Horario de turnos
La programación de turnos permite a todos los usuarios comprobar su programación de turnos en formato de lista o calendario desde la aplicación móvil Beekeeper. Los calendarios de turnos se pueden compartir en Beekeeper a través de la carga de Excel preformateado, o con una integración personalizada utilizando la API de turnos. El widget de turnos en la pantalla de Inicio permite a los usuarios consultar su próximo turno directamente desde la pestaña Inicio.
Si estás interesado en crear una integración, puedes encontrar la documentación de la API de turnos aquí. Si no, puedes subir tus horarios de turnos a Beekeeper a través de una plantilla Excel preformateada que puedes descargar desde el Dashboard siguiendo el proceso que se indica a continuación.
Además, existe la posibilidad de integraciones 'listo para usar', sobre las que puede obtener más información en nuestro Marketplace.
Por favor, comprueba en nuestro sitio corporativo si esta función está disponible en tu plan de suscripción.
Retención de Turnos
El sistema retendrá los datos de turnos de los últimos 4 meses. Los turnos de más de 4 meses son eliminados de nuestro sistema por razones de rendimiento. En caso de que desee conservar los horarios de turnos más antiguos en el archivo, descarga todos los informes Excel anteriores que sean relevantes antes de que alcancen el umbral de 4 meses de antigüedad.
En caso de que desees acceder a datos anteriores que se hayan eliminado, puede ponerse en contacto con nuestro equipo de asistencia, que podrá ayudarle a recuperar sus datos.
Gestión de la programación de turnos
Los Administradores Globales de Grupo y de Ubicación tienen la capacidad de configurar y gestionar los Horarios de Turno, siguiendo estos pasos:
- Vaya al Dashboard
- Haga clic en el 'Cuadro de herramientas' y luego en 'Horario de turnos'.
- Crea un horario haciendo clic en '+ Añadir nuevo' o 'Crea tu primer horario'
- Nombra el horario
- Haz clic en el horario que has creado y haz clic en 'Miembros'
- Haz clic en 'Añadir miembro' y selecciona si deseas añadir un grupo o usuarios individuales al horario
-
Haz clic en 'Definiciones de los turnos'
-
Haz clic en 'Crear definición' para añadir un tipo de turno en el que trabaja tu equipo, por ejemplo, 'Turno de mañana'
Añade un 'Título' corto (recomendamos ~1-4 caracteres)
Añade una Hora de inicio y una Hora de finalización, o haz que sea un turno de todo el día (como vacaciones, permisos o bajas por enfermedad)
Si lo deseas, añade una descripción para compartir más información sobre el turno.
Haz clic en 'Crear definición' cuando estés satisfecho
Repite este proceso y añade tantas definiciones de turno como necesites
- Haz clic en el icono de la esquina superior derecha y selecciona 'Descargar horario'
puedes descargar un archivo anterior que hayas creado haciendo clic en la pestaña 'Programados', luego en el icono de engranaje situado junto a un horario existente y haciendo clic en 'Descargar archivo de turnos'.
- Establece la fecha de inicio de la plantilla y la zona horaria adecuada para los turnos y, a continuación, haz clic en 'Descargar horario'.
- Abre la plantilla Excel descargada y rellena los turnos de los usuarios. Los turnos que programes aquí deben coincidir con los que definiste en el Dashboard.
- Carga la plantilla cumplimentada en el Dashboard.
Ten en cuenta las siguientes restricciones:
- El tamaño máximo del archivo es de 10 MB
- Se permite un máximo de 18.000 desplazamientos por archivo
Múltiples turnos para un usuario en un día
Existen varias formas de reflejar múltiples turnos para una persona en un mismo día. Es importante tener en cuenta que en un horario (por ejemplo, 'Horario de Supervisor'), un usuario sólo puede ser programado una vez para un determinado horario en un día determinado. Por ejemplo, si el Supervisor de turno de Mañana va de 8:00-14:00 y el Supervisor de turno de Tarde va de 13:00-18:00, esto no sería permitido para una persona en este horario porque los horarios se sobreponen. Si el Supervisor de turno de Mañana fuera de 8:00-14:00 y el Supervisor de turno de Tarde fuera de 15:00-19:00, esto estaría permitido porque los horarios no se superponen.
Sin embargo, una persona puede tener turnos 'solapados' si existen en horarios separados. Por ejemplo, si existe un 'Horario de Supervisor de Mantenimiento' y un 'Horario de Mantenimiento', entonces una persona podría estar programada en ambos horarios para horarios solapados y el usuario podría ver ambos turnos en su calendario.
Otro ejemplo de esto es si tienes un horario de 'Entrenamientos Obligatorios' y un horario de 'Limpieza', podrías programar a alguien para trabajar en un turno de limpieza de 10:00-18:00 y también programar de 13:00-14:00 un entrenamiento obligatorio. El empleado de limpieza vería ambos turnos en su calendario.
Si decides añadir nuevos tipos de turnos o cambiar los horarios de ciertos turnos - por ejemplo, si cambia tu horario y necesitas que el turno de mañana empiece a las 6:00 en vez de a las 7:00, debes seguir los siguientes pasos:
- Ve al Dashboard
- Haz clic en Cuadro de herramientas >Horario de turnos > Definiciones de turnos
- Edita el turno que deseas cambiar, haciendo clic en el icono del lápiz
- Realiza los cambios que desees y haz clic en 'Actualizar definición'
- Una vez que hayas añadido o editado los turnos que desees, haz clic de nuevo en el icono de la esquina superior derecha y haz clic en 'Descargar horario'
- Continúa programando, haciendo cambios en el nuevo horario
- Vuelve al Dashboard de Beekeeper para Importar Turnos, lo que activará una notificación push a todos los miembros de tu equipo cuyos horarios hayan sido actualizados
Ten en cuenta lo siguiente:
- Todos los turnos están conectados a la ID de usuario de Beekeeper única de un usuario, por lo que tendrás que asegurarte de que la información de la columna B (oculta en la plantilla) se copia además del nombre de usuario. Esto ocurrirá automáticamente cuando dupliques la fila.
- El formato de la plantilla no debe ser alterado para asegurar una carga exitosa. Antes de cargar el horario, asegúrate de que no has eliminado la fila de instrucciones de cada pestaña ni has añadido filas adicionales por encima de la fila de fecha en la pestaña Horario. Además, antes de cargar el programa, elimina cualquier formato adicional, como los paneles inmovilizados.
Gestión de zonas horarias en los turnos
Los turnos en Beekeeper tienen soporte completo para zonas horarias, garantizando que los usuarios vean los turnos de acuerdo a su propia hora local.
Visualización de turnos
Al visualizar los turnos, las horas se muestran en función de la configuración de la zona horaria del dispositivo del usuario. Por ejemplo, un turno creado en CET (por ejemplo, Berlín) para EST (por ejemplo, Nueva York) mostrará la diferencia horaria correcta si la hora local del dispositivo que muestra el turno está configurada en la zona horaria EST. Por consiguiente, si el turno de mañana se ha establecido a las 7.00 h CET en Alemania, se mostrará a la 1.00 h EST en los estados del este de EE.UU..
Este principio también se aplica a la vista administrativa de los turnos.
Carga de turnos mediante Excel
Al descargar el fichero Excel para la exportación, puede elegir la zona horaria que se utilizará.
La zona horaria seleccionada para el archivo Excel se guarda dentro de la hoja Excel. Cuando se cargue un archivo Excel actualizado con turnos modificados, se aplicará la misma zona horaria.
ℹ️ La zona horaria utilizada en tu fichero Excel puede verse dentro de la hoja oculta 'CONFIG'.
Carga de turnos mediante Excel Add-In
Excel Add-In ofrece la posibilidad de ajustar la zona horaria utilizada:
Carga de turnos mediante la API
Al utilizar la API con los Horarios de Turnos, puedes designar las horas en el formato ISO 8601 completo, incluyendo una zona horaria en horas (por ejemplo, 2023-11-21T00:46:35-07:00). Todas las horas especificadas se convierten a UTC, que es también el formato de hora empleado cuando se recuperan datos de turnos de la API.
Ver un Horario de Turnos en la App
Asegúrate de que tu programa de turnos aparece en la sección 'Más' de la aplicación añadiendo [tu-empresa].beekeeper.io/shifts como acceso directo.
El código del centro de datos DE, US o CH debe ser utilizado si forma parte de la dirección URL principal de tu aplicación, por ejemplo [tu-empresa].de.beekeeper.io/shifts.
Una vez que tu horario de turnos se ha añadido como un acceso directo, puede verlo en la aplicación siguiendo estos pasos:
- Abre la aplicación Beekeeper en tu teléfono.
- Pulsa el botón 'Más' o ve directamente a turnos, si hay un acceso directo disponible en la pantalla de inicio.
- Selecciona 'Horario' o 'Mis turnos' (variará según la empresa).
- Puedes ver tus turnos en una vista de calendario:
Nota:
- Puntos = varios turnos
- Haz clic en una fecha para ver el título, la fecha y las horas de tu turno
Buenas prácticas
Puedes compartir fácilmente un enlace a turnos - [tu-empresa].beekeeper.io/shifts .
El código del centro de datos DE, US o CH debe utilizarse si forma parte de la dirección URL principal de tu aplicación, por ejemplo [tu-empresa].de.beekeeper.io/shifts .
Algunas formas interesantes de utilizar esto:
- Envía una campaña a tu equipo con el enlace a turnos y pídeles que confirmen la campaña mostrando que han revisado sus turnos
- Envía una encuesta con un enlace a los turnos y haz preguntas a tu equipo relacionadas con sus turnos o con el próximo horario
- Comparte el enlace en un chat de grupo o en un post
Comentarios
0 comentarios
Inicie sesión para dejar un comentario.