Une fois configuré, le complément Beekeeper Shifts pour Excel vous permettra, à vous et à vos équipes, de synchroniser les plannings disponibles dans Beekeeper directement à partir du fichier Excel que vous utilisez pour créer et gérer vos plannings.
Si vous préférez accéder à ce guide au format vidéo, consultez la vidéo ci-dessous (en anglais).
Au programme :
- Comment fonctionne la solution
- Les prérequis pour démarrer
- Comment installer le complément
- Connecter le complément à votre environnement Beekeeper
- Configuration de l'onglet intermédiaire
Comment fonctionne la solution
Le complément Excel Beekeeper Shifts transforme les données qui se trouvent dans le planning réalisé dans un fichier Excel en données pouvant être exploitées par notre API.
Pour ce faire, nous créons un feuillet intermédiaire (un autre onglet dans le fichier Excel). Le feuillet intermédiaire comporte une zone, nommée « Workers table », où nous mappons les noms des employés aux identifiants utilisateur Beekeeper. Ce mappage a lieu de manière automatique via l’API Beekeeper pour les utilisateurs. Le tableau « Shift definitions » est une autre section où nous précisons les modalités propres à chaque poste (par exemple, quand commence et se termine le poste du matin, à quoi il correspond et quel est son code couleur).
Les prérequis pour démarrer
Pour utiliser le complément Excel Beekeeper Shifts, vous devez disposer de la version 2016 d’Excel (MacOS, Windows pour ordinateur de bureau ou Office 365 pour le Web) ou d’une version ultérieure.
Pour mettre toutes les chances de votre côté, nous vous recommandons de faire appel à quelqu’un qui maîtrise toutes les facettes d’Excel et qui pourra voler au secours des chefs d’équipe en cas de besoin.
Comment installer le complément
Le complément Excel Beekeeper Shifts est disponible gratuitement dans le Microsoft Office Store. La première chose à faire est de le télécharger pour le connecter à Excel.
Une fois le complément téléchargé, procédez comme suit :
- Ouvrez le feuillet Excel où vous créez les plannings de vos équipes.
- Cliquez sur « Insertion ».
- Dans le menu ruban, cliquez sur « Compléments » puis sur « Mes compléments ».
- Cliquez sur le complément Beekeeper Shifts.
Connecter le complément à votre environnement Beekeeper
- Dans le tableau de bord des administrateurs de Beekeeper, créez un planning Beekeeper pour chaque planning Excel.
- Créez un planning pour l’équipe et donnez-lui un nom qui sera compris de tous, comme « Équipe Ménage ».
- Accédez à l’onglet Membres et ajoutez le groupe, l’équipe, le site ou les utilisateurs concernés par le planning (cette étape est importante car ces données nous serviront à mapper les employés depuis le fichier Excel vers Beekeeper).
- Créez un nouveau bot et copiez le jeton. Vérifiez que les « Autorisations administrateur » sont activées (pour plus d’informations à ce sujet, reportez-vous à la section FAQ).
- Ouvrez le complément Beekeeper Shifts dans Excel et cliquez sur le bouton des réglages (en anglais, Settings).
- Indiquez l’URL du tenant et le jeton.
- Cliquez sur le bouton « Test Connection » pour valider l’URL et le jeton.
Configuration de l’onglet intermédiaire
- Maintenant que vous avez connecté le complément à votre environnement Beekeeper, cliquez sur « First Time Set Up ».
- Accédez à l’onglet nouvellement créé de l’intermédiaire Beekeeper.
- Mappez le tableau du planning, c’est-à-dire mappez vos données au planning qui se trouve dans le feuillet intermédiaire Beekeeper. Chaque rangée doit correspondre à un employé et chaque colonne à une date.
- Cliquez sur « Synchronize » pour renseigner automatiquement les identifiants des utilisateurs.
- Lorsqu’un utilisateur ne peut pas être retrouvé de cette manière, il faut accéder manuellement au tableau de bord Beekeeper et copier l’identifiant de l’utilisateur en question sur ce mappage afin que nous puissions importer correctement les postes qui lui sont attribués dans Beekeeper.
- Définissez les Postes utilisés. S’il s’agit d’un poste attribué pour la journée entière, choisissez « True » ; autrement, précisez l’heure de début et de fin.
- Une fois le feuillet renseigné, cliquez sur « Synchronize ».
- Accédez au tableau de bord Beekeeper. Cliquez sur « Boîte à outils », puis sur « Plannings », puis sur le planning en question et vérifiez que l’Aperçu est correct.
- Par la suite, il vous suffira de modifier votre planning dans Excel puis de cliquer sur « Synchronize » pour actualiser les données dans Beekeeper.
Réponses aux questions les plus fréquentes
- Combien de temps faut-il pour configurer le complément ?
- Selon les ressources dont vous disposez et la complexité de vos plannings, la configuration initiale du complément Excel Beekeeper Shifts peut prendre entre une heure et une journée.
- Quels types de permissions sont disponibles ?
- Vous pouvez connecter le complément Excel à votre environnement Beekeeper à l’aide d’un jeton bot. Le bot peut, par exemple, être un administrateur global qui bénéficie d’un droit d’accès et de mise à jour de tous les plannings existants dans le tenant. Vous pouvez aussi ajouter le bot à n’importe quel groupe ou site dans Beekeeper et en faire un administrateur de groupe/site. Auquel cas, le bot pourra uniquement afficher/mettre à jour les plannings des groupes ou sites pour lesquels il dispose d’un droit d’administrateur.
Commentaires
0 commentaire
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.