Questions-réponses à propos des emplacements et unités organisationnelles

Pourquoi utiliser les emplacements ?

Utilisez les emplacements pour structurer votre entreprise dans Beekeeper de façon souple et évolutive. Les emplacements permettent aux responsables locaux (administrateurs d’emplacements) de créer un contenu plus pertinent à l’échelle de chaque site et d’utiliser Beekeeper de façon opérationnelle et autonome à l’échelle locale. Ils vous permettent aussi de garder plus facilement un œil sur chacun de vos sites. De plus, vous pouvez facilement comparer les résultats de vos campagnes et enquêtes entre vos différents sites. 

Comment passer d’un emplacement à un autre ?

• Cliquez sur « Global » dans le volet de gauche du tableau de bord pour ouvrir le volet Emplacements.

• Sélectionnez n’importe quel emplacement de la liste pour accéder au tableau de bord local. 

• Cliquez à nouveau sur le nom de l’emplacement dans la barre latérale du tableau de bord local pour retourner au volet latéral Emplacements principal.

• Retournez sur le tableau de bord Global en cliquant sur « Global » dans la fenêtre contextuelle. 

Vous pouvez également rechercher l'emplacement souhaité dans la zone de recherche en tapant les premières lettres du nom de l'emplacement.

Comment procéder à une importation en masse pour attribuer des utilisateurs à un emplacement ?

Une fois les Emplacements configurés, cliquez sur Utilisateurs et groupes > Importations pour créer un nouveau fichier CSV d’importation/exportation des utilisateurs. Pensez à créer une colonne pour chacun de vos emplacements. Insérez un « x » dans la rangée utilisateur pour les attribuer à un emplacement spécifique. Un même utilisateur peut appartenir à plusieurs emplacements. Toutefois, ce n’est recommandé que dans certains cas. Par exemple, pour des dirigeants ayant à charge plusieurs unités commerciales et auxquels vous n’avez pas octroyé de droits d’administrateur général. 

Pourquoi un emplacement par défaut ?

Tous les utilisateurs ne dépendant pas d’un emplacement spécifique sont intégrés à l’emplacement par défaut (identifié à l’aide d’un drapeau jaune dans la barre latérale des emplacements). Intégrez ces utilisateurs individuellement à un emplacement via Utilisateurs et groupes > Utilisateurs -> [Sélectionner l’utilisateur] -> Emplacements, ou lors de la prochaine importation d’utilisateurs. 

Qu’en est-il des utilisateurs qui n’ont pas été intégrés à un emplacement ?

Ces utilisateurs apparaissent dans l’emplacement par défaut. Ils ne peuvent accéder aux flux d’aucun autre emplacement. Reportez-vous à la question « Pourquoi un emplacement par défaut ? » pour obtenir plus d’informations sur la manière de procéder pour intégrer ces utilisateurs à un emplacement. 

Quelle est la différence entre un emplacement et une unité ?

Veuillez vérifier sur notre site d'entreprise si cette fonctionnalité est disponible dans votre forfait d'abonnement.

Prenons l’exemple d’un dossier composé de plusieurs sous-dossiers. Le sous-dossier « Global » est le premier à s’ouvrir. Il contient des dossiers d’unités organisationnelles pouvant eux-mêmes contenir d’autres unités ou emplacements. Quelle différence entre ces deux types de sous-dossiers ?

• Un dossier d’emplacement contient des utilisateurs, mais un dossier d’unité n’en contient aucun. Les administrateurs d’unité doivent être membres d’un emplacement membre.
• Les unités existent uniquement à des fins organisationnelles et analytiques, comme dans le cas d’une unité EMEA avec les emplacements Allemagne, France et Royaume-Uni. Lorsqu’un administrateur Global envoie une enquête à la région, il l’envoie à tous les utilisateurs des emplacements Allemagne, France et Royaume-Uni. 
• Les emplacements comme les unités peuvent avoir des administrateurs. Les administrateurs d’unité peuvent consulter et interagir avec tous les emplacements en aval de leur unité. C’est idéal pour les responsables locaux. Les administrateurs d’emplacement peuvent consulter et interagir avec leur emplacement uniquement. C’est idéal pour les directeurs généraux travaillant de façon opérationnelle avec des propriétés et équipes locales.

Quand utiliser les emplacements et quand utiliser les groupes ?

• Utilisez les emplacements pour recréer la structure de base (géographique ou d’affaires) de votre entreprise. 
• Utilisez les groupes pour regrouper les équipes, services ou domaines d’intérêt qui maillent votre entreprise ou l’un de vos emplacements. 
• Vous pouvez, par exemple, créer un groupe marketing international. Les administrateurs généraux pourront ainsi accéder aux outils et rapports d’analyse de ce groupe, ou envoyer des enquêtes et campagnes à tous les employés du groupe. Vous pouvez aussi, pour votre emplacement Lyon, créer un groupe Marketeurs à Lyon, pour aider les responsables locaux à garder un œil sur les activités marketings locales et à mieux cibler leurs communications.

Les utilisateurs ne savent pas à quels groupes et emplacements ils appartiennent. La structure Emplacements facilite à la fois la supervision globale, la gestion aux échelles locales et la publication d’un contenu plus pertinent. En créant vos emplacements et groupes de façon logique, vous permettrez à chaque utilisateur de voir s’afficher uniquement un contenu pertinent pour ses fonctions et son lieu de travail. Celui-ci continuera toutefois de recevoir les annonces régionales, sectorielles et globales importantes.

Comment configurer la structure d’emplacement de mon entreprise ?

Les emplacements sont un outil d’organisation souple. Vous pouvez choisir de mapper votre entreprise d’un point de vue géographique ou d’affaires. 

Réfléchissez à la méthode la plus adaptée à votre entreprise. Demandez-vous comment l’information circule actuellement : est-il plus important de regrouper les employés par unité commerciale/service ou par site physique ? Quelle organisation vous permettra de proposer à vos employés un contenu plus pertinent et d’obtenir des rapports d’analyse plus ciblés ? 

Vous pouvez aussi opter pour une structure simple à deux niveaux, Global et Emplacements, ou pour une structure plus complexe composée d’unités. Les unités vous aident à regrouper les emplacements pour mieux cibler et gérer vos communications.  Notons toutefois que les unités sont généralement déployées dans des entreprises de plus de 20 sites ou 1 000 utilisateurs.  Quelle que soit la taille de votre entreprise, essayez de faire au plus simple. 

Les emplacements doivent vous permettre de gagner en efficacité, faciliter la délégation et accroître la pertinence de vos contenus. Votre Customer Success Manager vous aidera à choisir la structure la plus adaptée à votre entreprise. 

Comment visualiser la structure d’emplacements de mon entreprise ?

Vous pouvez visualiser votre structure d’emplacements dans le panneau latéral de gauche, sous le tableau de bord Global. Cliquez sur « Global » pour accéder à la barre latérale des emplacements. Vos emplacements et unités s’affichent alors de manière structurée.