Plannings de service

Présentation des Plannings de service

Les plannings de service permettent aux utilisateurs de consulter leur planning dans une liste ou un calendrier lorsqu’ils se connectent à leur application mobile Beekeeper. Les plannings de service peuvent être partagés dans Beekeeper lors du chargement d’un fichier Excel préformaté ou avec une intégration personnalisée en utilisant l’API des plannings. Le widget Plannings pour l’écran Accueil permet aux utilisateurs de consulter leur planning directement depuis l’onglet Accueil.

Pour développer une intégration, consultez les documents relatifs à l’API des plannings. Vous pouvez aussi choisir de charger vos plannings de service sur Beekeeper via un modèle Excel préformaté. Ce modèle est à télécharger dans votre tableau de bord (voir ci-dessous).

Il existe en outre des intégrations prêtes à l’emploi. Pour en savoir plus, accédez à notre Marketplace.

Veuillez vérifier sur notre site d'entreprise si cette fonctionnalité est disponible dans votre forfait d'abonnement.

Conservation des plannings

Seules les données des plannings des 4 derniers mois sont accessibles. Les plannings plus anciens sont automatiquement supprimés de notre système pour des raisons de performance. Si vous souhaitez conserver ces plannings, pensez à les télécharger au format Excel avant qu'ils ne soient supprimés de la plateforme. Pour accéder à des données plus anciennes, qui ont été supprimées, veuillez contacter l'assistance Beekeeper qui vous aidera à recouvrer l'accès à ces données, sous réserve de frais additionnels.

Gérer les plannings de service

Les administrateurs généraux et d’emplacement peuvent configurer et gérer les plannings de service en procédant comme suit :

1. Accédez au tableau de bord.
2. Cliquez sur « Boîte à outils » puis sur « Plannings ».
   
3. Créez un planning en cliquant sur « Ajouter un nouveau planning ». 
   
   
   
4. Nommez le planning.
   
   
   
5. Cliquez sur le planning que vous venez de créer, puis cliquez sur « Membres ».
   
   
   
6. Cliquez sur « Ajouter un membre » et indiquez si vous souhaitez ajouter un collaborateur ou un groupe au planning.
   
     
7. Cliquez sur « Modèles des postes ».

8. Cliquez sur « Ajouter un modèle » pour ajouter un type de poste correspondant aux horaires effectués par votre équipe (par exemple, « poste du matin »).

   Nommez le poste (nous vous conseillons de choisir un nom ou une abréviation aussi bref que possible). 

   Ajoutez une heure de début et une heure de fin, ou bloquez toute la journée, comme dans le cas de congés.

   Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter une description pour donner plus d’informations sur le poste.

   Cliquez sur « Créer un modèle ».

   Procédez de même pour ajouter autant de modèles de postes que nécessaire.

      
   Veuillez noter que les paramètres des modèles de postes sont basés sur le système horaire de 12 heures, qui énumère les 12 heures ante meridiem, soit le matin, de minuit inclus à midi exclu (12 am, 1 am, ..., 11 am) et les 12 heures post meridiem, soit l'après-midi et le soir, de midi inclus à minuit exclu (12 pm, 1 pm, ... 11 pm), et non sur le cycle de 24h généralement utilisé dans les pays européens. Néanmoins, les postes s'affichent à l'utilisateur dans le système 24h.
   
   

9. Cliquez sur l’icône dans le coin supérieur droit et choisissez « Téléchargez le planning ».
   
   

    Vous pouvez aussi télécharger un fichier que vous avez créé précédemment en accédant à l’onglet « Planifiés ». Cliquez ensuite sur l’icône de l’engrenage à côté d’un planning existant, puis sur « Télécharger le fichier des postes ».            
   
   
10. Configurez la date de début du modèle et le fuseau horaire des plannings, puis cliquez sur « Télécharger le planning ».                                                                                                                                 
    
    
11. Ouvrez le fichier Excel téléchargé et renseignez les postes pour les utilisateurs. Les postes que vous planifiez ici devraient correspondre à ce que vous avez défini dans le tableau de bord.                                                                                  
12. Chargez le fichier modèle dans le tableau de bord. Sachez que les règles suivantes s'appliquent :
    • Volume max. du fichier : 10 Mo.
    • Un même fichier ne peut contenir plus de 18 000 postes.
      
      
      
      
                 

Ajouter plusieurs postes pour un même utilisateur sur une même journée

Plusieurs méthodes permettent d’ajouter plusieurs plages horaires de travail (postes) pour un même utilisateur sur une même journée. Tout d’abord, sachez que dans un planning, il n’est possible d’ajouter le nom d’un utilisateur qu’une seule fois pour une période de temps prédéfinie sur un même jour. Par exemple, si le poste Responsable matin va de 8 h 00 à 14 h 00 et Responsable soir va de 13 h 00 à 18 h 00, ce choix serait interdit pour l’un des deux responsables car leurs horaires se chevauchent. Si vous définissez le poste Responsable matin comme allant de 8 h 00 à 14 h 00 et le poste Responsable soir comme allant de 15 h 00 à 19 h 00, ce choix est possible car les horaires ne se chevauchent pas.

Toutefois, vous pouvez attribuer des postes se chevauchant à un même employé si ces postes appartiennent à deux plannings distincts. Par exemple, la création d’un Planning Responsable maintenance et d’un Planning Maintenance permet d’attribuer un poste à des horaires se chevauchant à un même employé, et l’employé verra ces deux postes s’afficher dans son agenda.

Autre exemple similaire : si vous créez un Planning Formations obligatoires et un Planning Personnel d’entretien, vous pouvez ajouter au planning d’un employé un poste de travail allant de 10 h 00 à 18 h 00 et une séance de formation obligatoire de 13 h 00 à 14 h 00. L’employé d’entretien verra s’afficher ces deux postes dans son calendrier.

Si vous souhaitez ajouter de nouveaux types de postes ou modifier les horaires de certaines équipes (par exemple, si vous modifiez vos heures de travail et devez faire en sorte que l’équipe du matin commence à 6 h au lieu de 7 h), vous devez suivre les étapes suivantes : 

1. Accédez au tableau de bord.
2. Cliquez sur Boîte à outils > Plannings > Modèles des postes.
3. Modifiez le poste désiré en cliquant sur l’icône en forme de crayon. 
4. Apportez les modifications souhaitées et cliquez sur « Mettre à jour le modèle ».
5. Une fois que vous avez ajouté ou modifié les postes désirés, cliquez à nouveau sur l’icône dans le coin supérieur droit et choisissez « Téléchargez le planning ».
6. Continuez de la même manière pour apporter toutes les modifications désirées au nouveau planning.
7. Retournez au tableau de bord de Beekeeper pour importer les plannings, ce qui déclenchera l’envoi d’une notification push aux membres de l’équipe dont le planning a été modifié.
   
   

Remarque :

1. 1. Tous les postes étant liés à un ID d’utilisateur Beekeeper unique, vous devez vous assurer que les informations de la colonne B (masquée dans le modèle) sont copiées en plus du nom de l’utilisateur. Ce sera fait de manière automatique à chaque fois que vous dupliquez une rangée.
   2. Pour que le chargement se déroule du mieux possible, le format du modèle ne doit pas être modifié. Avant de charger le planning, vérifiez que vous n’avez pas supprimé la rangée des instructions de chaque onglet ni ajouté des rangées additionnelles au-dessus de la rangée des dates dans l’onglet Planning. Toute option de formatage activée, comme les volets figés, doit être supprimée avant le chargement.
      
      

Gestion des fuseaux horaires dans les Plannings

Les Plannings de Beekeeper gèrent automatiquement les fuseaux horaires afin que les utilisateurs accèdent aux plannings directement dans leur fuseau horaire.

Affichage des plannings

Dans les plannings, les heures s’affichent en fonction des paramètres de fuseau horaire sélectionnés par l’utilisateur pour son appareil. Cela veut dire qu’un planning ou un poste créé dans le fuseau horaire CET (Paris, Bruxelles, Berlin...) s’affichera dans le fuseau horaire de l’utilisateur, même si l’heure locale de l’appareil qui l’affiche est réglée sur un fuseau horaire différent.

Même chose pour les développeurs.

Chargement des plannings avec Excel

Lors du téléchargement d’un fichier Excel aux fins de son exportation, vous pouvez utiliser le fuseau horaire de votre choix.

Le fuseau horaire sélectionné pour le fichier Excel est enregistré dans la feuille Excel. En cas de mise à jour du planning dans Excel, le fuseau horaire restera inchangé.

Chargement des plannings avec le complément Excel

Le complément Excel permet de modifier le fuseau horaire utilisé :

Chargement des plannings avec l'API

Lorsque vous utilisez l’API Plannings, il est possible de définir les heures au format ISO 8601, y compris un éventuel décalage horaire. Toutes les heures spécifiées sont converties dans le fuseau horaire UTC, qui est également le fuseau utilisé pour l’affichage des plannings.

Consulter un planning de service dans l’application

Assurez-vous que votre planning de service s’affiche dans la section « Plus » de l’application en ajoutant [votre-entreprise].beekeeper.io/shifts en tant que raccourci.

Le code de centre de données DE, US ou CH doit être utilisé s’il fait partie de l’adresse URL principale de votre application, par ex. [votre-entreprise].fr.beekeeper.io/plannings.

Une fois votre planning de service ajouté en tant que raccourci, vous pouvez le consulter dans l’application en procédant comme suit :

1. Ouvrez l’application Beekeeper sur votre téléphone.
   
   
2. Appuyez sur le bouton « Plus » ou accédez directement aux postes si un raccourci est disponible sur l’écran d’accueil.
                                                                                                                                                                       

3. Sélectionnez « Planning » ou « Vos postes » (l’intitulé diffère selon les entreprises).
    
   
   

4. Vous pouvez consulter votre planning dans un calendrier :
   
   
   

   Remarque : 
   - Points = plusieurs postes
   - Cliquez sur une date pour voir l’intitulé, la date et les heures du poste
   
   Vous pouvez également consulter votre planning au format liste :
   
   

Bonne pratique

N’hésitez pas à partager un lien vers le planning de vos employés - [votre-entreprise].beekeeper.io/plannings.

Le code de centre de données DE, US ou CH doit être utilisé s’il fait partie de l’adresse URL principale de votre application, par ex. [votre-entreprise].fr.beekeeper.io/plannings.

Voici quelques idées pour vous aider à vous lancer :

• Envoyez une campagne aux membres de l’équipe, en incluant un lien vers le planning, et demandez-leur de vous confirmer qu’ils ont pris note de leur planning.

• Envoyez une enquête accompagnée d’un lien vers les postes et posez aux membres de l’équipe des questions à propos de l’organisation des postes et du planning.

• Partagez le lien dans un chat de groupe ou dans un post.