Visión general

Las ubicaciones inteligentes te permiten añadir o eliminar automáticamente usuarios de los grupos en función de sus atributos. Esto significa que las membresías se mantienen siempre actualizadas, con un mínimo de trabajo de los administradores.

Creación de una ubicación inteligente

1. Crea una nueva ubicación y opta por que los miembros se añadan automáticamente, o ve a la lista de miembros de una ubicación existente y haz clic en el botón 'Añadir normas'.                    
2. Ahora, especifica las normas para la pertenencia de los usuarios. Cada vez que se actualice un usuario y se guarden las normas, la Ubicación Inteligente comprobará si hay campos de perfil que cumplan estas condiciones.                                                                                                                                                                                                                                                                               Las reglas pueden hacer referencia a los campos del perfil de usuario y a los valores que pueden almacenarse en esos campos.  
3. Haz clic en 'Guardar'. Tu ubicación es ahora Inteligente.

Nota: Dependiendo del número de usuarios en la cuenta de tu empresa, la aplicación de normas puede tardar un poco. Simplemente, actualiza la página de ubicaciones para ver cómo se añaden miembros automáticamente.

¿Cómo funcionan las Ubicaciones Inteligentes?

Las Ubicaciones Inteligentes son ubicaciones que tienen definidas reglas de membresía. Estas reglas se refieren a los campos de perfil de los usuarios y sus valores.

Puede especificar condiciones para los valores de los campos de perfil, y la Ubicación inteligente comprobará si un usuario cumple o no estos criterios.

¿Cómo comprueba una Ubicación inteligente si hay actualizaciones?

La Ubicación inteligente comprueba si un usuario debe ser miembro de una Ubicación inteligente cuando se guardan cambios en las normas de la Ubicación inteligente, cuando se crea un usuario y cuando se actualiza el perfil de un usuario.

Las actualizaciones de los campos del perfil de usuario realizadas manualmente, a través de workflows o mediante importaciones de usuarios darán paso una comprobación de pertenencia a una Ubicación Inteligente.

¿Cuánto tardan en actualizarse las Ubicaciones Inteligentes?

Los cambios en la membresía a una ubicación inteligente no son instantáneos. En función del número de usuarios, el número de actualizaciones y las condiciones que deban comprobarse, la actualización de la ubicación inteligente puede tardar varias horas.

¿Puedo añadir o eliminar usuarios manualmente de una ubicación inteligente?

Sí, puedes añadir usuarios manualmente a una ubicación inteligente. Esto es básicamente, una anulación de las reglas de la Ubicación Inteligente.

También puedes eliminar usuarios de una ubicación inteligente manualmente. Recuerda que si eliminas un usuario que se añadió automáticamente, se volverá a añadir si se actualiza su perfil y sigue cumpliendo las normas de la ubicación inteligente.

Nota: La pertenencia a una ubicación aplicada a nivel de usuario (a través de la API, la importación de usuarios o el Dashboard) se considera 'manual', y se aplican las excepciones anteriores.

¿Qué ocurre cuando aplico reglas a una ubicación que ya tiene miembros?

Los miembros añadidos manualmente permanecen en la ubicación. Para automatizar la ubicación, puedes vaciarlo antes de aplicar una regla o eliminar los miembros que se añadieron manualmente después de aplicar la regla. Los usuarios que cumplan los criterios de la nueva ubicación se volverán a añadir automáticamente.

¿Qué campos de perfil puedo utilizar para crear una ubicación inteligente?

Puedes seleccionar cualquier campo de perfil. Los encontrarás en el menú desplegable cuando crees la norma.

Ten en cuenta que

• Todos los campos de perfil se tratarán como texto, independientemente del tipo de campo de perfil. Por ejemplo, si seleccionas el campo de perfil Fecha de contratación con el formato AAAA-MM-DD y deseas crear una ubicación que contenga todos los usuarios contratados en octubre de 2023, deberá seleccionar el operador en y proporcionar la lista de todas las fechas de octubre (2023-10-01, 2023-10-02, ... , 2023-10-31).
• Las Ubicación Inteligentes sólo admiten el operador y, lo que significa que todas las reglas añadidas deben ser verdaderas para que se aplique una pertenencia.

¿Qué tipo de operaciones admiten las reglas de las Ubicaciones Inteligentes?

Al seleccionar un campo de perfil, puedes especificar qué valor debe tener (operador «en») o no debe tener (operador «no en»).

Puedes especificar varios valores de campos de perfil para que se comprueben. Por ejemplo:

• Juan - lista con un único elemento, se comprobará si el nombre del usuario es o no Juan
• Juan, Jaime, Jacobo - se comprobará si el nombre del usuario es alguno de estos o ninguno de estos

También puede utilizar la API para añadir, actualizar y limpiar las reglas de las ubicaciones.

¿Cuántas reglas puedo añadir a una ubicación inteligente?

No hay límite en el número de reglas que puedes añadir a una ubicación inteligente.

¿Debe un usuario cumplir todas las condiciones para ser miembro de una ubicación inteligente?

Sí, las ubicaciones inteligentes solo permiten los operadores y lo que significa que todas las reglas añadidas deben ser ciertas para que se promueva la membresía.

Posibles conflictos con las sincronizaciones de usuarios

Para asignar correctamente los grupos a los tenants que utilizan UserSync, asegúrate de aplicar las reglas a través de UserSync o a través de Ubicaciones Inteligentes. Si las reglas se aplican en ambas soluciones pueden producirse conflictos. Por lo tanto, si pasas de UserSync a Ubicaciones Inteligentes, asegúrate de eliminar las reglas de pertenencia a ubicación de UserSync.

Si necesitas más ayuda para configurar tu Ubicación Inteligente, ponte en contacto con tu CSM, o contacta con Soporte.