Fälligkeitsdaten und Ablaufdaten in Aufgaben

Fälligkeits- und Ablaufdaten helfen Ihnen dabei, die Fristen für Aufgaben zu verwalten und sicherzustellen, dass zeitkritische Arbeiten pünktlich erledigt werden. Beide sind optionale Funktionen, die Sie nutzen können, wenn sie einen Mehrwert für Ihre Aufgaben bieten.

Was ist der Unterschied zwischen Fälligkeitsdatum „Erledigen bis“ und Ablaufdatum?

Das Fälligkeitsdatum („Erledigen bis“) ist der Zeitpunkt, zu dem eine Aufgabe erledigt sein soll. Betrachten Sie es als Ziel oder empfohlene Frist. Aufgaben bleiben auch nach Ablauf des Fälligkeitsdatums aktiv, aber Sie sehen visuelle Warnungen, die Ihnen helfen, überfällige Aufgaben zu erkennen. Sie können Fälligkeitsdaten jederzeit bearbeiten oder verlängern.

Das Ablaufdatum ist der Zeitpunkt, zu dem eine Aufgabe automatisch in den Status „Abgelaufen“ wechselt. Dies ist nützlich für zeitkritische Aufgaben wie Veranstaltungsanmeldungen oder zeitlich begrenzte Angebote. Abgelaufene Aufgaben können weiterhin bearbeitet werden – wenn Sie das Ablaufdatum ändern, kehrt die Aufgabe in ihren vorherigen Status zurück und wird wieder aktiv.

Daten festlegen

Sowohl Fälligkeits- als auch Ablaufdaten werden auf die gleiche Weise festgelegt – nur die Feldbezeichnung unterscheidet sich. Beide sind optionale Felder, die Sie leer lassen können, wenn sie nicht benötigt werden.

Beim Erstellen oder Bearbeiten von Aufgaben

Wenn Sie eine Aufgabe erstellen oder bearbeiten, scrollen Sie zum Feld „Fälligkeitsdatum“ oder „Ablaufdatum“ und klicken Sie darauf, um es festzulegen. Wählen Sie Ihr Datum aus der Kalenderauswahl aus.

Aus Workflows

Beim Erstellen automatisierter Workflows können Sie beide Daten direkt in den Aktionen zur Aufgabenerstellung festlegen:

1. Fügen Sie Ihrem Workflow eine Aktion zur Aufgabenerstellung hinzu (Aufgabe erstellen, Offene Aufgabe erstellen usw.)
2. Legen Sie in der Konfiguration der Aktion die Felder „Fälligkeitsdatum“ und/oder „Ablaufdatum“ fest.
3. Verwenden Sie konkrete Datumsangaben oder Magic-Variablen, um Datumsangaben dynamisch zu berechnen

Auf diese Weise können Ihre automatisierten Workflows Aufgaben mit angemessenen Fristen erstellen, die auf Ihren Geschäftsprozessen basieren.

Wie Fälligkeitsdaten helfen, den Überblick zu behalten

Sobald Sie ein Fälligkeitsdatum festgelegt haben, können Sie die Dringlichkeit mithilfe visueller Anzeigen und Benachrichtigungen ganz einfach im Blick behalten.

Visuelle Anzeigen in Ihrer Aufgabenliste

Rot (überfällig) – Die Aufgabe ist bereits überfällig und muss umgehend erledigt werden. 

Gelb (Fälligkeit demnächst) – Die Aufgabe ist innerhalb der nächsten 3 Tage fällig. Zeit, Prioritäten zu setzen!

Normal – Die Aufgabe ist erst in mehr als 3 Tagen fällig.

Hinweis: Abgeschlossene Aufgaben („Erledigt“, „Genehmigt“, „Abgelehnt“ oder „Abgelaufen“) werden niemals mit Dringlichkeitsfarben angezeigt, da die Frist keine Rolle mehr spielt.

Benachrichtigungen zu Aufgabendaten

Wenn für Ihre Organisation geplante Benachrichtigungen aktiviert sind, erhalten die beteiligten Personen hilfreiche Erinnerungen sowohl zu Fälligkeits- als auch zu Ablaufdaten:

Benachrichtigungen zu Fälligkeitsdaten:

1. Fällig morgen – Wird am Vortag versendet
2. Fällig heute – Wird am Fälligkeitstag versendet
3. Überfällig – Wird nach Ablauf des Fälligkeitstags versendet

Benachrichtigungen zum Ablaufdatum:

1. Aufgabe läuft morgen ab – Wird am Tag vor dem Ablauf versendet. Dies ist die einzige Benachrichtigung; es gibt keine Benachrichtigung, wenn die Aufgabe tatsächlich abläuft

Alle Benachrichtigungen werden an die relevanten Personen gesendet (Zuweiser und Ersteller bei regulären Aufgaben, Genehmiger bei Genehmigungsaufgaben oder Gruppen-/Standortmitglieder bei offenen Aufgaben) und erscheinen auf Ihrer Registerkarte „Benachrichtigungen“ sowie als Push-Benachrichtigungen auf Mobilgeräten.

Was passiert, wenn eine Aufgabe abläuft?

Wenn das Ablaufdatum erreicht ist, wird die Aufgabe automatisch:

• In den Status „Abgelaufen“ versetzt
• Mit einem „Abgelaufen“-Symbol versehen
• Aus der Standardansicht der Aufgabenliste entfernt (kann jedoch über den Filter „Abgelaufen“ gefunden werden)

Eine abgelaufene Aufgabe wiederherstellen

Sie können eine abgelaufene Aufgabe wiederherstellen, indem Sie sie bearbeiten:

1. Öffnen Sie die abgelaufene Aufgabe
2. Klicken Sie auf „Aufgabe bearbeiten“
3. Ändern Sie das Ablaufdatum auf ein zukünftiges Datum oder entfernen Sie es vollständig
4. Speichern Sie die Aufgabe

Die Aufgabe kehrt in ihren vorherigen Status zurück (Zu erledigen, In Bearbeitung usw.) und wird wieder aktiv. Wenn Sie ein neues Ablaufdatum festlegen, plant das System automatisch ein neues Ablaufdatum für diesen Tag.

Verwendung von Ablaufdaten in Workflows

Wenn Sie automatisierte Workflows erstellen, können Sie Prozesse entwerfen, die intelligent reagieren, wenn Aufgaben ablaufen. Dies ist besonders nützlich für Genehmigungs-Workflows, bei denen Sie Situationen bewältigen müssen, in denen jemand nicht rechtzeitig reagiert.

Wenn Sie ein Ablaufdatum für aufgabenbezogene Aktionen festlegen, erscheint ein neuer Zweig in Ihrem Workflow, der es Ihnen ermöglicht, Eskalationen zu automatisieren und sicherzustellen, dass zeitkritische Anfragen nicht in der Warteschlange hängen bleiben.