Dienstpläne

Übersicht über die Dienstpläne

Mit der Dienstplanfunktion können Nutzer ihre Schichten direkt in der Beekeeper-App entweder in einer Listen- oder Kalenderansicht einsehen. Schichtpläne können in Beekeeper durch das Hochladen einer vorformatierten Excel-Datei oder mithilfe einer benutzerdefinierten Integration über die Shifts API (Dienstplan-API) freigegeben werden. Das Dienstplan-Widget ermöglicht es Nutzern, ihre nächste Schicht direkt auf der Startseite zu sehen.

Wenn Du daran interessiert bist, eine Dienstplan-Integration zu erstellen, findest Du die Dokumentation zu unserer Shifts API hier. Wenn nicht, kannst Du Deine Dienstpläne über eine vorformatierte Excel-Vorlage in Beekeeper hochladen. Wie Du die Vorlage vom Admin-Bereich herunterladen kannst, erfährst Du unten in der Anleitung.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit von sofort einsatzbereiten Integrationen. Mehr Informationen dazu findest Du in unserem Marketplace.

Bitte überprüfe auf unserer Firmen-Website, ob diese Funktionalität in Deinem Preispaket verfügbar ist.

Aufbewahrung von Dienstplänen

Das System speichert die Schichtpläne der letzten 4 Monate. Schichtpläne, die älter als 4 Monate sind, werden aus unserem System entfernt, um die Systemleistung nicht zu beeinträchtigen. Wenn Du ältere Schichtpläne behalten möchtest, lade diese als Excel-Datei herunter, bevor die Aufbewahrungsfrist von vier Monaten abgelaufen ist.

Wenn Du auf ältere Schichtpläne zugreifen möchtest, die bereits gelöscht wurden, wende Dich an unser Support-Team, das Dir bei der Wiederherstellung der Daten behilflich sein kann. Dieser Vorgang ist gebührenpflichtig.

Aufsetzen und Verwalten von Dienstplänen

Globale Gruppen-Admins oder Standort-Admins haben die Berechtigung, Dienstpläne aufzusetzen und zu verwalten. Dazu müssen die folgenden Schritte ausgeführt werden:

1. Gehe zum Admin-Bereich.
2. Klicke auf „Toolbox“ und dann auf „Dienstpläne“.
   
   
   
3. Erstelle einen Dienstplan, indem Du auf „+ Neu hinzufügen“ klickst. 
   
   
   
4. Gib dem Dienstplan einen Namen.
   
   
   
5. Klicke in den erstellten Dienstplan und dann auf „Mitglieder“.
   

6. Klicke auf „+ Mitglied hinzufügen“ und wähle, ob Du dem Dienstplan eine Gruppe oder Einzelpersonen hinzufügen möchtest.
   
   
   
7. Klicke auf „Schichtdefinitionen“.
   
   
8. Klicke auf „Definition hinzufügen“, um einen Schichttyp hinzuzufügen, der auf Dein Team zutrifft, z. B. „Frühschicht“.
   
   Füge einen kurzen Titel hinzu (wir empfehlen ~1–4 Zeichen, z. B. Früh oder FS für Frühschicht)
   
   Füge eine Start- und Endzeit hinzu, oder mach eine ganztägige Schicht daraus (z. B. für Urlaub, dienstfreie Tage oder Krankentage).
   
   Füge optional eine Beschreibung hinzu, um weitere Informationen über die Schicht bereitzustellen.
   
   Klicke auf „Definition erstellen“, wenn Du alles erfasst hast.
   
   Wiederhole diesen Vorgang und füge hier so viele Schichtdefinitionen hinzu, wie benötigt.
   
   
   Bitte beachte, dass die Maske zum Festlegen der Schichtdefinitionen das amerikanische Zeitsystem berücksichtigt (AM und PM, also der 12h-Zyklus, statt dem 24h-Zyklus wie im deutschsprachigen Raum gebräuchlich). Unabhängig davon werden dem Nutzer die Schichten trotzdem im 24h-System angezeigt.

9. Klicke auf das Download-Symbol in der oberen rechten Ecke und dann auf „Dienstplan herunterladen“. 
   
   Du kannst auch eine zuvor erstellte Datei herunterladen, indem Du auf die Registerkarte „Geplant“ klickst, dann auf das Zahnradsymbol neben einem vorhandenen Dienstplan und schließlich auf „Dienstplan-Datei herunterladen“.
   
   
10. Lege das Startdatum für die Vorlage und die entsprechende Zeitzone für den Schichtplan fest und klicke dann auf „Dienstplan herunterladen“.
    
    
11. Öffne die heruntergeladene Excel-Vorlage und fülle die Schichten für die Nutzer aus. Die Schichten, die Du hier planst, sollten mit denen übereinstimmen, die Du zuvor im Admin-Bereich definiert hast.
    
    
    
12. Lade die ausgefüllte Vorlage im Admin-Bereich hoch. Bitte beachte die folgenden Einschränkungen:
    • Die max. Dateigröße ist 10MB.
    • Pro Datei sind höchstens 18.000 Schichten erlaubt.
      
      
      
      

Mehrere Schichten pro Nutzer pro Tag

Es gibt mehrere Möglichkeiten, mehrere Schichten für eine Person am selben Tag zu berücksichtigen. Wichtig ist, dass in einem bestimmten Dienstplan (z. B. „Supervisor-Dienstplan“) ein Nutzer nur einmal für eine bestimmte Zeitspanne an einem bestimmten Tag eingeplant werden kann. Wenn also zum Beispiel die Supervisor-Frühschicht von 8 bis 14 Uhr und die Supervisor-Spätschicht von 13 bis 18 Uhr dauert, wäre diese Planung für eine Person im selben Dienstplan nicht möglich, da sich die Zeiten überschneiden. Wenn die Supervisor-Frühschicht von 8 bis 14 Uhr und die Supervisor-Spätschicht von 15 bis 19 Uhr dauern würde, wäre dies möglich, da sich die Zeiten nicht überschneiden.

Eine Person kann jedoch für zeitlich überlappende Schichten geplant werden, wenn diese in separaten Dienstplänen stehen. Wenn es z. B. einen Supervisor-Wartungsdienstplan und einen Wartungsdienstplan gibt, könnte eine Person in beiden Dienstplänen für sich überschneidende Zeiträume eingeplant werden, und der Nutzer würde beide Schichten in der App sehen.

Ein weiteres Beispiel: Wenn es einen Dienstplan für „Mitarbeiterschulungen“ und einen Dienstplan für die „Hauswirtschaft“ gibt, könnte jemand für eine Hauswirtschaftsschicht von 10 bis 18 Uhr und für eine Mitarbeiterschulung von 13 bis 14 Uhr eingeplant werden. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter würde beide Schichten im eigenen Kalender sehen.

Wenn Du Dich entscheidest, neue Schichttypen hinzuzufügen oder die Zeiten für bestehende Schichten zu ändern – z. B. wenn sich die Arbeitszeiten ändern und die Frühschicht nun um 6 Uhr statt um 7 Uhr beginnt –, musst Du die folgenden Schritte ausführen: 

1. Gehe zum Admin-Bereich 
2. Klicke auf Toolbox > Dienstpläne > Schichtdefinitionen
3. Bearbeite die Schicht, die Du ändern möchtest, indem Du auf das Stiftsymbol klickst. 
4. Nimm die gewünschten Änderungen vor und klicke auf „Definition aktualisieren“.
5. Sobald Du die gewünschten Schichten hinzugefügt oder bearbeitet hast, klicke erneut auf das Download-Symbol in der oberen rechten Ecke und dann auf „Dienstplan herunterladen“. 
6. Setze die Planung fort und nimm Änderungen im neuen Dienstplan vor.
7. Gehe zurück zum Beekeeper-Admin-Bereich, um den Dienstplan erneut zu importieren. Das löst bei allen Mitarbeitenden eine Push-Benachrichtigung aus, deren Dienstplan/Dienstpläne aktualisiert wurden.
   

Hinweis:

1. 1. Alle Schichten sind mit der eindeutigen Beekeeper-Nutzer-ID eines Nutzers verknüpft, daher musst Du sicherstellen, dass zusätzlich zum Benutzernamen auch die Informationen in Spalte B (in der Vorlage ausgeblendet) kopiert werden. Dies geschieht automatisch, wenn Du die Zeile duplizierst.
   2. Das Format der Vorlage sollte nicht verändert werden, um ein erfolgreiches Hochladen zu gewährleisten. Bevor Du den Dienstplan hochlädst, stelle sicher, dass Du die Zeile mit den Anweisungen in den einzelnen Excel-Registerkarten nicht entfernt oder zusätzliche Zeilen über der Datumszeile in der Dienstplan-Registerkarte eingefügt hast. Außerdem sollten alle zusätzlichen Formatierungen, wie z. B. das Fixieren von Zeilen oder Spalten, vor dem Hochladen entfernt werden.

Verhalten der Dienstplanfunktion in verschiedenen Zeitzonen

Die Schichtfunktion in Beekeeper passt sich der jeweiligen Zeitzone an, in der sich ein Nutzer befindet, sobald sein Gerät auf die Zeitzone des aktuellen Standorts eingestellt wird.

Anzeigen von Schichten

Wechselt ein Nutzer also beispielsweise von der mitteleuropäischen Zeitzone (GMT +1) in die britische Zeitzone (GMT), werden seine Schichten mit einer Stunde Unterschied angezeigt. Eine Frühschicht mit Start um 7 Uhr zeigt dann 6 Uhr an. Für die Schichtplanung ist deshalb zu beachten, dass sie bevorzugt in der gleichen Zeitzone geschieht, in der die Nutzer eingesetzt werden. Ist dies nicht möglich, sollte eine andere Methode der Schichtplanung zum Einsatz kommen (siehe unten).

Für die Admin-Ansicht gilt dasselbe Prinzip.

Hochladen von Schichten mit Excel

Beim Herunterladen der Excel-Datei für den Schichtexport kann die zu verwendende Zeitzone gewählt werden.

Die gewählte Zeitzone für die Excel-Datei wird im Excel-Arbeitsblatt gespeichert. Wenn eine aktualisierte Excel-Datei mit geänderten Schichten hochgeladen wird, wird die gespeicherte Zeitzone angewendet.

ℹ️ Die in Deiner Excel-Datei verwendete Zeitzone kann im ausgeblendeten Arbeitsblatt „CONFIG“ eingesehen werden.

Hochladen von Schichten mit dem Excel Add-In

Das Excel Add-In bietet die Möglichkeit, die verwendete Zeitzone anzupassen:

Hochladen von Schichten über die API

Wenn Du die Shifts API (API für die Dienstplanintegration) verwendest, kannst Du die Zeiten im vollständigen ISO 8601-Format angeben, einschließlich einer Zeitzone in Stunden (z. B. 2023-11-21T00:46:35−07:00). Alle angegebenen Zeiten werden in UTC konvertiert, was auch das Zeitformat ist, das beim Abrufen von Schichtdaten von der API verwendet wird.

Anzeigen eines Schichtplans in der App

Stelle sicher, dass Dein Dienstplan unter „Mehr“ in der App angezeigt wird, indem Du [your-company].beekeeper.io/shifts als Verknüpfung hinzufügst.

Der Code eures Rechenzentrums – DE, CH oder US – muss verwendet werden, wenn er Teil der Haupt-URL-Adresse der App ist, z. B. [your-company].de.beekeeper.io/shifts.

Sobald Dein Dienstplan als Verknüpfung hinzugefügt wurde, kannst Du ihn in der App anzeigen, indem Du die folgenden Schritte ausführst:

1. Öffne die Beekeeper-App auf Deinem Smartphone.
2. Tippe auf „Mehr“ oder gehe direkt zu den Dienstplänen, wenn dafür eine Verknüpfung auf der Startseite verfügbar ist.
   
   
   
3. Wähle „Dienstpläne“ oder „Deine Schichten“ (dies variiert je nach Unternehmen).
   
   
   
4. Der Dienstplan kann entweder in einer Kalenderansicht angezeigt werden:
   
   
   Bemerkung:
   - Mehrere geplante Schichten pro Tag werden durch Punkte im Datumsfeld gekennzeichnet.
   - Um Details einer Schicht anzuzeigen, klicke auf das Datumsfeld.
   
   
5. Oder auch in einer Listenansicht:
   

Unsere Tipps:

Der Link zu den Dienstplänen kann ganz einfach geteilt werden: [your-company].beekeeper.io/shifts.

Der Code eures Rechenzentrums – DE, CH oder US – muss verwendet werden, wenn er Teil der Haupt-URL-Adresse der App ist, z. B. [your-company].de.beekeeper.io/shifts.

Dadurch hast Du beispielsweise die folgenden Möglichkeiten:

• Sende den Link zum Dienstplan in einer Kampagne an Deine Teammitglieder und bitte sie, durch das Bestätigen der Kampagne anzuzeigen, dass sie ihre Schichten gesehen/überprüft haben.
• Sende eine Umfrage mit dem Link zum Dienstplan und stelle Deinen Teammitgliedern Fragen zu ihren Schichten oder dem nächsten Dienstplan.
• Teile den Link in einem Gruppen-Chat oder Stream-Beitrag.