Informationen zu Events und Schulungen via Beekeeper kommunizieren

Du hast Dich vielleicht auch schon gefragt, ob sich Veranstaltungen und Schulungen via Beekeeper kommunizieren lassen. Wir haben gute Neuigkeiten! Mithilfe von Workflows, Dienstplänen, Formularen, Streams und Kampagnen kannst Du Deine Mitarbeitenden und Teams über Veranstaltungen und Schulungen informieren.

Option 1: Dienstpläne/Schichten, Formulare und Workflows

• Erstelle einen Schichtplan für das Team oder den Standort, für das/den eine Veranstaltung oder eine Schulung gedacht ist, z. B. „Sicherheitsschulung“ oder „Abteilungsfest“.
• Nutze dafür die Dienstplanfunktion im Admin-Bereich und definiere für jede Veranstaltung und jede Schulung eine Schicht.
  • Wähle pro Veranstaltung/Schulung einen eindeutigen Namen. 
  • Die Beschreibung kann einen kurzen Text über die Schulung oder Veranstaltung oder Informationen wie den Ort enthalten. 
  • Lege jeweils Startzeit und Ende fest. 
  • Wähle unterschiedliche Farben für die „Schichten“, um die Veranstaltungen und Schulungen besser hervorzuheben (optional). 
• Füge unter „Mitglieder“ Gruppe(n) und Standort(e) hinzu, für die die Veranstaltung oder die Schulung relevant sind.
• Lade dann die Excel-Vorlage für die nächste Planungsperiode herunter (je nach Planungsrhythmus kann das z. B. monatlich oder quartalsweise geschehen).
• Füge nun die erstellten „Schichten“ für jeden Nutzer am entsprechenden Tag hinzu (am besten durch Kopieren/Einfügen). 
• Speichere die Excel-Datei und lade sie wieder in Beekeeper hoch.

Jetzt werden die Veranstaltungen und Schulungen den Nutzern in ihren Schichtplänen oder im Dienstplan-Widget auf der Startseite angezeigt. 

Damit sich Mitarbeitende für die Veranstaltungen anmelden können, stelle ihnen ein entsprechendes Formular zur Verfügung. Mithilfe von Workflows kannst Du dann z. B. Anmeldungen per Chat bestätigen oder diese Nutzer einer Gruppe hinzufügen, die eigens für die Veranstaltung/Schulung erstellt wurde und so gezielte Kommunikation (via Kampagne, Umfrage oder einen temporären Stream) ermöglicht. 

Option 2: Streams/Kampagnen, Formulare, Dienstpläne, Workflows

• Füge einem Beitrag oder einer Kampagne über bevorstehende Veranstaltungen oder Schulungen einen Link zu einem Formular hinzu, über das sich Mitarbeitende anmelden können.
• Nutze Workflows, um Mitarbeitende, die sich via Formular angemeldet haben, einer eigens dafür erstellten Gruppe hinzuzufügen. 
• Erstelle einen neuen Dienstplan mit einer Schicht für die Veranstaltung oder Schulung, die mit Bezeichnung und Details wie Startzeit, Ende und Ort versehen ist.
• Füge die erstellte Gruppe nach Anmeldeschluss dem Dienstplan als Mitglieder hinzu.
• Lade die Excel-Vorlage hinunter und füge die Veranstaltung oder Schulung für jedes Mitglied am entsprechenden Tag hinzu.
• Speichere die Excel-Datei und lade sie wieder in Beekeeper hoch, damit die angemeldeten Personen die Veranstaltung oder Schulung in ihrem Schichtplan sehen können.
• Zusätzlich kannst Du die Gruppe der angemeldeten Personen auch nutzen, um Informationen via Stream, Umfrage oder Kampagne zu teilen.