Aufgaben

Bitte beachte, dass die Aufgabenfunktionalität je nach Art des Beekeeper-Preispakete unterschiedlich ist.

Die Aufgabenfunktion hilft Dir, den Überblick über Deine To-do-Liste zu behalten und Aufgaben an andere Personen zu delegieren. Mit dem Aufgaben-Widget kannst Du Deine Aufgaben direkt auf der Startseite einsehen und verwalten.

Wo finde ich die Aufgaben-Funktion?

Du findest die Aufgaben-Funktion auf der Startseite unter „Verknüpfungen“:

Oder unter der „Mehr“-Taste im Bereich „Toolbox“:

Wie erstelle ich eine neue Aufgabe?

Web-App

Mobile App

Eine Möglichkeit ist, die Aufgaben-Funktion zu öffnen und dann auf das „+“-Zeichen in der unteren rechten Ecke zu klicken.

Eine andere Möglichkeit ist, eine Aufgabe direkt aus einer Chat-Nachricht heraus zu erstellen. Halte dazu die entsprechende Nachricht zuerst lange gedrückt und klicke dann auf „Zu Aufgaben hinzufügen“.

Du kannst der Aufgabe dann einen Titel geben und eine Beschreibung hinzufügen sowie angeben, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss. Wenn Du willst, kannst Du auch Bilder anhängen. Aufgabentitel können max. 200 Zeichen umfassen (alles andere sollte in der Beschreibung stehen).

Du kannst auch Links zu Beiträgen, Beekeeper-Dokumenten oder Formularen hinzufügen, indem Du den Link im Feld „Links und Anhänge“ einfügst. Zusätzlich kannst Du einer Aufgabe auch ein Formular hinzufügen, sofern Du über die Bearbeitungsberechtigung „Zugang festlegen“ für das betreffende Formular verfügst. Wenn Du also das Ausfüllen eines Formulars als Aufgabe zuteilen möchtest, dann kannst Du das im Bereich „Formular anhängen“ tun.

Dadurch bist Du in der Lage, den Bearbeitungsfortschritt des Formulars nachzuverfolgen. Sobald der Nutzer beginnt, das eingebettete Formular auszufüllen, ändert sich der Status der Aufgabe automatisch von „Ausstehend“ zu „In Bearbeitung“. Die Aufgabe wird abgeschlossen, wenn das Formular eingereicht wurde.

Als Admin kannst Du auch anderen Personen Aufgaben zuteilen. Im Moment kann jede Admin-Funktion (ausser Stream-Admin) einer beliebigen Person Aufgaben zuteilen (zurzeit gibt es dabei keine Einschränkungen, da wir von unseren Kunden erfahren möchten, welche Restriktionen für sie relevant wären (z. B. die Möglichkeit, nur Mitgliedern des eigenen Teams Aufgaben zuzuteilen).

Gruppenadministratoren können Aufgaben neu zuweisen, für die der Gruppenadministrator ein Administrator ist. Sie können Aufgaben nicht neu zuweisen, wenn es sich um eine persönliche Aufgabe handelt, die ihnen von einem anderen Administrator zugewiesen wurde, oder wenn es sich um eine offene Aufgabe handelt, zu der der Gruppenadministrator nur Mitglied ist.

Gruppenaufgaben

Als Admin kannst Du anderen Personen Aufgaben zuweisen. Zurzeit kann jede Admin-Rolle (ausser Stream-Admin) jeder anderen Person Aufgaben zuweisen.

Einzelaufgaben können entweder einer Einzelperson oder einer Gruppe zugewiesen werden (im Artikel offene Aufgaben erfährst Du, wie eine Einzelaufgabe, die einer Gruppe zugewiesen wurde, funktioniert). Im Gegensatz dazu kann einer ganzen Gruppe auch eine Gruppenaufgabe zugewiesen werden, was bedeutet, dass jedes Mitglied dieser Gruppe dieselbe Aufgabe zur Ausführung erhält.

Aufgaben abschließen

Sowohl die Person, die eine Aufgabe zugeteilt hat, wie auch die Person, der eine Aufgabe zugeteilt wurde, können eine Aufgabe als „abgeschlossen“ markieren oder eine abgeschlossene Aufgabe wieder öffnen.

Aufgaben, die als abgeschlossen markiert wurden, werden von der Hauptansicht in den Bereich „Abgeschlossen“ verschoben.

Nachdem Aufgaben als abgeschlossen markiert wurden, bleiben sie noch für sieben Tage im Bereich „Abgeschlossen“.

Deine Aufgaben in der Übersicht sehen

Als Admin hast Du Zugriff auf vier Registerkarten: „Alle Aufgaben“, „Meine Aufgaben“, „Meine Teams“ und „Von mir erstellt“.

Wenn Du anderen Teammitgliedern Aufgaben zuteilst, bist Du in der Lage, eine Übersicht über diese Aufgaben zu sehen und darüber, ob sie noch offen oder schon erledigt sind. 

Teammitglieder sehen hingegen nur die Aufgaben, die sie für sich selber erstellt haben oder die ihnen von anderen zugeteilt wurden.

Übersetzungsfunktion für Aufgaben

Direkte Übersetzungen von Aufgaben helfen dabei, Missverständnisse zu minimieren und die Kommunikation innerhalb des Teams zu sichern. Deshalb können Mitarbeitende ab sofort auch Aufgaben, die ihnen zugeteilt wurden, in ihre bevorzugte Sprache übersetzen. Auf mobilen Geräten wird die Aufgabe in die Gerätesprache übersetzt, die vom Nutzer eingestellt wurde. In der Web-App wir die Aufgabe hingegen in die Sprache übersetzt, die der Nutzer in den App-Einstellungen vorgenommen hat.

Mehr zur Übersetzungsfunktion findest Du hier.

Aufgabenbenachrichtigungen

Nutzer werden via Push-Benachrichtigung informiert, sobald ihnen eine neue persönliche Aufgabe zugeteilt wurde oder sobald eine neue Aufgabe erstellt wurde, die für ihre Gruppe oder ihren Standort verfügbar ist.