Exemple de workflow : demande de congé

Remarque : pour une expérience optimale, ce workflow nécessite certaines fonctionnalités qui ne sont disponibles que dans le cadre de plans d'abonnement spécifiques. Consultez notre site web d'entreprise pour plus d'informations

Vous aimeriez simplifier votre système de demande de congés ? Cet article explique comment mettre en place un workflow de demande de congés pour automatiser la collecte et la gestion des demandes d’absence.

Le workflow de demande de congés de Beekeeper répond à divers types de demandes de congés, y compris les demandes de congé maladie, les demandes de congés annuels, les demandes de congé sans solde, etc.

Le workflow de demande de congés de Beekeeper vous permet de :

• Recevoir les demandes de congés de vos employés
• Informer les employés que leur demande a bien été envoyée
• Préciser les individus pouvant approuver ou refuser les demandes
• Attribuer une tâche à la personne qui sera chargée d’approuver ou de refuser la demande
• Informer les employés du statut de leur demande

Regardez cette vidéo (en anglais) pour apprendre à configurer votre prochain workflow de demande de congés:

Étapes de création du workflow

1.     Tout d’abord, vous devez créer le formulaire via lequel les employés devront soumettre leur demande. Accédez au tableau de bord et cliquez sur « Boîte à outils », puis sur « Formulaires ».

2.     Configurez votre formulaire de demande de congés. Pour apprendre à créer un formulaire, consultez cet article.

Nous vous recommandons d’utiliser le champ de la date pour les dates de début et de fin de période de congés, un court texte pour le nombre de jours d’absence de la personne et une liste de valeur à sélection unique pour le type de congé. Vous pouvez également permettre aux employés de sélectionner leur responsable lors de la soumission d’une demande de congé. Auquel cas, nous vous recommandons de créer le formulaire avec un champ de sélection par l’utilisateur permettant aux employés de sélectionner leur responsable, et d’utiliser cette entrée à une étape ultérieure, lors de la définition de qui doit approuver la demande.

3.     Vous devez ensuite créer l’automatisation. Accédez au tableau de bord et cliquez sur « Boîte à outils », puis sur « Workflows ».

4.     Cliquez sur « Créer un workflow » s’il s’agit du premier workflow de votre tenant ou sur « + Ajouter » si des workflows existent déjà.

5.     Dans le menu des paramètres du workflow à droite, saisissez le nom du workflow et, si vous le souhaitez, une description.

6.     Cliquez ensuite sur « Ajouter un déclencheur » au milieu de l’écran pour ajouter un déclencheur.

7.     Sélectionnez « Formulaire soumis » dans la liste qui s’affiche et cliquez sur « Ajouter ».

Dans le volet de droite, dans le champ « Nom du formulaire », sélectionnez le formulaire qui doit déclencher le workflow. Il s’agit du formulaire que vous avez créé un peu plus tôt. Commencez simplement à saisir le nom du formulaire et une liste de formulaires s’affichera. Sélectionnez le formulaire désirée.

8.     Puis cliquez sur « Ajouter une action ».

9.     Sélectionnez une action, ici « Récupérer les données du profil de l’utilisateur », et cliquez sur « Ajouter ».
Cette étape permet d’extraire plus d’informations du profil utilisateur sélectionné (nom, prénom, poste, identifiant, nombre de commentaires et de mentions J’aime, date de la dernière activité, date de création du profil, etc.). Vous pouvez référencer ces champs dans les étapes suivantes du workflow, par exemple pour créer un nom de fichier dynamique.

10.     Saisissez les informations demandées dans le champ « Utilisateur » du volet de droite. Vous pouvez commencer à taper le nom ou sélectionner une Variable magique dans le volet de gauche. Dans notre exemple, nous avons besoin de récupérer la variable magique de la « personne ayant soumis le formulaire » afin d’utiliser les informations de son profil (nom, prénom, etc.) lors d’une étape ultérieure à des fins de personnalisation.

11.     Cliquez sur le signe « + » en dessous de l’action pour ajouter l’étape suivante.

12.     Sélectionnez une action, ici « Envoyer un message dans le chat », et cliquez sur « Ajouter ».

13.     Saisissez les informations demandées dans le volet de droite :

a) Envoyer à – Vous pouvez sélectionner comme variable magique la réponse du formulaire faite à l’étape précédente pour envoyer un message de chat à la personne ayant soumis le formulaire.

b) Message – Saisissez le message devant être envoyé via le chat (p. ex., pour remercier la personne ayant soumis le formulaire et l’informer des prochaines étapes). Nous vous conseillons d’inclure le lien de la soumission, afin qu’il/elle puisse accéder à sa soumission à tout moment.

14.     Puis cliquez sur « Ajouter une action ».

15.     Sélectionnez une action, ici « Utiliser une réponse du formulaire », et cliquez sur « Ajouter ».

Nous retrouverons l’utilisateur que l’employé a sélectionné comme étant son responsable.

16.     Sélectionnez le formulaire duquel vous souhaitez extraire une réponse. Dans notre exemple, nous souhaitons récupérer le formulaire « Demande de congés » et la réponse à la question « Qui est votre responsable » que vous avez définie à l’étape 1. Voici ce que vous devriez avoir à l’écran :

17.     Cliquez sur le signe « + » en dessous de l’action pour ajouter l’étape suivante.

18.     Sélectionnez une action, ici « Envoyer un message dans le chat », et cliquez sur « Ajouter ».

19.     Saisissez les informations demandées dans le volet de droite :

a) Envoyer à – Vous pouvez sélectionner comme variable magique la réponse du formulaire faite à l’étape précédente pour envoyer un message de chat au responsable de la personne ayant soumis le formulaire.

b) Message – Saisissez le message devant être envoyé via le chat, p. ex., pour informer le responsable de l’emplacement de la nouvelle demande https://{subdomain}.beekeeper.io/tasks) et de ce qu’il doit faire.

20.     Cliquez sur le signe « + » en dessous de l’action pour ajouter l’étape suivante.

21.     Sélectionnez une action, ici « Envoyer la demande et activer les branches conditionnelles selon le statut accordé à la demande », et cliquez sur « Ajouter ».

22.     Saisissez les informations demandées dans le volet de droite :

a) Intitulé/Description de la tâche – Nommez et décrivez la tâche. Saisissez un texte statique ou utilisez les Variables magiques pour référencer les données provenant d’étapes précédentes (nom du formulaire, date et heure de soumission, etc.).

b) Demandé par – Ceci vous permet d’envoyer la demande au nom de l’utilisateur sélectionné. Si vous laissez ce champ vide, le créateur de la tâche sera renseigné comme étant le « Bot d’automatisation du workflow ». Dans notre exemple, nous voulons que la personne ayant soumis le formulaire suive sa demande dans l’aperçu des tâches et sélectionnons « Personne ayant soumis le formulaire » comme variable magique.

c) Approbateurs – Vous pouvez attribuer la demande à un utilisateur spécifique en le sélectionnant dans la liste déroulante ou utiliser la Variable magique « Réponse du formulaire » pour sélectionner l’utilisateur à partir des étapes précédentes. Dans ce cas, nous ajouterons le responsable de l’employé en tant qu’approbateur et choisissons donc « Réponse du formulaire ». Il est possible de sélectionner jusqu’à 5 approbateurs, soit à l’aide d’une variable magique soit en tapant directement les noms des approbateurs.

23.    Cliquez sur le signe « + » en dessous de l’action pour ajouter l’étape suivante.

24.    Sélectionnez une action, ici « Convertir le formulaire soumis au format PDF ».

a) Formulaire soumis – Utilisez les Variables magiques aux fins de la saisie du formulaire soumis.

b) Données de profil de l’auteur – Ce champ permet d’ajouter les détails de la personne ayant renseigné le formulaire dans le fichier PDF généré, ce qui signifie que les nom et prénom de l’utilisateur et sa photo de profil apparaîtront dans le fichier PDF.

c) Données de profil de l’approbateur – Ce champ permet d’ajouter au fichier PDF généré les détails de la ou des personnes ayant approuvé le formulaire, ce qui signifie que les nom et prénom de cet ou ces utilisateurs et sa/leur photo de profil apparaîtra(-ont) dans le fichier PDF.

d) Format de la page – Sélectionnez le format A4 ou Lettre.

e) Nom du fichier – Saisissez un nom statique ou utilisez des variables magiques. Si vous ne renseignez pas ce champ, le nom donné au fichier sera l’identifiant du formulaire soumis. Pour que le fichier puisse être chargé dans la Bibliothèque de documents, son nom doit être unique.

25.    Faites la même chose pour les branches « Approuvée » et « Refusée ».

26.    Cliquez sur le signe « + » en dessous de l’action pour ajouter l’étape suivante.

27.    Sélectionnez une action, ici « Envoyer un message dans le chat », et cliquez sur « Ajouter ».

28.    Saisissez les informations demandées dans le volet de droite :

a) Envoyer à – Vous pouvez sélectionner l’utilisateur auquel envoyer un message de chat ou utiliser une variable magique pour référencer un utilisateur des étapes précédentes. Dans ce cas-ci, nous souhaitons envoyer un message de chat à l’utilisateur qui s’est connecté et nous le/la sélectionnerons à l’aide d’une Variable magique.

b) Message – Saisissez le message devant être envoyé via le chat. Ce message ne doit pas être le même selon que la demande a été approuvée ou refusée.

c) Pièce(s) jointe(s) – En utilisant les Variables magiques, sélectionnez « Clé du fichier PDF généré » de l’étape « Convertir le formulaire soumis au format PDF » précédente pour joindre au message de chat le formulaire soumis au format PDF. Ce PDF affichera le nom d’utilisateur et l’avatar de la personne ayant soumis le formulaire, les noms d’utilisateur et les avatars des approbateurs, ainsi que le statut d’approbation.

29.    Validez et enregistrez le workflow.

Maintenant que le workflow est prêt, vous pouvez vérifier et valider/enregistrer le déclencheur et la ou les actions associées. Si une information manque ou n’est pas correcte, vous ne pourrez pas enregistrer le workflow.

Une coche verte s’affiche à côté du déclencheur et des actions qui lui sont associées lorsqu’ils ont été correctement mis à jour.

À l’inverse, une croix rouge s’affiche à côté du déclencheur ou des actions qui lui sont associées lorsqu’ils comportent une erreur.

30.    Quand une coche verte s’affiche à côté du déclencheur et de toutes les actions, vous pouvez enregistrer le workflow.

31.    Le workflow peut maintenant être activé. Voici ce que vous devriez avoir à l’écran :