Gérer les parrainages des employés à l'aide des Formulaires

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Bienvenue dans votre guide de démarrage rapide pour organiser un programme de parrainage interne avec Beekeeper. Les sujets abordés ici vous aideront à communiquer avec vos employés et à collecter et gérer les recommandations que ceux-ci vous feront parvenir pour aider l’entreprise à pourvoir plus rapidement les postes vacants et à ne pas tomber en sous-effectif.

Vous trouverez dans cet article les informations suivantes :

• Comment collecter et stocker les parrainages de vos employés avec les Formulaires :
  • Comment configurer un formulaire de parrainage interne et traiter les soumissions
  • Comment lancer votre programme de parrainage interne et communiquer à son sujet
  • Comment ajouter des raccourcis
  • Comment exporter les résultats des formulaires soumis
  • Comment ajouter des documents à la Bibliothèque de documents
  • Comment suivre les recommandations qui vous sont faites et les nouvelles embauches

 

Premiers pas avec Beekeeper

Si vous venez tout juste d’adopter Beekeeper, prenez un moment pour vous familiariser avec ses fonctionnalités de base dans cet article. Même si vous souhaitez principalement utiliser Beekeeper pour gérer les parrainages que vous envoient vos employés, il est important de connaître les fonctionnalités de base de la plateforme.

 

Pour commencer, vous devrez fournir à vos employés un accès sécurisé à l’application. Pour ce faire, vous devez les ajouter en tant qu’utilisateurs. Découvrez comment dans notre article de démarrage rapide intitulé Ajouter des utilisateurs.

 

Si vous êtes déjà un administrateur chevronné de la plateforme Beekeeper, vous pouvez poursuivre la lecture…

 

Utiliser les formulaires pour collecter les propositions de parrainage 

 

 

Vous pouvez utiliser les formulaires pour collecter numériquement les réponses de vos employés. Que vous souhaitiez collecter les parrainages de vos employés pour pourvoir vos postes vacants ou permettre aux employés de vous envoyer des questions sur votre programme de parrainage interne, vous pouvez créer différents formulaires pour différents besoins.

 

Pour découvrir comment configurer de nouveaux formulaires, consultez cet article.

Vous trouverez ci-dessous un modèle de formulaire de parrainage pour vous aider à simplifier le processus créatif. N'hésitez pas à vous inspirer de ce modèle pour configurer votre formulaire ou à en modifier les questions pour recueillir les informations dont vous avez impérativement besoin.

 

Contenu	Type de champ
Formulaire de parrainage interne	Titre
Veuillez indiquer votre prénom et votre nom.	Texte court
Quel est votre numéro d’employé ?	Texte court
Quel poste occupez-vous ?	Texte court
Date de soumission du formulaire	Date
Informations sur le candidat parrainé	Texte à caractère informatif
Comment s’appelle-t-il/elle ?	Texte court
À quel poste recommandez-vous le candidat ?	Texte court
Numéro de téléphone du candidat	Texte court
Adresse e-mail du candidat	Texte court
Quels liens entretenez-vous avec le candidat ?	Texte court
Depuis combien de temps connaissez-vous le candidat ?	Texte court
Pourquoi pensez-vous que ce candidat serait idéal à ce poste ?	Texte long

 

Si vous souhaitez que le formulaire de parrainage interne soit téléchargé directement dans votre compte, vous pouvez demander à bénéficier de l’intégration des formulaires pour les RH. Adressez-vous à votre Customer Success Manager ou au service d’assistance Beekeeper.

 

Une fois les formulaires requis créés, vos employés peuvent y accéder sur leur terminal mobile ou via l’application en ligne. Vous pouvez également leur envoyer un lien vers un formulaire spécifique dans une campagne ou via le chat.

Traitement des formulaires soumis

 

Après avoir créé les formulaires, vous pouvez ajouter différentes automatisations, ce qui vous permettra de définir ce qui se passera lorsqu'un employé enverra un formulaire.

 

En cliquant sur « Connecter les soumissions » dans le volet Formulaires du tableau de bord, vous pouvez configurer les soumissions de formulaires pour qu'elles soient automatiquement envoyées aux bonnes personnes, dans un flux, un chat, sous forme de PDF dans un e-mail ou via un webhook vers un outil externe. De cette façon, les membres ou responsables des RH concernés seront immédiatement informés des nouveaux parrainages et pourront rapidement en assurer le suivi.

Vous pouvez également automatiser l’envoi d’une réponse à vos employés afin qu'ils sachent que la soumission du formulaire a réussi et que le parrainage vous est parvenu. Pour ce faire, configurez simplement un workflow pour déclencher un message de chat personnel dès qu’un formulaire de parrainage interne vous parvient.

Workflows permet de numériser et automatiser les processus répétitifs. Pour en apprendre davantage sur les workflows, consultez notre Centre d’aide.

Partager les formulaires avec vos effectifs

Une fois vos formulaires de parrainage interne configurés et le traitement des soumissions automatisé, il est temps de les partager avec votre personnel !

 

Vous devrez apprendre à créer des liens pour vos formulaires. Pour ce faire, cliquez sur l'icône de l’engrenage à droite de votre formulaire, sélectionnez « partager le formulaire » et copiez le lien.

Faire le buzz autour de vos processus

 

Voici comment mettre en place votre processus de parrainage interne avec Beekeeper.

 

Faites passer le mot

 

Partagez le lien du formulaire et présentez votre programme de parrainage interne dans un post de flux, une campagne avec accusé de lecture ou un message de chat.

 

Vous pouvez, par exemple, créer un flux réservé au programme de parrainage. Utilisez-le pour y annoncer vos postes vacants, lier les formulaires pertinents, etc., et ainsi offrir à vos employés une destination unique pour toutes les mises à jour en matière de recrutement.

Ajoutez les formulaires en tant que raccourcis

 

Pour que vos employés puissent accéder à vos formulaires de parrainage interne dans l'application, ajoutez-les en tant que raccourcis. Pour ajouter un raccourci, copiez le lien de votre formulaire, accédez à Boîte à outils → Raccourcis et créez un nouveau raccourci avec le lien. Les huit premiers raccourcis ajoutés seront visibles dans le widget Raccourcis sur l'écran d'accueil.

Pour apprendre à créer des raccourcis, consultez cet article.

Partagez les formulaires avec un code QR

 

Pour partager le formulaire à l’aide d’un code QR :

 

1.     Accédez à la liste de vos formulaires dans le tableau de bord des administrateurs.
2.     Cliquez sur l’icône de l’engrenage et sélectionnez Partager le formulaire → Obtenir le code QR.
3.     Imprimez le code QR et mettez-le à disposition des équipes dans toute l’entreprise.

 

Créez une campagne

 

Si vous souhaitez obtenir la confirmation que les employés ont lu votre message, créez une campagne avec accusé de lecture. Les campagnes peuvent être un excellent moyen d'informer le personnel de l’actualité de votre programme de parrainage interne, d’aviser les chefs d'équipe des postes vacants et de rappeler aux employés de recommander des candidats de leurs réseaux.

 

Le lancement d’une campagne s’accompagne d’une notification push. Un message est également envoyé dans la boîte de réception des destinataires, qui doivent cliquer sur un bouton pour confirmer avoir lu le message. Vous savez ainsi quels sont les employés qui n’ont pas lu votre message, ce qui vous permet de leur envoyer un rappel. Vous pouvez envoyer une campagne à l'ensemble de votre personnel ou à un ou plusieurs groupes spécifiques de l’entreprise. Pour apprendre à créer des campagnes, consultez cet article.

Partagez le formulaire dans le chat

 

Pour partager le lien du formulaire dans le chat :

1.     Accédez au chat et ouvrez un chat avec l'employé à qui vous souhaitez envoyer le lien.
2.     Collez le lien dans le champ de texte et envoyez le tout.

 

Pour en savoir davantage sur le chat, consultez cet article.

Épinglez le formulaire sur l’écran Accueil

Pour mettre en évidence un formulaire important sur l'écran d'accueil, vous pouvez contacter votre CSM Beekeeper ou le service client et demander le widget Messages épinglés.

Exporter les formulaires soumis

 

Vous pouvez télécharger au format Excel les résultats collectés grâce aux formulaires, puis les enregistrer localement sur votre bureau ou traiter ultérieurement les données. Pour exporter les résultats figurant dans les formulaires soumis :

•     Accédez au tableau de bord administrateur.
•     Cliquez sur Boîte à outils, puis sur Formulaires dans la barre de navigation de gauche.
•     Dans la liste des formulaires, cliquez sur l'icône de l’engrenage à droite du formulaire que vous souhaitez exporter, puis sur « Exporter les résultats ».

Ajouter des documents à la Bibliothèque de documents

 

Vous pouvez télécharger les descriptions de vos postes vacants et vos politiques et directives de parrainage interne directement dans notre bibliothèque de documents pour permettre à vos employés d’y accéder facilement.

Pour apprendre comment ajouter des documents à la Bibliothèque de documents, consultez cet article.