Vista General de Formularios
La función Formularios te permite agilizar y digitalizar los procesos habituales en el lugar de trabajo.
Los empleados de primera línea pueden enviar formularios digitales a través de Beekeeper directamente al gestor correspondiente, eliminando la necesidad de soluciones en papel. A continuación, los gestores pueden procesar fácilmente la información ya digitalizada.
Hemos resumido algunos de los formularios más habituales en el lugar de trabajo en plantillas listas para usar, para que te resulte más fácil empezar. Consulta nuestra Biblioteca de plantillas para inspirarte. Puedes encontrar la Biblioteca de plantillas en el 'Cuadro de herramientas' desde la interfaz web de tu cuenta de Beekeeper. A continuación, simplemente filtra las plantillas de formularios o navega a través de los casos de uso y/o funciones.
Una vez creado el formulario, se puede añadir a tus Accesos Directos, o se puede compartir como un enlace en Streams, Chats, Campañas o como un código QR impreso en una puerta o una máquina.
Cada formulario puede enviarse a un Stream, a un Chat, a una dirección de correo electrónico como archivo PDF o a un Webhook. Si deseas vincular a otro destino externo, por ejemplo, hojas de Google, puede utilizar Zapier para hacerlo.
También tienes la opción de crear un formulario pre-rellenado. Crear un formulario pre-rellenado puede ser útil de varias maneras.
- Puedes ahorrar a los trabajadores una cantidad significativa de tiempo al rellenar automáticamente los campos con información que ya has proporcionado previamente. Esto puede ser especialmente útil para formularios que requieren mucha información repetitiva, como la información de contacto.
- También puedes mejorar la precisión de la información enviada. Al rellenar automáticamente los campos, hay menos posibilidades de que se produzcan errores, como errores tipográficos o números transpuestos.
- Los trabajadores no tienen que introducir manualmente la misma información una y otra vez, sino que pueden simplemente revisar y enviar el formulario.
Para crear un formulario rellenado previamente, haz clic en 'Imprimir código QR' y, a continuación, en 'Rellenar previamente y obtener código QR' en tu Dashboard > Cuadro de herramientas > Formularios > Compartir formulario.
También puedes crear un formulario pre-rellenado desde la vista de envío de un formulario en la aplicación. Solo tienes que pulsar en el formulario que deseas rellenar previamente, hacer clic en los tres puntos de la parte superior derecha y proceder a rellenarlo previamente.
Al rellenar un formulario, el proceso puede detenerse y reanudarse más tarde, ya que el progreso se almacena automáticamente en el dispositivo del usuario.
Como muchas de las listas de control en papel que nuestros clientes quieren digitalizar contienen imágenes o instrucciones escritas, hemos introducido la posibilidad de adjuntarlas al formulario digitalizado. Los administradores pueden adjuntar instrucciones como PDF o imágenes (jpeg o png) a sus formularios.
Si deseas que las imágenes adjuntas tengan un buen aspecto, sigue las instrucciones de tamaño que se indican a continuación:
- Para una sola imagen: 308px de altura
- Para dos (2) o tres (3) imágenes en la fila: lo mejor es una altura máxima de 240px (ancho adaptable en Web)
- Para más imágenes: altura máxima de 240px (ancho adaptable en Web, formato cuadrado en Móvil)
¿Cómo crear un formulario?
- Ve al Dashboard y haga clic en el Cuadro de herramientas, luego en Formularios
- Haz clic en 'Crear nuevo'.
- Selecciona Nuevo formulario o una de nuestras plantillas disponibles.
- Da un título a tu formulario
- Introduce la primera pregunta, la descripción de la pregunta y selecciona el tipo
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Para añadir más preguntas, campos de información, imágenes o un campo de fecha, haz clic en el botón '+'. Las imágenes tienen un tamaño máximo de 10 MB.
Ten en cuenta que algunas opciones sólo están disponibles en planes de suscripción superiores.
- También puedes adjuntar instrucciones como PDF e imágenes (jpeg y png) a un campo de formulario.
- Haz clic en 'Guardar formulario' y, a continuación, en 'Compartir', debajo de 'Título del formulario'.
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Puedes compartir un formulario de varias formas, como generando un código QR, copiando un enlace, compartiéndolo en una stream o chat, o creando un acceso directo. A continuación se ofrecen más detalles.
- Compartir un enlace. Para copiar un enlace al formulario, haz clic en la opción 'Compartir un enlace'. Aparecerá una confirmación en la esquina superior derecha, indicando que el enlace se ha copiado correctamente en el portapapeles.
- Imprimir código QR. Para imprimir un código QR, selecciona la opción 'Imprimir código QR'. A continuación, haz clic en 'Descargar código QR' para guardar el código QR generado. Además, existe la opción de rellenar previamente el formulario con información y generar el código QR correspondiente.
- Compartir en stream / Compartir en chat. Opta por 'Compartir en stream' o 'Compartir en chat' seleccionando la opción correspondiente y enviando la información requerida. Asegúrate de proporcionar todos los datos necesarios, como los nombres del stream o del chat, antes de confirmar la acción.
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Crear un acceso directo. Genera un acceso directo haciendo clic en la opción 'Crear un acceso directo'. Sigue las instrucciones para enviar la información requerida. Esta función permite acceder rápidamente al formulario a través del acceso directo creado.
- Se requiere 'Sección', crea una si aún no hay secciones creadas.
- Si no se proporciona un icono personalizado, se utilizará el predeterminado.
- Sólo los administradores globales pueden crear accesos directos.
- Compartir un enlace. Para copiar un enlace al formulario, haz clic en la opción 'Compartir un enlace'. Aparecerá una confirmación en la esquina superior derecha, indicando que el enlace se ha copiado correctamente en el portapapeles.
- Dependiendo de a dónde deba enviarse el formulario enviado, puedes configurarlo en 'Notificaciones' en la pestaña 'Configuración'. El formulario cumplimentado puede enviarse en formato PDF a un chat, un stream, una dirección de correo electrónico o compartirse con terceros mediante un Webhook.
Ten en cuenta que algunas opciones sólo están disponibles en planes de suscripción superiores.
Permisos de creación y edición de formularios
Hemos introducido muchas posibilidades para colaborar en los formularios:
- Los administradores de grupo, ubicación y globales pueden crear formularios;
- Una vez que hayas creado un formulario, también podrás añadir otros administradores (de grupo, de ubicación y globales) que puedan gestionar el formulario contigo; los llamamos editores.
- Si alguien tiene acceso a gestionar el formulario contigo, significa que puede ver el formulario en el panel de control, realizar cambios en él, ver las exportaciones de Excel descargadas y mucho más.
Así es como puedes añadir editores al formulario que has creado:
- Seleccione el formulario deseado en el Dashboard y ve a la pestaña 'Configuración'.
- Haz clic en el campo Editores.
- Escribe los nombres o elígelos en el menú desplegable y haga clic en 'Guardar'. También es posible incluir grupos si muchas personas están autorizadas a modificar el formulario.
Permisos de respuesta
Puedes establecer que 'Todos', o que grupos o individuos o ubicaciones de personas puedan responder al formulario y rellenarlo. De este modo, sólo los usuarios que cumplan los requisitos podrán ver el formulario que les corresponda. Los respondedores del formulario pueden configurarse en consecuencia en la pestaña 'Configuración', en el campo 'Usuarios que han respondido'.
Permisos de acceso a los espectadores
Puede establecer que 'todo el mundo, o que grupos o individuos o ubicaciones de personas puedan ver el formulario enviado.
Esto es importante para muchos de los casos de uso de nuestros clientes; por ejemplo, si un formulario sobre problemas de mantenimiento se envía a un stream de 'Equipo de mantenimiento' con mayoría de no administradores, estos informes no serían muy procesables si estos miembros del equipo no pudieran ver el informe de mantenimiento. Los derechos de acceso de los visualizadores pueden configurarse en la pestaña Configuración, en el campo Visualizadores.
Traducciones en línea en los formularios
Ahora, los trabajadores de primera línea más diversos pueden entender al instante los formularios que se les envían traduciéndolos a su idioma preferido. Las traducciones en línea en los formularios ayudan a reducir la confusión y a eliminar los costosos errores causados por la falta de comunicación. Las traducciones garantizan que todo el contenido del formulario pueda traducirse de su idioma original al idioma del dispositivo del usuario en los móviles o al idioma del navegador en los ordenadores.
Puede obtener más información sobre las traducciones en línea aquí.
Cómo asignar un formulario
Puedes incluir fácilmente un formulario en una tarea que asigne a otro usuario. Sólo tienes que seleccionar uno de los formularios a los que tiene derechos de acceso en un menú desplegable bajo 'Adjuntar formulario'.
De este modo, podrás seguir el progreso de su trabajo. Siempre que el usuario empiece a rellenar un formulario incluido en una tarea, el estado de la tarea pasará automáticamente de 'Por hacer' a 'En curso', y finalmente se cerrará cuando se envíe el formulario.
El usuario verá el formulario en su tarea en los 'Detalles de la tarea' bajo la pestaña 'Tarea'.
Cómo conectar un formulario con Zapier
Los formularios Beekeeper pueden utilizar Webhooks para desencadenar eventos cuando se envía un formulario. Esta funcionalidad puede ser cualquier cosa, desde introducir los datos del formulario en una hoja de cálculo, o enviar un correo electrónico a una persona específica. Explora las posibilidades de Zapier aquí.
Conectar un webhook para esta funcionalidad es bastante sencillo.
- Dentro de Zapier, crea un evento de activación Catch Hook con Webhooks by Zapier. Siguiendo el asistente de configuración, copia la URL de Personalizada Webhook en tu portapapeles.
- En Beekeeper, selecciona el campo Webhook en la pestaña 'Configuración', en la parte inferior de la página.
- Pega la URL del Webhook personalizado copiada en el cuadro de diálogo y pulsa Guardar.
- Visita este artículo del centro de ayuda para completar la configuración.
¿Cómo se exportan los envíos de formularios a Excel?
Para exportar los envíos de formularios a Excel
- Ve a tu lista de formularios
- Haz clic en el icono de engranaje situado junto al formulario del que desea obtener los envíos
- Haz clic en 'Exportar resultados'
Formato de texto enriquecido en los formularios para compartir a través de chats
El formato de texto enriquecido puede utilizarse en el campo de mensaje de la modalidad 'Compartir en chat' para hacerlo más legible y para añadir énfasis a determinadas partes del mensaje.
La lista de etiquetas actualmente admitidas para el formato de texto enriquecido en chats puede consultarse en este artículo.
Formato de texto enriquecido en formularios compartidos a través de Streams
El formato de texto enriquecido puede utilizarse en el campo de mensaje de la modalidad 'Compartir en Stream' para hacerlo más legible y para añadir énfasis a ciertas partes del mensaje.
La lista de etiquetas admitidas actualmente para el formato de texto enriquecido en streams puede encontrarse en este artículo.
Limitaciones
Las siguientes limitaciones se aplican a determinados tipos de preguntas:
- Texto corto
La longitud máxima del texto es de 32.000 caracteres. - Texto largo
La longitud máxima del texto es de 32.000 caracteres. - Carga de imágenes
El tamaño máximo de archivo es de 10 MB. - Carga múltiple de imágenes
El tamaño máximo total es de 25 MB y está limitado a 10 archivos. Cada archivo debe tener menos de 10 MB. - Carga de archivos. El tamaño máximo de los archivos es de 10 MB. Se admiten los siguientes archivos: imágenes (por ejemplo .jpg, .png, .gif), vídeos (.mp4 y .mov), documentos PDF (.pdf), Excel (.xls, .xlsx), Word (.doc, .docx) y PowerPoint (.ppt, .pptx).
- Carga múltiple de archivos. El tamaño máximo total de carga es de 25 MB y está limitado a 10 archivos. Cada archivo debe tener menos de 10 MB. Se admiten los siguientes archivos: imágenes (por ejemplo .jpg, .png, .gif ), vídeos (.mp4 y .mov), documentos PDF (.pdf), Excel (.xls, .xlsx), Word (.doc, .docx) y PowerPoint (.ppt, .pptx).
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