Emplacements intelligents

Présentation générale

Les emplacements intelligents vous permettent d'ajouter ou de supprimer automatiquement des utilisateurs des emplacements, en fonction des attributs de l'utilisateur. Cela signifie que les affiliations restent toujours à jour, avec un minimum de travail administratif.

Création d'un emplacement intelligent

1. Soit créez un nouveau emplacement et optez pour l'ajout automatique de membres,
   
   
   soit aller dans la liste des membres d'un emplacement sélectionné et cliquer sur le bouton « Tester les emplacements intelligents ».
   
   

2. Spécifiez maintenant les règles d'appartenance à l'emplacement de l'utilisateur. Lors de chaque mise à jour de l'utilisateur et de l'enregistrement des règles, l'emplacement intelligent vérifiera si des utilisateurs remplissent ces conditions.

   Les règles peuvent se référer aux champs du profil de l'utilisateur et aux valeurs qui peuvent être sauvegardées dans ces champs.
   

3. Cliquez sur « Enregistrer ». Votre emplacement est maintenant intelligent.

   Remarque : selon le nombre d'utilisateurs dans le compte de votre entreprise, l'application des règles peut prendre un certain temps. Il suffit d'actualiser la page d'emplacement pour que les membres soient ajoutés automatiquement.

Comment fonctionnent les emplacements intelligents ?

Les emplacements intelligents sont des emplacements pour lesquels des règles d'appartenance ont été définies. Ces règles se réfèrent aux champs de profil des utilisateurs et à leurs valeurs.

Vous pouvez spécifier des conditions pour les valeurs des champs de profil, et l'emplacement intelligent vérifiera si un utilisateur répond à ces critères ou non.

Comment un emplacement intelligent vérifie les mises à jour ?

Un emplacement intelligent vérifie si un utilisateur doit être membre d'un emplacement intelligent lorsque vous enregistrez des modifications aux règles de l'emplacement intelligent, lorsqu'un utilisateur est créé et lorsque le profil d'un utilisateur est mis à jour.

Les mises à jour des champs du profil de l'utilisateur effectuées manuellement, par un workflow ou par l'importation d'un utilisateur déclenchent toutes une vérification de l'appartenance à un emplacement intelligent.

Combien de temps faut-il pour qu'un emplacement intelligent soit mise à jour ?

Les modifications apportées à l'appartenance à la l'emplacement intelligent ne sont pas instantanées. En fonction du nombre d'utilisateurs, du nombre de mises à jour et des conditions à vérifier, la mise à jour des emplacements intelligents peut prendre quelques heures.

Puis-je ajouter ou supprimer manuellement des utilisateurs d'un emplacement intelligent ?

Oui, vous pouvez ajouter manuellement des utilisateurs à un emplacement intelligent. Il s'agit en fait d'une dérogation aux règles de l'emplacement intelligente.

Vous pouvez également supprimer manuellement des utilisateurs d'un emplacement intelligent. N'oubliez pas que si vous supprimez un utilisateur qui a été ajouté automatiquement, il sera à nouveau ajouté si son profil est mis à jour et s'il répond toujours aux règles de l'emplacement intelligent.

Remarque : l'appartenance à un emplacement appliquée au niveau de l'utilisateur (par le biais de l'API, de l'importation d'utilisateurs ou du tableau de bord) est considérée comme « manuelle » et les exceptions ci-dessus s'appliquent.

Que se passe-t-il lorsque j'applique des règles à un emplacement avec des membres existants ?

Lorsque vous appliquez des règles de l'emplacement intelligent à un emplacement existant, nous évaluons les membres actuels en fonction de ces règles. Les membres qui répondent aux critères verront leur méthode d'inscription passer à l'inscription automatique. Ceux qui ne répondent pas aux critères resteront dans l'emplacement et leur inscription restera manuelle.

Quels champs de profil puis-je utiliser pour créer un emplacement intelligent ?

Vous pouvez sélectionner tous les champs du profil. Vous les trouverez dans le menu déroulant lors de la création de la règle.

N'oubliez pas que :

• Tous les champs de profil seront traités comme du texte, quel que soit le type de champ de profil. Par exemple, si vous sélectionnez le champ de profil Hire date(Date d'embauche), dont le format est YYYY-MM-DD, et que vous souhaitez créer un emplacement contenant tous les utilisateurs embauchés en octobre 2023, vous devez sélectionner l'opérateur in et fournir la liste de toutes les dates du mois d'octobre (2023-10-01, 2023-10-02, ... , 2023-10-31).
• Les emplacements intelligents ne prennent en charge que les opérateurs and, ce qui signifie que toutes les règles ajoutées doivent être vraies pour qu'une adhésion soit appliquée.
• Lorsque vous utilisez un champ de profil déroulant, vous pouvez sélectionner des options spécifiques en tant que règles pour votre emplacement intelligent.

Quels types d'opérations les règles des emplacements intelligents prennent-elles en charge ?

Lorsque vous sélectionnez un champ de profil, vous pouvez spécifier la valeur qu'il doit avoir (opérateur « in ») ou qu'il ne doit pas avoir (opérateur « not in »).

Vous pouvez spécifier plusieurs valeurs de champs de profil à vérifier. Par exemple :

• John- liste avec un seul élément, qui vérifiera si le nom de l'utilisateur est ou n'est pas John.
  John, James, Jake - nous vérifierons si le nom de l'utilisateur correspond à l'un de ces éléments ou à aucun d'entre eux.
• Vous pouvez également utiliser l'API pour ajouter, mettre à jour et supprimer les règles relatives aux emplacements.

Combien de règles puis-je ajouter à un emplacement intelligent ?

Il n'y a pas de limite au nombre de règles que vous pouvez ajouter à un emplacement intelligent.

Un utilisateur doit-il remplir toutes les conditions pour être membre d'un emplacement intelligent ?

Oui, les emplacements intelligents ne prennent en charge que les opérateurs « et », ce qui signifie que toutes les règles ajoutées doivent être vraies pour qu'une appartenance soit appliquée.

Conflits potentiels avec les synchronisations d'utilisateurs

Pour une affectation correcte de l'appartenance à un emplacement pour les tenants utilisant UserSync, veuillez vous assurer que vous appliquez les règles soit via UserSync, soit via les emplacements intelligents. Si les règles sont appliquées dans les deux solutions, il peut en résulter des conflits. Donc si vous passez de UserSync aux emplacements intelligents, assurez-vous que les règles d'appartenance aux emplacements de UserSync sont supprimées.

Si vous avez besoin d'aide pour configurer votre Smart Location, veuillez contacter votre Customer Success Manager, ou le Support.