Excel Add-in para turnos de Beekeeper, una vez configurado, te permitirá a ti y a tus equipos sincronizar los últimos planes de turnos en Beekeeper directamente desde la hoja de Excel en la que has estado planificando y gestionando los horarios.
Si prefieres un vídeo a leer la documentación, echa un vistazo a nuestra guía en vídeo.
En este documento trataremos:
- Cómo funciona la solución
- Requisitos para empezar
- Instalación del complemento
- Conexión del complemento (Excel Add-In) a su entorno Beekeeper
- Configuración de la ficha del intermediario
Cómo funciona la solución
El complemento de turnos de Excel de Beekeeper toma los datos de la hoja de planificación habitual de un cliente y los transforma en datos que puedan ser consumidos por nuestra API.
Para ello, creamos una hoja intermediaria (se trata de otra pestaña del archivo Excel). La hoja intermediaria tiene una sección llamada 'Tabla de trabajadores' en la que asignamos los nombres de los empleados a un ID de usuario de Beekeeper (intentamos hacerlo automáticamente a través de la API de Beekeeper para usuarios). La 'Tabla de definiciones' es otra sección en la que especificamos qué significan los nombres de los turnos (por ejemplo, cuándo empieza y termina el turno de mañana, una descripción, el color preferido para el turno).
Requisitos para empezar
Para poder utilizar el complemento de Excel de turnos de Beekeeper, necesitas estar en Excel versión 2016 (macOS, Windows para escritorio u Office 365 para web) o superior.
Para obtener el mejor éxito, te recomendamos ser una persona experta en Excel o que encuentre a alguien en su empresa que pueda 'tener control' sobre el complemento y los líderes del equipo de soporte con cualquier pregunta.
Instalación del complemento
El complemento de Excel de Beekeeper Shift aparece en la Microsoft Office Store (de forma gratuita), desde donde puedes descargarlo y utilizarlo en Excel.
Después de descargar el complemento, sigue estos pasos:
- Abre la hoja de Excel en la que estés planificando los horarios de tus equipos
- Haz clic en 'Insertar'
- En la barra de menú, busca 'Mis complementos' y haz clic en el chevrón desplegable de la derecha
- Haz clic en el complemento de Excel Turno de Beekeeper.
Conexión del complemento a su entorno Beekeeper
- En el Dashboard de Beekeeper, crea un horario de Beekeeper según su horario de Excel (debería ser una asignación 1:1):
- Crea un horario para el equipo (no es necesario hacer nada más que crear un horario con un nombre intuitivo por ejemplo 'Limpieza')
- Va a la pestaña 'Miembros' y añade el grupo / equipo, ubicación o individuos que deben ser considerados en este horario (esto es importante ya que vamos a asignar los empleados de la hoja de Excel a Beekeeper basado en estos datos)
- Crea un nuevo bot y copia el token. Por favor, asegúrate de que los 'permisos de administrador' están activados para el bot (más información sobre esto en la sección de preguntas frecuentes)
- Abre el complemento Beekeeper en Excel y haz clic en el botón 'Configuración'.
- Añade la URL de tu subdominio y un token del bot.
- Puedes validar la url/token pulsando el botón 'Probar conexión'.
Configuración de la pestaña intermediaria
- Ahora que has conectado el complemento a su entorno Beekeeper, haz clic en 'Configurar por primera vez'.
- Ve a la nueva pestaña 'Beekeeper pestaña intermediaria'.
- Mapea la TABLA DE HORARIOS - mapea tus datos a la tabla de horarios en la ficha del intermediario en Beekeeper. Cada fila debe ser un empleado y cada columna debe ser una fecha.
- Haz clic en 'Sincronizar' para rellenar, si es posible, los ID de usuario de tus empleados.
- Si los usuarios no se pueden encontrar de esta manera, tendrás que ir manualmente al Dashboard de Beekeeper y copiar el ID de usuario a esta asignación para que los turnos de un usuario se puedan importar correctamente en Beekeeper.
- Define los turnos que se van a utilizar - si es un turno de día completo, escriba «true», de lo contrario añade una hora de inicio y de fin.
- Una vez que la hoja esté lista, haz clic en 'Sincronizar'.
- Ve al Dashboard de Beekeeper > Cuadro de Herramientas > Horario de Turnos y comprueba si el Resumen del horario respectivo refleja lo que se había planeado,
- A continuación, realiza los cambios necesarios en la tabla de Excel y haz clic en 'Sincronizar' para transferir los datos a Beekeeper.
Preguntas más frecuentes
- ¿Cuánto tiempo se tarda en configurarlo?
- Dependiendo de los recursos de los que dispongas y de la complejidad de la(s) hoja(s) de planificación, la instalación y configuración inicial del complemento de Excel para turnos de Beekeeper puede llevar entre una hora y un día de trabajo.
- ¿Qué tipos de permisos están disponibles?
- Puedes conectar el complemento de Excel a tu entorno Beekeeper con un bot token. El bot puede ser un administrador global, que tendría acceso para ver / actualizar cualquier horario existente en el subdominio. Alternativamente, puedes añadir el bot a cualquier grupo o ubicación dentro de Beekeeper y convertirlo en un administrador de grupo o ubicación. En este caso, el bot tendrá acceso a ver / actualizar sólo los horarios de los grupos o lugares a los que tiene derechos de administrador.
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