Dates butoir et dates d'expiration dans les tâches

Les dates butoir (d'échéance) et les dates d'expiration vous aident à gérer les délais des tâches et à garantir que les travaux urgents soient achevés à temps. Il s'agit de deux fonctionnalités facultatives que vous pouvez utiliser lorsqu'elles apportent une valeur ajoutée à vos tâches.

Quelle est la différence entre une date d'échéance (date butoir) et une date d'expiration ?

La date butoir (date d'échéance) correspond à la date à laquelle vous souhaitez qu'une tâche soit terminée. Considérez-la comme un objectif ou une échéance recommandée. Les tâches restent actives même après la date d'échéance, mais vous verrez s'afficher des avertissements visuels qui vous aideront à repérer les tâches en retard. Vous pouvez modifier ou prolonger les dates d'échéance à tout moment.

La date d'expiration correspond au moment où une tâche passe automatiquement au statut « Expirée ». Cela est utile pour les tâches urgentes telles que les inscriptions à des événements ou les offres à durée limitée. Les tâches expirées peuvent toujours être modifiées : si vous changez la date d'expiration, la tâche revient à son état précédent et redevient active.

Définition des dates

Les dates d'échéance et les dates d'expiration se définissent de la même manière ; seul le libellé du champ diffère. Il s'agit de champs facultatifs que vous pouvez laisser vides si vous n'en avez pas besoin.

Lors de la création ou de la modification de tâches

Lorsque vous créez ou modifiez une tâche, faites défiler jusqu'au champ « Date d'échéance » ou « Date d'expiration » et cliquez pour la définir. Sélectionnez votre date dans le sélecteur de calendrier.

À partir des workflows

Lors de la création de workflows automatisés, vous pouvez définir ces deux dates directement dans les actions de création de tâches :

1. Ajoutez une action de création de tâche à votre workflow (Créer une tâche unique, Créer une tâche groupée, etc.)
2. Dans la configuration de l'action, définissez les champs Date butoir et/ou Date d'expiration
3. Utilisez des dates spécifiques ou des variables magiques pour calculer les dates de manière dynamique

Cela permet à vos workflows automatisés de créer des tâches avec des échéances appropriées en fonction de vos processus métier.

Comment les dates d'échéance (butoir) vous aident à rester sur la bonne voie

Une fois que vous avez défini une date butoir, vous pouvez facilement suivre le degré d'urgence grâce à des indicateurs visuels et des notifications.

Indicateurs visuels dans votre liste de tâches

Rouge (en retard) — La tâche a dépassé sa date d'échéance et nécessite une attention immédiate.

Jaune (À rendre bientôt) — La tâche doit être rendue dans les 3 prochains jours. Il est temps de définir vos priorités !

Normal — La date d'échéance de la tâche est dans plus de 3 jours.

Remarque : les tâches terminées (Terminées, Approuvées, Refusées ou Expirées) n'affichent jamais de couleurs indiquant l'urgence, car la date limite n'a plus d'importance.

Notifications relatives à la date des tâches

Si les notifications programmées sont activées pour votre organisation, les personnes concernées recevront des rappels utiles concernant à la fois les dates d'échéance et les dates d'expiration :

Notifications relatives à la date d'échéance (date butoir) :

1. Échéance demain - Envoyée la veille
2. Échéance aujourd'hui - Envoyée le jour de l'échéance
3. En retard - Envoyée après le passage de la date d'échéance

Notifications de date d'expiration :

1. La tâche expirera demain - Envoyée la veille de l'expiration. Il s'agit de la seule notification ; aucune notification n'est envoyée lorsque la tâche expire effectivement.

Toutes les notifications sont envoyées aux personnes concernées (le responsable et le créateur pour les tâches classiques, le validateur pour les tâches nécessitant une validation, ou les membres du groupe/site pour les tâches ouvertes) et apparaissent dans votre onglet « Notifications » ainsi que sous forme de notifications push sur mobile.

Que se passe-t-il lorsqu'une tâche expire ?

Lorsque la date d'expiration est atteinte, la tâche :

• Passe automatiquement au statut « Expirée »
• Affiche un badge « Expirée »
• Disparaît de la vue par défaut de la liste des tâches (mais peut être retrouvée à l'aide du filtre de statut « Expirée »)

Récupérer une tâche expirée

Vous pouvez restaurer une tâche expirée en la modifiant :

1. Ouvrez la tâche expirée
2. Cliquez sur « Modifier la tâche »
3. Modifiez la date d'expiration pour une date ultérieure, ou supprimez-la complètement
4. Enregistrez la tâche

La tâche reviendra à son état précédent (À faire, En cours, etc.) et redeviendra active. Si vous définissez une nouvelle date d'expiration, le système planifiera automatiquement une nouvelle expiration pour cette date.

Utilisation des dates d'expiration dans les workflows

Si vous créez des workflows automatisés, vous pouvez concevoir des processus qui réagissent de manière intelligente lorsque des tâches arrivent à expiration. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les workflows d'approbation, où vous devez gérer les situations dans lesquelles une personne ne répond pas dans les délais impartis.

Lorsque vous définissez une date d'expiration pour des actions liées à une tâche, une nouvelle branche apparaît dans votre workflow, ce qui vous permet d'automatiser les escalades et de vous assurer que les demandes urgentes ne restent pas bloquées en attente.