Excel-Add-In für Dienstpläne – Anleitung zur Einrichtung

Unser Excel-Add-In für die Dienstplanung (Shift Excel Add-in) ermöglicht es Dir und Deinen Teams nach der Konfiguration, die aktuellsten Schichtpläne direkt aus der Excel-Tabelle, in der Du sie planst und verwaltest, mit Beekeeper zu synchronisieren.

In diesem Video auf Englisch kannst Du Dir auch einen ersten Überblick über das Excel-Add-in verschaffen.

In diesem Artikel erklären wir ... 

• wie das Excel-Add-In funktioniert.
• welche Voraussetzungen nötig sind.
• wie Du das Add-In installierst. 
• wie Du das Add-In mit Beekeeper verbindest. 
• wie Du das Datenblatt für den Zwischenschritt konfigurierst.

Wie funktioniert das Excel-Add-In?

Das Beekeeper-Add-In kann Daten aus Deiner Excel-Planungstabelle abrufen, indem es die Daten so umwandelt, dass sie für unsere API lesbar sind. 

Dazu wird ein Zwischenblatt erstellt (Du kannst es als weiteres Arbeitsblatt in der Excel-Datei sehen). Das Zwischenblatt enthält einen Bereich namens „Workers Table“, in dem wir die Namen der Mitarbeitenden einer Beekeeper-Nutzer-ID zuordnen (wir versuchen, dies automatisch über die Beekeeper-API zu tun). Das Arbeitsblatt „Shift Definitions“ ist der Bereich, in dem wir definieren, was die einzelnen Schichten bedeuten (Schichtbezeichnung, Beschreibung, Startzeit und Ende, Farbcode).

Die nötigen Voraussetzungen

Um das Excel-Add-In nutzen zu können, wird die Excel Version 2016 (MacOS, Windows für Desktop oder Office 365 für Web) oder höher benötigt.

Für eine erfolgreiche Installation empfehlen wir, einen Excel-Profi hinzuzuziehen, der/die die Einrichtung übernehmen und bei Fragen vom Team unterstützen kann. 

Installation des Add-Ins 

Das Shifts Excel Add-in ist kostenlos im Microsoft Office Store erhältlich, von wo Du es herunterladen und in Deiner Excel-Datei anwenden kannst.

Führe nach dem Herunterladen die folgenden Schritte aus: 

1. Öffne die Excel-Datei, in der Du Deine Dienstplanung vornimmst.
2. Klicke auf „Einfügen“. 
3. Suche in der Menüleiste „Meine Add-Ins“ und klicke rechts davon auf den Abwärtspfeil. 
4. Klicke auf Beekeeper Shift Excel Add-in. 

Verbinden des Add-Ins mit Beekeeper

1. Erstelle im Admin-Bereich von Beekeeper einen Dienstplan anhand Deiner Excel-Planung (diese sollten genau übereinstimmen). 
   1. Erstelle für Dein Team einen Dienstplan (vorerst musst Du nichts weiter tun, als den Dienstplan mit einem eindeutigen Namen erstellen, z. B. Wartungsteam).
   2. Klicke auf „Mitglieder“ und füge Gruppen, Teams, Standorte oder Einzelpersonen hinzu, die im Dienstplan berücksichtigt werden sollen (das ist wichtig, da wir die Mitarbeitenden aus Deiner Excel-Tabelle dem Beekeeper-Dienstplan anhand dieser Daten zuordnen werden).
   3. Erstelle einen neuen Bot und kopiere das Token. Stelle dabei sicher, dass die „Admin-Berechtigungen“ aktiviert sind (mehr Informationen dazu findest Du im Abschnitt „Häufig gestellte Fragen“) weiter unten.
2. Öffne das Beekeeper-Add-In in Excel und klicke auf „Einstellungen“ (Settings).
3. Fülle die Felder mit Deiner Mandanten-URL (Tenant URL) und dem Bot-Token aus. 
4. Du kannst die Funktion der Eingaben überprüfen, indem Du auf „Verbindung prüfen“ (Test connection) klickst.

Konfiguration des Datenblatts für den Zwischenschritt 

1. Nachdem Du nun das Add-In mit der Beekeeper-Umgebung verbunden hast, klicke auf „Erstes Einrichten“ (First Time Set Up).
2. Gehe zum neu erstellten Arbeitsblatt „Beekeeper-middleman“.
3. Ordne hier Deine Daten unter dem Bereich „Schedule Table“ zu. Jede Zeile steht für eine/n Mitarbeitende/n und jede Spalte für ein Datum.
4. Klicke auf „Synchronisieren“, um die Nutzer-IDs (falls vorhanden) Deiner Mitarbeitenden abzurufen und anzuzeigen. 
5. Falls die Nutzer-ID auf diese Weise nicht gefunden wird, musst Du sie manuell im Beekeeper-Admin-Bereich kopieren und unter „Workers Table“ in das Zwischenblatt einfügen. Dies ist nötig, damit die Schichten der einzelnen Nutzer korrekt in Beekeeper importiert werden können.
6. Definiere die verwendeten Schichten: Wenn es sich um eine ganztägige Schicht handelt, schreibe „true“. Andernfalls füge Start- und Endzeit hinzu. 
7. Wenn das Arbeitsblatt bereit ist, klicke auf „Synchronisieren“.
8. Gehe dann zum Beekeeper-Admin-Bereich > Toolbox > Dienstpläne und prüfe in der Übersicht des entsprechenden Dienstplans, ob alles korrekt übertragen wurde.
9. Nimm alle zukünftigen Änderungen am Dienstplan in Deiner Excel-Tabelle vor und klicke dann auf „Synchronisieren“, um die Daten in Beekeeper zu importieren.

Häufig gestellte Fragen 

• Wie lange dauert die Einrichtung?
  • Je nach fachlicher Unterstützung, die Dir zur Verfügung steht, und der Komplexität Deiner Dienstplanung, nimmt das erstmalige Einrichten und die Konfiguration des Beekeeper-Excel-Add-Ins zwischen einer Stunde und einem Arbeitstag in Anspruch.

• Welche Berechtigungen sind möglich?
  • Du kannst das Excel-Add-In mit einem Bot-Token mit Deiner Beekeeper-Umgebung verbinden. Der Bot kann entweder ein globaler Administrator sein, der Zugriff auf alle im Mandanten vorhandenen Dienstpläne hat und diese anzeigen und aktualisieren kann. Alternativ kannst Du den Bot zu beliebigen Gruppen oder Standorten in Beekeeper hinzufügen und ihn zu einem Gruppen- oder Standortadministrator machen. In diesem Fall kann der Bot nur Dienstpläne für Gruppen oder Standorte anzeigen und aktualisieren, für die er über Admin-Berechtigungen verfügt.