SharePoint-Integration mit der Beekeeper-Dokumentbibliothek

6) Warum benötigt das Beekeeper-Token den Zugriff "Read All/Write All" auf SharePoint-Seiten und -Dateien, wenn Nutzer die auf Beekeeper eingestellten Dokumente nur lesen können?

Wir haben uns für eine Lösung entschieden, die die Dateien mit einem temporären Zugriff in Beekeeper auslagert, anstatt sie direkt durch unseren Dienst zu leiten. Dies ist ein viel effizienterer und schnellerer Weg, eine Integration zu implementieren, und weil es besonders wichtig ist, dass die Dokumente immer aktuell sind, haben wir uns bei der SharePoint-Integration für diese Option entschieden.
Damit wir diese Dateien auslagern können, müssen wir temporäre URLs generieren, damit diese Dateien in Beekeeper aufgelistet werden können (die URLs sind temporär, die Auflistung bleibt dann aber bestehen, damit die Nutzer diese Dateien lesen können). Das Bot-Konto in dieser Konfiguration ist eigentlich eher eine Anwendung, die wir benötigen, um die Verbindung zu SharePoint herzustellen. Dieser Bot/diese Anwendung implementiert die Auflistung von Ordnern oder Dateien in Beekeeper und macht sie über diese temporäre URL verfügbar.
Der Grund, warum dieser Bot/diese Anwendung so hohe Zugriffsberechtigungen benötigt, liegt darin, dass die Generierung von temporären URLs nur mit dem "Write All"-Zugriff möglich ist. Allerdings wurde dieser spezielle Bot/diese Anwendung gezielt für die SharePoint-Integration erstellt, ist nur mit Zugriff auf die Graph Library von Microsoft (in Deinem Konto) nutzbar und wird keine anderen Informationen als die von Dir bereitgestellten löschen, erstellen, verschieben oder auf sie zugreifen, da dieser Vorgang nicht im Bot/in der Anwendung implementiert wurde.

7) Welche Schritte werden vom Customer Success Manager durchgeführt, um die Verbindung einzurichten?

Die SharePoint-Integration ist eine Selbstbedienungsfunktion, der Kunde nimmt die
Konfiguration also selbst vor. Kunden können Unterstützung durch einen CSM/CSE anfordern,
dieser Service wird ihnen jedoch in Rechnung gestellt. Sofern der Kunde sich mit den Zusatzkosten
einverstanden erklärt, richtet der Customer Success Manager oder Customer Success Engineer
die Integration unter Verwendung der SharePoint-Anmeldedaten der Site ein, auf der die Ordner
und Dateien liegen, die Sie über Beekeeper freigeben möchten. Die Einrichtung erfolgt mithilfe
einer JSON-Datei, die die Anmeldedaten enthält. Nach Abschluss der Einrichtung können Sie
die Integrationsordner selbst erstellen.

Unsere CSMs und CSEs unterliegen besonderen vertraglichen Verpflichtungen für den Umgang
mit sensiblen Daten von Kunden. Anmeldedaten, die Sie ihnen zur Verfügung stellen, sind also
im Rahmen ihrer Verantwortlichkeiten geschützt. Dessen ungeachtet ist unser Bot nur dazu
berechtigt, Informationen aus den von Ihnen gewählten Ordner abzurufen. Wir haben keine
anderen Möglichkeiten implementiert, den Bot Informationen auf SharePoint lesen oder
schreiben zu lassen – die einzige in der Integration implementierte Aktivität ist das Generieren
temporärer URLs.

8) Warum müssen wir in Schritt 8 die Admin-Zustimmung für Beekeeper erteilen?

Unser Bot muss an die Microsoft-API andocken, damit er die temporären Links generieren kann, wie wir sie für die Integration implementiert haben. Da dies nur mit dem "Write All"-Zugriff möglich ist, gibt es zu diesem Schritt keine Alternative. Wie oben jedoch auch erwähnt, sind die einzigen „Rechte“ (auch von Microsoft auf dem Screenshot auf Seite 8 erwähnt), die auf der Beekeeper-Seite für diesen Bot implementiert sind, temporäre URLs pro Datei oder Ordner zu generieren — der Bot/die Anwendung ist nicht in der Lage, etwas anderes zu tun.
Aus der Dokumentation der Microsoft Graph API: Wenn Du die Microsoft Graph Security API aus einer benutzerdefinierten oder eigenen Anwendung aufrufst, muss der Azure AD-Tenant-Administrator Deiner Anwendung explizit die Zustimmung erteilen. Dies ist sowohl für die Berechtigung auf Anwendungsebene als auch für die vom Benutzer delegierte Berechtigung erforderlich.

9) Gibt es Berichte oder Protokolle, aus denen leicht ersichtlich ist, wann und von wem auf ein Dokument innerhalb der nativen Dokumentbibliothek von Beekeeper und den freigegebenen Dokumentenordner von SharePoint zugegriffen wurde?

Da wir die freigegebenen SharePoint-Ordner und -Dateien nicht auf unseren Servern speichern, gibt es derzeit keine Möglichkeit für Berichte oder Protokolle, aus denen hervorgeht, wann und von wem auf ein Dokument innerhalb der Beekeeper-Dokumentbibliothek zugegriffen wurde.

10) Welche Technologie und Steuerung wird verwendet, um die sichere Dateifreigabe für die SharePoint-Anmeldeinformationen zu generieren?

Wir verwenden die sichere Cloud-Management-Software Box, damit Du eure SharePoint-Anmeldedaten mit uns teilen kannst. Box wendet strenge Datenschutz- und Branchen-Compliance-Anforderungen an.

11) Wir geben die DriveID mit der Integration frei. Würde das nicht bedeuten, dass jede Drittpartei eine statische URL verwenden könnte, um auf jeden Ordner zuzugreifen, der zu diesem Laufwerk gehört?

Nein. Um Zugriff auf die SharePoint-Daten (Dateien und Ordner) zu erhalten, muss ein Nutzer über ein Konto mit allen erforderlichen Berechtigungen in SharePoint verfügen. Über die DriveID zu verfügen, gewährt nicht automatisch Zugriff auf die Dateien und Ordner.

Wenn Du weitere Fragen hast, setze Dich mit Deinem Customer Success Manager in Verbindung oder reiche eine Anfrage unten ein.