewählten Dateien angezeigt.

2. Kampagne aufsetzen

Im nächsten Fenster siehst Du, wie viele Nutzer die Benachrichtigung erhalten werden. Dies sind alle Nutzer, die Zugriff auf den Dokumentordner haben. Klicke auf „Weiter zu Kampagnen“, um die Dokumentbenachrichtigung zu erstellen.

3. Zielgruppe festlegen, Nachricht verfassen und Kampagne senden

Fülle die Felder der Kampagne aus, um die Benachrichtigung zu erstellen. Weitere Informationen über das Ausfüllen einer Kampagne findest Du hier. Die Kampagnennachricht enthält bereits eine Standardnachricht, die die Mitarbeitenden über die hochgeladenen Dokumente mit direkten Links zur Dokumentbibliothek informiert. Du kannst die Nachricht ändern, indem Du den Standardtext anpasst.

Push-Benachrichtigungen für bestehende Dateien

Du kannst auch Push-Benachrichtigungen für bereits zuvor hochgeladene Dateien senden. Um Benachrichtigungen zu erstellen und zu senden, klicke auf das Zahnradsymbol rechts neben der entsprechenden Datei. Klicke auf „Benachrichtigen“. Du wirst durch den gleichen Ablauf geführt wie oben beschrieben.

Warum können nicht alle Nutzer benachrichtigt werden?

Wenn Du nach der Auswahl der Dateien für die Push-Benachrichtigung eine zusätzliche Meldung im Übersichtsfenster siehst, bedeutet dies, dass Du nicht über die Berechtigung verfügst, alle Gruppen und Standorte zu verwalten, die Zugriff auf den Ordner haben, in dem sich die Dateien befinden.

ℹ️ Hinweis: Die von Dir hochgeladenen Dateien sind nach wie vor für die gesamte Zielgruppe des Ordners sichtbar. Die Einschränkung aufgrund von Berechtigungen gilt nur für Benachrichtigung via Kampagnen.

Wie kann ich alle via Push-Benachrichtigung erreichen?

Bitte einen anderen Admin mit mehr Berechtigungen (globale Admins oder Standort-Admins/Admins für Organisationseinheiten mit höheren Berechtigungen), die Push-Benachrichtigung wie oben beschrieben auszulösen, oder beantrage zusätzliche Berechtigungen.

Warum wird ein Hinweis angezeigt, dass nicht alle Nutzer Zugriff auf die ausgewählten Dateien haben?

Wenn Du z. B. die Zielgruppe der Kampagne geändert und zusätzliche Mitarbeitersegmente hinzugefügt hast, hast Du möglicherweise Gruppen und/oder Standorte hinzugefügt, die keinen Zugang zu den ausgewählten Dateien haben. Es könnte auch sein, dass Du manuell Datei-Links hinzugefügt hast, auf die Nutzer keinen Zugriff haben.

Um eine Zielgruppe also effektiv zu benachrichtigen,

a) stelle sicher, dass die Zielgruppe die benötigten Berechtigungen für die ausgewählten Dateien besitzen, 

b) oder füge die gewünschte Datei zu einem anderen Ordner hinzu, bevor Du die Benachrichtigung auslöst.

Wenn Du eine Kampagne trotz fehlender Zugriffsrechte auf eine Datei dennoch versendest, wird die Push-Benachrichtigung zwar ausgelöst, die jeweiligen Nutzer können die verlinkte Datei aber nicht einsehen.

Erhalten Mitarbeitende, die keinen Zugriff auf den Ordner haben, durch das Versenden einer Kampagne ebenfalls Zugriff auf den Ordner?

Wenn Du die Kampagne an Gruppen und Standorte ohne Zugriffsrechte auf die Datei sendest, können sie die verlinkte Datei nicht sehen. Solche Nutzer erhalten eine Push-Benachrichtigung sowie eine Chat-Nachricht, die die Datei-Links enthält. Beim Anklicken der Links wird aber lediglich eine Nachricht angezeigt, dass ihnen die Zugriffsberechtigung auf die Datei(en) fehlt. 

Kann ich beim Erstellen der Kampagne manuelle Änderungen vornehmen, z. B. die Zielgruppe anpassen oder weitere Links zu anderen Dateien hinzufügen?

Beim Erstellen der Kampagne kannst Du jegliche Änderungen (Zielgruppe, Inhalt, andere Funktionen) vornehmen. Wenn Du jedoch Datei-Links hinzufügst, auf die die Zielgruppe der Kampagne keinen Zugriff hat, können diese Empfänger die Datei nicht öffnen und sehen. Dasselbe ist der Fall, wenn Du die Zielgruppe der Kampagne manuell erweiterst und Gruppen oder Standorte hinzufügst, die keinen Zugriff auf die geteilten Dateien haben. 

Du wirst im letzten Erstellungsschritt der Kampagne auf eine solche Situation hingewiesen.

Erfahre hier mehr dazu. 

Wer erscheint als Absender der Benachrichtigungskampagne? 

Nutzer erhalten die Kampagne (Chat-Nachricht) vom Konto, das die Dateien hochgeladen und die Benachrichtigung erstellt hat. Globale Admins haben zusätzlich die Möglichkeit, ein Firmenkonto als Sender zu bestimmen. 

Erfahre hier mehr über Firmenkonten.

Kann ich sehen, wie viele Nutzer die Datei geöffnet haben?

Du kannst sehen, wie viele Nutzer die erhaltene Kampagne, genauer gesagt die Chat-Nachricht, geöffnet haben, die die Datei-Links enthält. Klicke dazu im Admin-Bereich zuerst auf „Engagement“ und dann auf „Kampagnen“ und suche in der Liste die entsprechende Kampagne, um alle vorhandenen Statistiken einzusehen.

Zusätzlich kannst Du beim Erstellen der Kampagne festlegen, dass eine Empfangsbestätigung erforderlich ist. Erfahre hier mehr über weitere verfügbare Funktionen.

Können Benachrichtigungen gesendet werden, wenn Dateien durch eine Integration (z. B. SharePoint) verwaltet oder durch einen Workflow hinzugefügt werden?

Wenn Änderungen an Dateien vorgenommen werden, die über eine Integration oder einen Workflow verwaltet werden, ist es nicht möglich, beim Hinzufügen oder Aktualisieren dieser Dateien automatisch Benachrichtigungen zu versenden. 

Du kannst die Option „Benachrichtigen“ aber jederzeit für bestehende Dateien anwenden und so Nutzer über wichtige Dokumente informieren. Hier geht's zur Anleitung für Push-Benachrichtigungen für bestehende Dateien.