Partager les informations relatives à un événement spécifique via Beekeeper

Vous pouvez utiliser les Workflows, Plannings, Formulaires, Flux et Campagnes pour annoncer vos événements et formations et permettre à vos employés de s’y inscrire facilement.

Option n^o 1 : Plannings, Formulaires et Workflows

• Créez un calendrier pour l’équipe ou le lieu pour laquelle/lequel l'événement est programmé. Par exemple : « Formations Architecture » ou « Événements d’entreprise ».
• Définissez la plage horaire des formations et événements à venir dans le tableau de bord.
  • Nommez l’événement ou la formation. 
  • Décrivez l’événement ou la formation en quelques mots et indiquez où il/elle aura lieu. 
  • Précisez la date et les horaires. 
  • Utilisez des codes couleur pour mieux attirer l’attention de vos employés dans l’interface de l’appli. 
• Sous l’onglet « Membres », précisez les groupes ou les lieux concernés par l’événement ou la formation.
• Téléchargez le modèle Excel avec le fuseau horaire approprié. Vous pouvez aussi le télécharger en vue d’une itération future de l’événement/la formation, notamment si celui-ci a lieu tous les mois ou trimestres, par exemple.
• Utilisez la fonction de copier-coller pour ajouter cet événement en tant que « poste » pour tous les utilisateurs inscrits. 
• Enregistrez le feuillet Excel et chargez-le dans Beekeeper.

L’événement s’affichera alors dans le calendrier de tous les utilisateurs et sur l'écran d'accueil du widget Planning. 

Les employés souhaitant s’inscrire à un événement devront renseigner un formulaire. Avec les Workflows, vous pouvez ensuite confirmer l'inscription à l'événement via le Chat, ou ajouter ces utilisateurs dans un groupe spécifique à l’événement/la formation afin de pouvoir communiquer facilement avec eux (campagnes, enquêtes, flux, etc.).

Option n^o 2 : Flux/Campagnes, Formulaires, Plannings et Workflows

• Partagez des publications ou des campagnes à propos des événements à venir à l’aide d’un lien renvoyant à un formulaire d’inscription.
• Utilisez les Workflows pour ajouter à un groupe les utilisateurs qui s’inscrivent via le formulaire. 
• Créez un planning propre à l’événement en prenant soin de noter les informations principales (heure de début et de fin, lieu, etc.).
• Une fois la période d’inscription échue, ajoutez le groupe créé et ses membres au planning.
• Téléchargez le modèle Excel et ajoutez cet événement à la date indiquée pour tous les membres.
• Enregistrez et téléchargez le fichier Excel afin que les employés inscrits à l’événement le voient s’afficher dans leur planning.
• Vous pouvez également utiliser le groupe des utilisateurs inscrits à l’événement pour partager des informations supplémentaires dans un flux, une enquête ou une campagne.