Formulare

Übersicht über Formulare

Mit der Formular-Funktion kannst Du häufige Arbeitsabläufe vereinheitlichen und digitalisieren.

Systemrelevante Mitarbeitende können Formulare über Beekeeper direkt digital den zuständigen Vorgesetzten einreichen, wodurch Papierformulare überflüssig werden. Vorgesetzte können dann die bereits digitalisierten Daten leicht weiterverarbeiten.

Für einige der häufigsten Formulare, die im betrieblichen Umfeld zum Einsatz kommen, stehen Dir sofort einsatzbereite Vorlagen zur Verfügung. In der Vorlagenbibliothek findest Du fertige Vorlagen und Ideen für weitere Formulare. Die Vorlagenbibliothek befindet sich in der Toolbox der Beekeeper-Web-App. Dann filtere einfach Formularvorlagen oder durchsuche Anwendungsfälle und/oder Funktionen.

Sobald ein Formular erstellt wurde, kann es den Verknüpfungen hinzugefügt oder als Link in Streams, Chats, Kampagnen oder über einen ausgedruckten QR-Code an einer Maschine oder Tür angebracht geteilt werden.

Jedes eingereichte Formular kann an Streams, Chats oder als PDF an eine E-Mail-Adresse weitergeleitet oder mit einem WebHook verbunden werden. Wenn Du die Formulareingaben an einen externen Bestimmungsort senden möchtest, z. B. an ein Google Sheet, kannst Du das mithilfe von Zapier tun.

Du hast auch die Möglichkeit, ein vorausgefülltes Formular zu erstellen. Diese Option hat verschiedene Vorteile:

• Es kann Mitarbeitenden eine Menge Zeit ersparen, wenn Felder automatisch mit zuvor bereitgestellten oder bereits bekannten Informationen ausgefüllt werden. Das ist besonders bei Formularen nützlich, die viele repetitive Informationen verlangen, wie z. B. Kontaktinformationen.
• Auch die Richtigkeit der Eingaben kann so sichergestellt werden. Die Wahrscheinlichkeit für Fehler wie Tippfehler oder falsch übertragene Nummern sinkt, wenn Felder automatisch ausgefüllt werden.
• Mitarbeitende müssen Informationen nicht immer wieder manuell eingeben. Stattdessen können sie die vorausgefüllten Angaben überprüfen und das Formular senden.

Um ein vorausgefülltes Formular zu erstellen, geh zum Admin-Bereich > Toolbox > Formulare, klicke beim entsprechenden Formular auf das Zahnradsymbol und auf „Formular teilen“ und klicke dann auf „QR-Code drucken“ und „Vorab ausfüllen und QR-Code abrufen“.

Es ist auch möglich, ein vorausgefülltes Formular über das verlinkte Formular in der Toolbox in der Web-App zu erstellen. Klicke dazu zuerst auf das Formular, dem Du vorausgefüllte Angaben hinzufügen möchtest, dann auf die drei waagerechten Punkte in der oberen rechten Ecke des Formulars. Ergänze das Formular dann mit den gewünschten Angaben. 

Das Ausfüllen von Formularen kann auch unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden, da der Ablauf automatisch auf dem Gerät des Nutzers zwischengespeichert wird.

Da viele der Checklisten, die unsere Kunden digitalisieren möchten, Bilder oder schriftliche Anweisungen enthalten, ist es Admins nun möglich, solche an das digitalisierte Formular anzuhängen. Zu den möglichen Formaten gehören .pdf, .jpeg oder .png.

Wenn Du möchtest, dass Deine Bildanhänge gut aussehen, befolge diese Empfehlungen zu den Größenangaben:

• Für ein einzelnes Bild: 308px in der Höhe

• Für zwei oder drei Bilder in einer Reihe: am besten eine Höhe von max. 240px (angepasste Breite im Web-Browser)

• Für mehr als drei Bilder: eine max. Höhe von 240px (angepasste Breite im Web-Browser, quadratisch auf mobilen Geräten)

Wie erstelle ich ein Formular?

1. Gehe zum Admin-Bereich und klicke in der seitlichen Navigationsleiste auf „Toolbox“, dann auf „Formulare“.
   
   
   
2. Klicke auf „Neu hinzufügen“.
   
3. Wähle zwischen „Neues Formular erstellen“ oder „Vorlagen durchsuchen“.    
   
   
4. Gib dem Formular einen Titel.
5. Formuliere Deine erste Frage und die Beschreibung und wähle das Feldformat aus.
6. Um weitere Fragen, Informationsfelder, Bilder oder Datumsfelder hinzuzufügen, klicke auf das „+“-Zeichen. Bilder können eine maximale Größe von 10 MB aufweisen.
   
   Bitte beachte, dass einige Optionen nur in höheren Preispaketen verfügbar sind.
   
   
7. Du kannst einem Formularfeld auch Instruktionen im PDF-Format oder Bilder (.jpeg and .png) anhängen.
   
   
   
8. Klicke unten auf „Formular speichern“ und dann oben, unterhalb des Formulartitels, auf das Register „Teilen“.
   
   
   
9. Formulare können auf unterschiedliche Weise mit der Zielgruppe bzw. den Empfängern geteilt werden, z. B., indem Du einen QR-Code generierst, den Link kopierst, das Formular in einem Chat oder Stream teilst oder eine Verknüpfung erstellst. Wie diese Möglichkeiten funktionieren, erklären wir gleich im Anschluss.
   
   
   1. QR-Code drucken: Um einen QR-Code zu drucken, wähle „QR-Code drucken“. Klicke anschließend auf „QR-Code herunterladen“, um den generierten QR-Code zu speichern. Zusätzlich hast Du die Möglichkeit, das Formular mit Informationen vorauszufüllen und danach den entsprechenden QR-Code für das vorausgefüllte Formular zu generieren.
      
      
      
      
   2. Einen Link teilen: Um einen Link zu kopieren, der zum Formular weiterleitet, klicke auf „Einen Link teilen“. Oben rechts im Bildschirm erscheint eine Bestätigung, dass der Link erfolgreich in die Zwischenablage kopiert wurde.
      
      
      
      
   3. In Stream teilen/In Chat teilen: Du kannst Formulare auch in Streams oder Chats teilen, indem Du auf die entsprechende Option klickst und dann die benötigten Informationen eingibst. Stelle sicher, dass Du alle nötigen Angaben wie Stream- oder Chat-Name machst, bevor Du die Aktion ausführst.
      
      
      
   4. Verknüpfung erstellen: Erstelle eine Verknüpfung, indem Du auf „Verknüpfung erstellen“ klickst. Ergänze alle benötigten Information und klicke dann auf „Erstellen“. Über die erstellte Verknüpfung können Mitarbeitende schnell auf das Formular zugreifen.
      
      - Die Angabe „Bereich“ ist erforderlich. Füge einen Bereich hinzu, falls noch keiner vorhanden ist.
      - Falls Du kein eigenes Symbol hinzufügst, wird ein Standard-Symbol verwendet.
      - Nur globale Admins haben die Berechtigung, Verknüpfungen zu erstellen.
10. Unter „Benachrichtigungen“ im Register „Einstellungen“ kannst Du festlegen, wohin das eingereichte Formular gesendet werden soll. Das fertig ausgefüllte Formular kann als PDF an eine E-Mail-Adresse, an einen Chat oder einen Stream gesendet oder via WebHook mit Dritten geteilt werden.
    
    Bitte beachte, dass einige Optionen nur in höheren Preispaketen verfügbar sind.
    
    

Berechtigungen für die Erstellung und Bearbeitung von Formularen

Wir haben weitere Möglichkeiten eingeführt, um die Zusammenarbeit an Formularen zu erleichtern:

• Gruppen- und Standort-Admins sowie globale Admins können Formulare erstellen.

• Sobald Du ein Formular erstellt hast, kannst Du andere Admins (Gruppen- und Standort-Admins sowie globale Admins) hinzufügen, damit sie gemeinsam mit Dir an dem Formular arbeiten können; wir nennen diese Berechtigungsstufe „Editoren“.

• Wenn jemand die Bearbeitungsberechtigung für ein Formular hat, kann diese Person im Admin-Bereich auf das Formular zugreifen, Änderungen am Formular vornehmen, die Formulareingaben als Excel-Datei herunterladen und die Ergebnisse einsehen, und vieles mehr.  

Hier siehst Du, wie Du anderen Personen die Berechtigung zur Bearbeitung Deines Formulars erteilst:

1. Wähle im Admin-Bereich ein Formular aus der Liste aus und klicke auf das Register „Einstellungen“.
2. Klicke auf die Option „Editoren“.
3. Tippe den gewünschten Namen ein oder wähle einen aus der Drop-down-Liste, klicke dann auf „Speichern“. Man kann auch ganze Gruppen hinzufügen, falls mehrere Personen berechtigt sind, das Formular zu bearbeiten.
   
   
   
   
   

Berechtigung zur Ansicht eines Formulars

Du kannst die Einstellungen so vornehmen, dass alle (öffentlich) oder auch nur einzelne Gruppen, Einzelpersonen oder einzelne Standorte auf das Formular zugreifen und es ausfüllen können. Auf diese Weise ist das Formular nur für die Personen sichtbar, für die es auch relevant ist. Die Antwortsender können so dementsprechend im Register „Einstellungen“ unter „Antwortsender“ festgelegt werden.

Zugangsberechtigung zu den Formulareingaben

Du kannst die Einstellungen so vornehmen, dass alle (öffentlich) oder auch nur einzelne Gruppen, Einzelpersonen oder einzelne Standorte das eingereichte Formular sehen können.

Das ist für viele der Einsatzbereiche unserer Kunden wichtig. Wenn beispielsweise ein Wartungsformular als Link an den Stream eines Wartungsteams weitergeleitet wird, dem mehrheitlich keine Admins angehören, so wäre die Weiterbearbeitung stark eingeschränkt, wenn das Team keinen Zugang zu den Formulareingaben hätte.

Übersetzungsfunktion für Formulare

Sprachbarrieren sind ein häufiges Hindernis in einer vielfältigen Belegschaft. Deshalb können Mitarbeitende auch Formulare in ihre bevorzugte Sprache übersetzen. Das sichert die Kommunikation zwischen Unternehmen und Belegschaft und minimiert Missverständnisse. Mit der Übersetzungsfunktion lassen sich alle Inhalte des Formulars entweder in die Gerätesprache (auf mobilen Geräten) oder in die Browser-Sprache (bei PCs) der Nutzer übersetzen.

Mehr zur Übersetzungsfunktion findest Du hier.

Zuteilen von Formularen

Du kannst ein Formular ganz einfach einem anderen Nutzer zur Bearbeitung zuweisen, indem Du es in eine Aufgabe einbettest. Wähle dazu aus der Drop-down-Liste unter „Formular anhängen“ ein Formular aus, auf das Du selber Zugriff hast. 

Dadurch bist Du in der Lage, den Bearbeitungsfortschritt des Formulars nachzuverfolgen. Sobald der Nutzer beginnt, das eingebettete Formular auszufüllen, ändert sich der Status der Aufgabe automatisch von „Ausstehend“ zu „In Bearbeitung“. Die Aufgabe wird abgeschlossen, wenn das Formular eingereicht wurde.

Das Formular erscheint dann in der Aufgabenfunktion des Nutzers unter „Aufgabendetails“ > „Aufgabe“.

Wie verbinde ich ein Formular mithilfe von Zapier?

Beekeeper-Formulare können mittels WebHooks Ereignisse auslösen, sobald ein Formular eingereicht wird. Dazu gehört z. B. das Erfassen von Daten in einer Tabellen-Datei oder dem Senden einer E-Mail an eine bestimmte Person. Erfahre hier mehr über die unzähligen Möglichkeiten, die Zapier bietet.

Einen WebHook für den aktuellen Anwendungsfall einzurichten, ist ganz einfach.

1. Gehe zur Zapier-App. Erstelle mithilfe von Webhooks by Zapier einen Catch Hook-Auslöser (Trigger). Folge den weiteren Anweisungen des Assistenten und kopiere die Custom Webhook URL in Deine Ablage. 
   
   
   
   
2. Klicke in Beekeeper im Register „Einstellungen“ ganz unten auf der Seite auf WebHook.
   
   
   
   
3. Füge die kopierte Custom Webhook URL in das Textfeld ein und klicke auf Speichern.
   
   
   
   
4. Um diesen Vorgang abzuschließen, findest Du weitere Informationen in diesem Help-Center-Artikel.

Wie exportiere ich eingereichte Formulareingaben mit Excel?

Um Formulareingaben mit Excel zu exportieren:

1. Gehe im Admin-Bereich zu Deiner Liste von Formularen.
2. Klicke rechts außen auf das Zahnrad-Symbol des Formulars, von dem Du die Eingaben exportieren willst.
3. Klicke auf „Eingaben exportieren“.

Textformatierung in über Chats geteilte Formulare

Im Modus „Via Chat teilen“ kann der Text im Nachrichtenfeld formatiert werden, um die Lesbarkeit zu verbessern und bestimmte Teile der Nachricht hervorzuheben.

Die Liste der derzeit unterstützten Tags für die Rich-Text-Formatierung in Chats findest du in diesem Artikel.

Textformatierung in über Streams geteilte Formulare

Im Modus „Via Stream teilen“ kann der Text im Nachrichtenfeld formatiert werden, um die Lesbarkeit zu verbessern und bestimmte Teile der Nachricht hervorzuheben.

Die Liste der derzeit unterstützten Tags für die Rich-Text-Formatierung in Streams findest du in diesem Artikel.

Einschränkungen

Die folgenden Einschränkungen gelten für bestimmte Fragetypen:

1. Kurzer Text: Die maximale Länge beträgt 32.000 Zeichen.
2. Langer Text: Die maximale Länge beträgt 32.000 Zeichen.
3. Bild hochladen: Die maximale Dateigröße beträgt 10 MB.
4. Hochladen mehrerer Bilder: Es können maximal 10 Dateien mit einer Gesamtgröße von maximal 25 MB hochgeladen werden. Jede Datei muss weniger als 10 MB groß sein.
5. Datei hochladen
   Die maximale Dateigröße beträgt 10 MB.
   Folgende Dateien werden unterstützt: Bilder (zum Beispiel .jpg, .png, .gif), Videos (.mp4 und .mov), PDF (.pdf), Excel (.xls, .xlsx), Word (.doc, .docx) und PowerPoint (.ppt, .pptx) Dokumente.
6. Hochladen mehrerer Dateien                                                                                                                 Die maximale Gesamtuploadgröße beträgt 25 MB und ist auf 10 Dateien begrenzt. Jede Datei muss weniger als 10 MB groß sein.Folgende Dateien werden unterstützt: Bilder (zum Beispiel .jpg, .png, .gif ), Videos (.mp4 und .mov), PDF (.pdf), Excel (.xls, .xlsx), Word (.doc, .docx) und PowerPoint (.ppt, .pptx) Dokumente.