Workflows para Administradores de Ubicación y Unid Org

Los administradores de unidades organizativas y los administradores de ubicaciones pueden crear y gestionar sus propios Workflows, limitados a las unidades organizativas que administran.

En este artículo se explica qué son los Workflows limitados a una unidad organizativa, en qué se diferencian de los Workflows globales y qué desencadenadores y acciones están disponibles.

¿A quién va dirigido?

• Los administradores de unidades organizativas y de ubicaciones pueden crear, editar, activar y ejecutar Workflows para las unidades organizativas o ubicaciones que administran.
• Los administradores globales pueden seguir creando Workflows globales y también pueden crear Workflows para cualquier unidad organizativa.
• Los Workflows limitados a una unidad organizativa están disponibles en los planes CORE y PREMIUM. Además, es necesario que las unidades organizativas estén habilitadas en tu plataforma.

¿Qué diferencias hay entre un Workflow global y uno limitado a una unidad organizativa?

Cada Workflow tiene un ámbito: puede ser global o estar limitado a una unidad organizativa. Este ámbito se selecciona al crear el Workflow y no se puede modificar posteriormente.

Los Workflows limitados a una unidad organizativa funcionan de forma similar a los globales, pero tienen algunas diferencias:

• Solo reaccionan a eventos de su propia unidad organizativa. Por ejemplo, el desencadenador «Usuario creado» solo se activa cuando se crea un usuario que pertenece a esa unidad organizativa. Los eventos que tienen lugar fuera de ella se ignoran.
• También incluyen las subunidades. Por ejemplo, un Workflow creado para «Alemania» también se aplicará a «Berlín» y «Múnich», siempre que sean subunidades de Alemania. Sin embargo, un Workflow creado para «Berlín» no se aplicará a «Múnich».
• Utilizan su propio bot. El Workflow se ejecuta mediante un bot que solo tiene permisos dentro de esa unidad organizativa.
• El ámbito es fijo. No cambia aunque otra persona edite el Workflow, incluidos los administradores globales. Si necesitas utilizar el mismo Workflow en otra unidad organizativa, tendrás que crear uno nuevo.
• Algunos desencadenadores y acciones no están disponibles o funcionan de forma diferente, ya que el bot no dispone de permisos para acceder a toda la plataforma.

La lista de Workflows depende de la unidad organizativa seleccionada en el menú lateral

La página de Workflows ahora depende de la unidad organizativa que selecciones en el menú lateral del Dashboard:

• En el nivel global, los administradores globales pueden ver todos los Workflows. Los administradores de unidades organizativas pueden ver los Workflows de todas las unidades organizativas que administran.
• Cuando seleccionas una unidad organizativa en el menú lateral, solo se muestran los Workflows asociados a esa unidad organizativa y sus subunidades.

Nota: El nombre predeterminado de un nuevo Workflow incluye el nombre de la unidad organizativa. Por ejemplo, «Workflow 3 Berlín». El número corresponde a la cantidad de Workflows que ya existen en esa unidad organizativa (sin contar las subunidades).

¿Cómo puedo crear un Workflow limitado a una unidad organizativa?

1. Ve al Dashboard y haz clic en Toolbox y, a continuación, en Workflows.
2. Si lo deseas, selecciona primero la unidad organizativa correspondiente en el menú lateral. De esta forma, la lista mostrará únicamente los Workflows de esa unidad organizativa.
3. Haz clic en Create new Workflow (si es el primer Workflow) o en Add New (si ya existen otros Workflows).
4. En la ventana «¿Dónde deseas usar este workflow?», selecciona la unidad organizativa o ubicación a la que quieres aplicar el workflow y haz clic en Seleccionar.
   • La ventana muestra la unidad organizativa seleccionada en el menú lateral y sus subunidades. Puedes utilizar la barra de búsqueda para encontrar una unidad rápidamente.
   • Si seleccionas la unidad de nivel superior (Global), se creará un Workflow global. Esta opción solo está disponible para los administradores globales.
   • Los administradores de unidades organizativas y de ubicaciones solo pueden ver las unidades que administran.
   • Si la unidad organizativa seleccionada no tiene subunidades, esta ventana no aparecerá y el Workflow se asignará directamente a esa unidad.
5. En el panel Configuración de Workflow, introduce el nombre del Workflow y, si lo deseas, añade una descripción. El nombre predeterminado ya incluye la unidad organizativa correspondiente. Por ejemplo, «Workflow 3 Berlín».
6. El Bot de Entrega estará seleccionado de forma predeterminada. Se trata del bot de automatización de la unidad organizativa elegida (consulta la siguiente sección). Puedes seleccionar otro bot, pero solo aparecerán los bots asociados a esa misma unidad organizativa.
7. Añade un desencadenador y, a continuación, las acciones necesarias, tal y como se describe en el artículo Crear y editar un Workflow. Los desencadenadores y las acciones que no estén disponibles para los Workflows limitados a una unidad organizativa no aparecerán en las listas.
8. Guarda el Workflow para validar su configuración y, a continuación, actívalo mediante el interruptor Active.

Nota: El ámbito no se puede modificar una vez creado el Workflow. Si necesitas utilizarlo en otra unidad organizativa, tendrás que crear uno nuevo y seleccionar el ámbito correspondiente.

¿Cómo puedo editar un Workflow limitado a una unidad organizativa?

1. Ve al Dashboard, haz clic en Cuadro de herramientas y selecciona Workflows.
2. Si el Workflow no aparece en la lista, comprueba qué unidad organizativa está seleccionada en el menú lateral. Selecciona la unidad organizativa a la que pertenece el Workflow, una de sus unidades organizativas principales o el nivel Global.
3. Haz clic en el Workflow que deseas editar y realiza los cambios necesarios, siguiendo los mismos pasos que al crear uno nuevo.

Como administrador de una unidad organizativa o de una ubicación, solo puedes abrir, editar, activar y desactivar los Workflows que pertenecen a las unidades organizativas que administras.

El bot de automatización de cada unidad organizativa

Los Workflows globales se ejecutan mediante el Workflow Automation Bot, un bot que dispone de permisos de administrador global.

Sin embargo, los Workflows limitados a una unidad organizativa no pueden utilizar este bot. En su lugar, cada unidad organizativa tiene su propio bot de automatización.

Sus características son las siguientes:

• Nombre: «{Nombre de la unidad organizativa} Automation Bot». Por ejemplo, «Berlin Automation Bot». El bot se crea automáticamente la primera vez que alguien abre el editor de Workflows de esa unidad organizativa.
• Permisos: El bot tiene permisos de administrador únicamente en su unidad organizativa. Solo puede consultar y modificar usuarios, grupos, streams, formularios y otros contenidos que pertenezcan a esa unidad organizativa y sus subunidades.
• Bot de entrega predeterminado: El bot se selecciona automáticamente como Bot de Entrega de todos los Workflows asociados a esa unidad organizativa. Todos los mensajes, publicaciones y tareas enviados por el Workflow aparecerán con el nombre de este bot.
• Selección de bots: Solo se pueden seleccionar bots asociados a la misma unidad organizativa. El selector de Bot de Entrega no muestra el Workflow Automation Bot global ni los bots de las unidades organizativas principales. Si se asigna un bot de otro ámbito, aparecerá un error al guardar el Workflow.

Las membresías del bot se gestionan automáticamente

A diferencia del Workflow Automation Bot global, el bot de una unidad organizativa no se añade manualmente a grupos o ubicaciones.

Sus membresías en grupos y ubicaciones, así como sus permisos de administrador, se configuran automáticamente cuando se crea el bot y no pueden modificarse manualmente por los administradores, mediante importaciones de usuarios ni a través de automatizaciones.

El bot puede acceder a todos los grupos que pertenecen a su unidad organizativa, ya que dispone de permisos de administrador en ella.

Sin embargo, como no puede unirse a grupos ni recibir permisos individuales, solo puede acceder a los streams, formularios, horarios y eventos disponibles para su unidad organizativa.

Por tanto, un desencadenador relacionado con estos contenidos solo se activará y una acción solo se ejecutará correctamente si el bot tiene acceso a ellos.

Si necesitas crear un Workflow que utilice contenidos restringidos a grupos específicos, solicita a un administrador global que cree un Workflow global.

¿Dónde se encuentra el bot?

Cada bot pertenece a una ubicación.

El bot de una unidad organizativa se asigna a esa misma unidad si también es una ubicación. Si no lo es, se asignará a la ubicación más antigua que se encuentre directamente dentro de esa unidad organizativa.

Ten en cuenta lo siguiente:

• Acceso compartido con una única ubicación: Solo se tendrá en cuenta si el contenido está compartido con la ubicación a la que pertenece el bot. Por ejemplo, si el bot de automatización de Australia está asignado a Sídney, podrá acceder a un formulario compartido con Sídney, pero no a uno compartido únicamente con Melbourne. Para que pueda acceder a este contenido, compártelo con toda la unidad organizativa.
• La unidad organizativa necesita al menos una ubicación: Si no tiene ninguna ubicación, no será posible crear el bot ni el Workflow.
• Si se elimina la ubicación del bot: El bot se trasladará a la siguiente ubicación disponible dentro de la unidad organizativa. Los Workflows seguirán funcionando.
• Si se eliminan todas las ubicaciones o la unidad organizativa: El bot también se eliminará y los Workflows asociados dejarán de funcionar. Si posteriormente se añade una nueva ubicación, abre el editor de Workflows para volver a crear el bot y seleccionarlo como Bot de Entrega.

Nota: Solo los administradores globales pueden ver las cuentas de los bots en Dashboard > Extensions > Bot Accounts. Los administradores de unidades organizativas solo pueden utilizar el bot correspondiente desde el editor de Workflows.

Acciones que funcionan de forma diferente o no están disponibles

La mayoría de las acciones funcionan igual que en los Workflows globales, siempre que el bot tenga acceso al contenido correspondiente.

Sin embargo, algunas acciones funcionan de forma diferente en los Workflows limitados a una unidad organizativa:

Nota: El selector de ubicaciones solo muestra las ubicaciones y unidades organizativas que administras. Del mismo modo, los selectores de usuarios solo sugieren usuarios que administras.

Asegúrate de seleccionar elementos que pertenezcan a la unidad organizativa del Workflow. Si seleccionas un elemento externo a ella (por ejemplo, si eres administrador global y editas el Workflow), la acción fallará al ejecutarse porque el bot no tendrá los permisos necesarios.

Nota: Las acciones que afectan a usuarios, grupos, streams, formularios, horarios o eventos solo se ejecutarán correctamente si estos pertenecen a la unidad organizativa del Workflow o a una de sus subunidades.

Por ejemplo, la acción «Suspend user profile» fallará si se intenta suspender a un usuario que pertenece a otra unidad organizativa.

Desencadenadores

¿Qué desencadenadores no están disponibles?

Los desencadenadores que reciben información desde fuera de la plataforma no están disponibles en los Workflows limitados a una unidad organizativa.

Esto incluye los webhooks entrantes y los desencadenadores procedentes de sistemas integrados, como herramientas de nóminas, planificación de turnos, formación o recursos humanos.

Como estos eventos no están asociados a una unidad organizativa específica, no aparecen en la lista de desencadenadores disponibles.

Si necesitas utilizar alguno de ellos, solicita a un administrador global que cree un Workflow global.

¿Qué desencadenadores solo se activan para una unidad organizativa?

Todos los demás desencadenadores están disponibles, pero solo iniciarán el Workflow cuando el evento esté relacionado con la unidad organizativa correspondiente o una de sus subunidades.

El criterio depende del tipo de evento:

• Desencadenadores relacionados con usuarios: Por ejemplo, cuando se crea un usuario, inicia sesión por primera vez, se suspende o se activa, publica contenido, comenta, reacciona o alcanza una fecha determinada en su perfil. Solo se activarán si el usuario pertenece a la unidad organizativa del Workflow o a una de sus subunidades.
• Desencadenadores relacionados con grupos: Por ejemplo, cuando se crea un grupo o se añade o elimina un usuario de un grupo. Solo se activarán si el grupo pertenece a la unidad organizativa correspondiente. En los desencadenadores relacionados con la membresía de un grupo, el usuario también debe pertenecer a esa unidad organizativa.
• Desencadenadores relacionados con contenidos: Por ejemplo, una publicación o un comentario en un stream, el envío de un formulario, un turno abierto en un horario o una invitación a un evento. Solo se activarán si el bot de automatización de la unidad organizativa tiene acceso al stream, formulario, horario o evento correspondiente.
• Desencadenadores relacionados con otros Workflows: Por ejemplo, cuando falla un Workflow. Solo se activarán si el Workflow que ha fallado pertenece a la misma unidad organizativa.
• Desencadenadores basados en el tiempo: Los desencadenadores diarios, semanales, mensuales y cron, así como aquellos que no están relacionados con usuarios o contenidos, seguirán funcionando con normalidad y sin aplicar ningún filtro por unidad organizativa.

Nota: Los eventos que no cumplan estos requisitos se omitirán automáticamente. No aparecerán en el historial de ejecución como ejecuciones fallidas.

Historial de ejecución de los Workflows

El historial de ejecución sigue el mismo ámbito que la lista de Workflows:

• En el nivel Global, los administradores globales pueden ver todas las ejecuciones. Los administradores de unidades organizativas pueden consultar las ejecuciones de los Workflows de las unidades organizativas que administran.
• Cuando se selecciona una unidad organizativa en el menú lateral, el historial muestra únicamente las ejecuciones de los Workflows asociados a esa unidad y sus subunidades.
• Los administradores de unidades organizativas pueden abrir los detalles de una ejecución y detenerla, pero solo si pertenece a un Workflow de una unidad organizativa que administran.

Nota: Cada ejecución conserva el ámbito que tenía el Workflow en el momento en que se inició.

Limitaciones

Los Workflows limitados a una unidad organizativa tienen algunas limitaciones respecto a los Workflows globales:

• No hay plantillas: Estos Workflows deben crearse desde cero. Las plantillas solo están disponibles para los administradores globales en el nivel Global.
• No hay estadísticas: Las estadísticas de Workflows son una función disponible únicamente para los administradores globales en el nivel Global.
• Ámbito fijo: El ámbito de un Workflow no se puede modificar después de crearlo. Si quieres utilizar una automatización en otra unidad organizativa, tendrás que crear un nuevo Workflow.
• Una unidad organizativa por Workflow: Cada Workflow se aplica a una única unidad organizativa y sus subunidades. Si necesitas utilizarlo en varias unidades organizativas, tendrás que crear un Workflow independiente para cada una.

Preguntas frecuentes

P: Soy administrador de una unidad organizativa, pero no veo la página de Workflows. ¿Por qué?

R: Tu plataforma debe tener un plan CORE o PREMIUM y las unidades organizativas deben estar habilitadas. Además, debes ser administrador de al menos una unidad organizativa o ubicación. Si cumples estos requisitos y sigues sin ver la página, ponte en contacto con tu administrador global o con nuestro equipo de soporte.

P: He creado un Workflow para «Alemania». ¿Se ejecutará cuando se cree un usuario en «Berlín»?

R: Sí, siempre que Berlín sea una subunidad de Alemania. Los Workflows limitados a una unidad organizativa también se aplican a todas sus subunidades.

P: ¿Puede un administrador global ver y editar mi Workflow limitado a una unidad organizativa?

R: Sí. Los administradores globales pueden ver todos los Workflows y editarlos. Sin embargo, modificar un Workflow no cambia su ámbito.

P: ¿Por qué no se activa mi Workflow para un usuario que sé que existe?

R: Comprueba que el usuario pertenece a la unidad organizativa del Workflow o a una de sus subunidades. Por diseño, los eventos relacionados con usuarios de otras unidades organizativas se ignoran.

P: Mi Workflow ha fallado debido a un error de permisos. ¿Qué debo comprobar?

R: Comprueba que todas las ubicaciones, grupos, streams y formularios utilizados en las acciones pertenecen a la unidad organizativa del Workflow. También debes asegurarte de que el bot de automatización tenga acceso a los contenidos restringidos que necesita utilizar.

P: ¿Por qué no aparece la opción Bot de Entrega en mi Workflow?

R: La opción Bot de Entrega depende del plan contratado y no está disponible en todos los planes Essential. Si no aparece, el Workflow utilizará el bot de automatización predeterminado de su unidad organizativa. Si crees que esta opción debería estar disponible en tu plataforma, ponte en contacto con nuestro equipo de soporte.