Einleitung

In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du eine Excel-Vorlage für die Datenzuordnung (engl. Exel Mapping) ausfüllst, die für die Integration der Nutzersynchronisierung erforderlich ist. Bevor Du beginnst, sollten alle notwendigen Vorbereitungen getroffen werden:

• Richte alle Profilfelder, Gruppen und Standorte (falls verwendet) ein.
• Lade eine aktuelle Nutzerliste (via Nutzerexport) aus Beekeeper herunter. (Befolge dazu Schritt 1 in diesem Artikel.)
• Lade die Excel-Datei für die Datenzuordnung herunter, die Dein CSE mit Dir geteilt hat.

Überblick über die Excel-Datei

Die Excel-Datei für die Datenzuordnung besteht aus zwei Arbeitsblättern:

1. „Mapping“ und 
2. Beekeeper User Export

Auf dem Arbeitsblatt „Mapping“ befinden sich die folgenden 5 Spalten:

• HRIS Field Name: Wähle in dieser Spalte das Feld eures HR-Systems aus, das für die Zuordnungsregel verwendet werden soll.
  
  
  
• Mapping Type: Wähle in dieser Spalte die Zuordnungsregel aus, die Du verwenden möchtest (weitere Informationen findest Du weiter unten).
  
  
  
• Beekeeper Name: Wähle in dieser Spalte das Beekeeper-Feld aus, dem das Feld eures HR-Systems zugeordnet werden soll.
  
  
  
• Specific Mapped Value: Dieses Feld ist relevant, wenn Du eine spezifische Zuordnung vornehmen möchtest.
• Automated Editor Notes: In dieser Spalte werden alle Fehlermeldungen angezeigt, falls die Zuordnung ungültig ist.

Auf dem Arbeitsblatt Beekeeper User Export müssen die Platzhalter für die Profilfelder, Gruppen und Standorte (falls verwendet) hinzugefügt werden. Führe dazu die folgenden Schritte aus:

• Öffne die Excel-Datei Deines Beekeeper-Nutzerexports.
• Lösche darin die Spalten von suspended bis first_login_UTC+0, wie hier aufgelistet:
  • Suspended
  • Timezone
  • Role
  • Notifications
  • Digest_mails
  • Review_status
  • created_UTC+0
  • used_UTC+0
  • last_login_UTC+0
  • first_login_UTC+0

• Nach dem Löschen dieser zusätzlichen Spalten stellt die erste Zeile die Zuordnungsplatzhalter für die Profilfelder, Gruppen und Standorte aus Beekeeper dar. Markiere und kopiere diese Zeile.
  
  
  
• Wechsle zu Deiner Excel-Datei für die Datenzuordnung und zeige das zweite Arbeitsblatt (Beekeeper User Export) an.
• Füge die kopierte Zeile mit den Beekeeper-Platzhaltern in die erste Zeile dieses Arbeitsblatts ein.
  
  
  

Arten der Datenzuordnung

Für die Zuordnung kannst Du wählen, wie die Felder eures HR-Systems den entsprechenden Beekeeper-Profilfeldern, Gruppen und Standorten zugeordnet werden sollen. Für Gruppen und Standorte kannst Du entweder eine allgemeine Zuordnung oder eine spezifische Zuordnung vornehmen, die wir beide gleich im Anschluss erklären:

Profil-Zuordnung

Mit dieser Zuordnungsart kannst Du ein Feld eures HR-Systems einem bestimmten Profilfeld in Beekeeper zuordnen. Wenn das Feld eures HR-Systems zum Beispiel givenName lautet, kannst Du es dem Platzhalter firstname des Beekeeper-Profils zuordnen. Hier einige Beispiele für eine Profil-Zuordnung:

Allgemeine Zuordnung (Gruppen und Standorte)

Mit der allgemeinen Zuordnung kannst Du ein Feld eures HR-Systems Beekeeper-Gruppen oder Beekeeper-Standorten zuordnen. Bei einer allgemeinen Gruppenzuordnung wählst Du z. B. das HR-Feld „department“, in dem den Nutzern u. a. Werte wie Finanzen, Marketing oder IT zugeordnet sind. Die Integration sucht in Beekeeper nach den Gruppen, deren Namen exakt diesen Werten entsprechen, worauf die jeweiligen Gruppenmitglieder entsprechend zugeordnet werden.
Die Bedingung für diese Zuordnungsart ist, dass die Namen eurer Beekeeper-Gruppen genau mit den Werten des HR-Feldes übereinstimmen, das Du für die Zuordnung auswählst. Die gleiche Regel gilt auch für die allgemeine Standortzuordnung. Unten siehst Du je ein Beispiel für eine Gruppen- bzw. Standortzuordnung.

Spezifische Zuordnung (Gruppen und Standorte)

Mit dieser Zuordnungsart kannst Du Feldwerte Gruppen (oder Standorten) zuordnen, deren Wert nicht mit dem Namen der Beekeeper-Gruppe (oder des Standorts) übereinstimmt. Das Feld „department“ eures HR-Systems hat zum Beispiel den Wert HR, aber die Beekeeper-Gruppe, die Du zuordnen möchtest, heißt Human Resources. In diesem Fall ermöglicht Dir die spezifische Zuordnung, den Wert HR des „department“-Feldes der Beekeeper-Gruppe Human Resources zuzuordnen. Unten siehst Du einige Beispiel für spezifische Gruppen- bzw. Standortzuordnungen.

Wichtiger Hinweis für die spezifische Zuordnungen: Jede Zuordnungsregel muss in einer eigenen Zeile stehen (siehe obiges Beispiel).

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