Las fechas de vencimiento y las fechas de caducidad son tus mejores aliadas para gestionar los plazos y asegurarte de que el trabajo urgente salga a tiempo.
¿Cuál es la diferencia entre Fecha de Vencimiento y de Caducidad?
Fecha de Vencimiento (Due Date): Es para cuando quieres que se termine una tarea. Míralo como un objetivo o una fecha recomendada. La tarea seguirá activa aunque se pase la fecha; simplemente verás avisos visuales y recibirás notificaciones para que no se te pase el arroz. Son puramente informativas y no cambian el estado de la tarea ni disparan acciones automáticas.
Fecha de Caducidad (Expiry Date): Es cuando la tarea pasa automáticamente al estado "Caducada" y desaparece de tu vista de tareas por defecto. Esto es súper útil para cosas que pierden el sentido después de cierto tiempo (como el mantenimiento de un evento o una verificación puntual). En los workflows, poner una fecha de caducidad crea una "rama de escalación", permitiéndote automatizar qué pasa si nadie hace nada. Ah, y aunque caduquen, puedes seguir editándolas.
Cómo configurar las fechas
Ambas se configuran igual y son opcionales: si no las necesitas, déjalas en blanco.
Al crear o editar tareas
Simplemente baja hasta el campo de Fecha de vencimiento o Fecha de caducidad y haz clic para elegir el día en el calendario.
Desde Workflows
Si estás montando automatizaciones, puedes configurar ambas fechas directamente en las acciones de creación de tareas:
Añade la acción (Crear tarea, Crear tarea abierta, etc.) a tu workflow.
En la configuración, rellena los campos de fecha.
Puedes usar fechas fijas o Variables Mágicas para que se calculen solas.
Tip pro: Si quieres ajustar fechas usando Variables Mágicas (por ejemplo, "fecha de envío del formulario + 5 días"), usa el bloque "Calcular fecha y hora" antes de crear la tarea. Así tus procesos de negocio irán sobre ruedas.
Cómo te ayudan las Fechas de Vencimiento a no perder el hilo
Una vez pones una fecha, el sistema te ayuda a priorizar con colores y avisos:
Indicadores visuales en tu lista
Rojo (Vencida): Se ha pasado el plazo y necesita atención inmediata.
Amarillo (Vence pronto): Vence en los próximos 3 días. ¡Toca darle caña!
Normal: Quedan más de 3 días. Sin estrés.
Nota: Las tareas terminadas (Hechas, Aprobadas, Rechazadas o Caducadas) nunca muestran colores de urgencia porque, bueno, el plazo ya ha pasado.
Notificaciones de tareas
Si tu organización tiene las notificaciones activadas, los implicados recibirán recordatorios:
Vencimiento: Avisos el día de antes, el mismo día y cuando ya se ha pasado.
Caducidad: Aviso el día antes de que la tarea caduque.
Estas alertas les llegan a los responsables (asignado y creador en tareas normales; aprobador en tareas de aprobación) y aparecen tanto en la pestaña de Notificaciones como en el móvil.
¿Qué pasa cuando una tarea caduca?
En cuanto llega la fecha de caducidad, la tarea automáticamente:
Pasa al estado "Caducada".
Muestra una etiqueta de "Caducada".
Desaparece de la lista de tareas principal (aunque puedes encontrarla usando el filtro de estado "Caducada").
Cómo recuperar una tarea caducada
Si te has arrepentido, puedes rescatarla editándola:
Abre la tarea caducada y dale a "Editar tarea".
Cambia la fecha de caducidad a una futura o bórrala del todo.
Guarda los cambios.
La tarea volverá a su estado anterior (Pendiente, En curso, etc.) y estará activa de nuevo.
Usando Fechas de Caducidad en Workflows
Si diseñas workflows automáticos, puedes hacer que el sistema reaccione de forma inteligente cuando algo caduca. Esto es clave en procesos de aprobación para decidir qué hacer si alguien no responde a tiempo.
Al poner una fecha de caducidad en estas acciones, aparecerá una nueva rama en tu workflow. Así puedes automatizar progesiones y asegurarte de que ninguna solicitud se quede en el limbo esperando eternamente.
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