Chats de groupe intelligents

Les chats de groupe intelligents (Smart Group Chats - SGC) automatisent le processus de synchronisation des membres des chats avec la structure de votre équipe - fini le travail manuel de création et de maintenance des chats de groupe. Qu'il s'agisse de changements dans l'équipe, d'une rotation ou d'un transfert de responsabilités, les chats de groupe intelligents garantissent que les individus concernés participent toujours aux conversations appropriées.

Que sont les chats de groupe intelligents ?

Un chat de groupe intelligent est un chat de groupe directement lié à un groupe dans votre tableau de bord. Les membres du chat sont automatiquement mis à jour en fonction des changements apportés au groupe - vous n'avez donc jamais besoin de gérer le chat séparément.

Contrairement aux chats de groupe standard, où les administrateurs ajoutent/suppriment manuellement des utilisateurs, les chats de groupe intelligents suivent la structure du groupe en tant que 'source unique de vérité' (SSOT - single source of truth).

⚙️ Comment ça marche - Aperçu fonctionnel

Voici comment se déroulent les chats de groupe intelligents et ce que vous devez savoir :

1. 🔗Lien Group-Chat

• A Smart Group Chat is always tied to a single group in the Dashboard.
  One group = one Smart Group Chat. 
• You can't create multiple Smart Group Chats for one group.
• You can’t have multiple groups feeding into one Smart Group Chat..

💡 Suggestion : Vous souhaitez combiner des équipes de différents groupes en un seul chat de groupe intelligent ? Utilisez les groupes intelligents pour les regrouper en un seul groupe, puis créez un chat de groupe intelligent en fonction de ce groupe.

2. 👀 Visibilité et autorisations des administrateurs

• Seuls les administrateurs ayant une visibilité sur le groupe dans le tableau de bord (administrateurs globaux, de groupe ou de lieu) peuvent créer et gérer des chats de groupe intelligents.
• Les administrateurs n'ont pas besoin d'être membres du groupe pour créer un chat de groupe intelligent, mais ils ne verront pas le chat dans l'application et n'y auront pas accès s'ils ne font pas partie du groupe.

• Lorsqu'un chat de groupe intelligent est créé, tous les administrateurs de groupe existants du groupe lié se voient automatiquement attribuer le rôle d'administrateur du chat dans le chat.

• Le rôle d'administrateur du chat fonctionne de la même manière que dans les chats de groupe standard, à l'exception de la gestion des utilisateurs - l'ajout ou la suppression de membres n'est possible que via le groupe dans le tableau de bord, et uniquement pour les administrateurs disposant des autorisations nécessaires. Les administrateurs de chat d'un chat de groupe intelligent peuvent :
     - attribuer ou supprimer le rôle d'administrateur du chat à d'autres membres du chat
     - modifier le titre, l'image et la description du chat.

   

  💡 Si aucun administrateur du chat n'est désigné, tout membre du chat peut réclamer le rôle d'administrateur du chat.

3. 👥 Comportement de l'utilisateur final

• Les utilisateurs finaux ne peuvent pas quitter un chat de groupe intelligent, mais ils peuvent toujours l'archiver ou le mettre en sourdine.
• Toutes les modifications apportées à la composition du groupe de discussion (ajout ou suppression d'une personne) sont immédiatement visibles par tous les participants.
• Ces mises à jour apparaissent sous forme de messages système directement dans le fil de la conversation, de sorte que les participants savent toujours qui les a rejoints ou quittés.

4. 👮‍♂️ Règles d'appartenance

• Seuls les membres du groupe peuvent participer au chat. Pas d'utilisateurs externes ni d'« invités ».
  Pour ajouter ou supprimer quelqu'un, vous devez mettre à jour le groupe lui-même dans le tableau de bord.

  Les chats de groupe intelligents synchronisent les membres quelle que soit la manière dont les utilisateurs sont ajoutés ou supprimés - qu'il s'agisse d'éditions manuelles, de groupes intelligents, de synchronisation des utilisateurs, de SFTP ou de workflows.

🛠️ Comment créer un chat de groupe intelligent

1. Allez dans Tableau de bord → Groupes.
2. Dans le menu déroulant (⚙️), sélectionnez Créer un chat de groupe intelligent.
3. Ajoutez un nom et une description, puis confirmez.
4. Une fois le chat de groupe intelligent en ligne, vous verrez une étiquette « Connecté » en regard du groupe.

Pour ouvrir le chat plus tard, utilisez l'option « Aller au chat » dans le même menu déroulant.

✅ Vous ne pourrez accéder à ce chat que si vous êtes membre du groupe. Si c'est le cas, vous serez automatiquement ajouté au chat.

🔄 Déconnexion d'un chat de groupe intelligent

Si vous devez déconnecter le chat du groupe :

• Dans le même menu déroulant, sélectionnez Déconnecter le chat de groupe intelligent.

🚨Une fois déconnecté, le chat cessera d'être synchronisé avec le groupe et cela ne pourra pas être annulé même si la quantité du groupe repasse en dessous de la limite.

💡Conseil : vous pouvez également utiliser ce flux comme moyen rapide de créer une discussion de groupe sans ajouter manuellement des utilisateurs. Il suffit de créer un chat de groupe intelligent, puis de le déconnecter. Attention : une fois la déconnexion effectuée, la synchronisation ne peut plus être rétablie.

🔢 Limites des participants

• Les chats de groupe intelligents suivent les mêmes limites d'utilisateurs que les chats de groupe normaux : 260 utilisateurs.
• Si le groupe dépasse la limite :
  
  • La synchronisation de la discussion est interrompue.
  • Un message s'affiche dans le chat pour indiquer que la limite est dépassée.

🚨Note : Souvenez-vous qu'une fois la limite dépassée, la synchronisation ne redémarre pas — même si la quantité du groupe repasse en dessous de la limite.

Assurez-vous de maintenir la quantité de participants dans le groupe prévue afin d'éviter les interruptions.

Si vous gérez des équipes dynamiques et souhaitez regrouper toutes vos communications des employés de terrain en un seul endroit, les chats de groupe intelligents constituent une excellente première solution.

Ils vous permettent de gérer la communication de manière structurée, automatisée et fiable, de sorte que Beekeeper devienne le centre unique pour garder vos équipes connectées.