Documenter le statut vaccinal de vos effectifs avec Beekeeper

Bienvenue dans votre guide de démarrage rapide pour vérifier le statut vaccinal de vos employés avec Beekeeper. Les sujets abordés ici vous aideront à gérer le statut vaccinal et les résultats des tests de dépistage de la COVID-19 de vos équipes afin d'assurer la continuité de vos activités et de veiller à la santé de votre personnel.

Vous trouverez dans cet article les informations suivantes :

• Comment configurer les formulaires et traiter les soumissions
• Comment rendre les formulaires accessibles à vos équipes
• Comment ajouter des raccourcis
• Comment exporter les résultats des formulaires soumis
• Comment ajouter des documents à la Bibliothèque de documents
• Comment créer une enquête

Premiers pas avec Beekeeper

Si vous venez tout juste d’adopter Beekeeper, prenez un moment pour vous familiariser avec ses fonctionnalités de base en lisant cet article. Même si vous souhaitez uniquement utiliser Beekeeper pour gérer le statut vaccinal de vos employés, il est important de connaître les fonctionnalités de base de la plateforme.

Pour commencer, vous devrez fournir à vos employés un accès sécurisé à l’application. Pour ce faire, vous devez les ajouter en tant qu’utilisateurs. Découvrez comment dans notre article de démarrage rapide intitulé Ajouter des utilisateurs.

Si vous êtes déjà un administrateur chevronné de la plateforme Beekeeper, vous pouvez poursuivre la lecture...

Utiliser les formulaires pour documenter le statut vaccinal et les résultats des tests de dépistage de la COVID-19

Vous pouvez utiliser les formulaires pour collecter numériquement les réponses de vos employés. Que vous souhaitiez collecter des données sur le statut vaccinal ou les résultats aux tests de dépistage de la COVID-19 de vos effectifs ou permettre aux employés de vous envoyer des questions liées aux mesures de lutte contre la propagation du virus au sein de votre entreprise, vous pouvez créer différents formulaires pour différents besoins.

Une fois les formulaires requis créés, vos employés peuvent y accéder sur leur terminal mobile ou via l’application en ligne. Vous pouvez également leur envoyer un lien vers un formulaire spécifique dans une campagne ou via le chat.

Pour découvrir comment configurer de nouveaux formulaires, consultez cet article.

Traitement des formulaires soumis

Après avoir créé les formulaires, vous pouvez ajouter différentes automatisations, ce qui vous permettra de définir ce qui se passera lorsqu'un employé enverra un formulaire. Pour configurer une automatisation en lien avec vos formulaires en utilisant nos Worker Bees (par ex., pour transférer les soumissions vers un flux RH aux droits d’accès limités aux fins de leur traitement et pour envoyer un message de chat à l’employé qui a soumis le formulaire), vous aurez besoin de l’ID du formulaire.

Pour obtenir l’ID du formulaire, copiez-collez simplement le lien que vous avez créé pour votre formulaire. Voici un exemple : https://vaccines.beekeeper.io/formulaires/2e2f3d61-f45f-4503-b1d1-0e44d61aaaee

La deuxième partie du lien, en gras (après formulaires/) est l’ID du formulaire. Vous devrez le copier lorsque vous créerez votre Worker Bee.

Vous pouvez confirmer la validité des formulaires envoyés à vos employés dans un message de chat.

Remarque : Vous pouvez également automatiser l’envoi d’une réponse à vos employés afin qu'ils sachent que la soumission du formulaire a réussi et que le formulaire vous est parvenu.

Apprenez-en plus sur les flux et les groupes pour configurer correctement vos automatisations.

Partager les formulaires avec vos effectifs

Une fois vos formulaires configurés et le traitement des soumissions automatisé, il est temps de les partager avec votre personnel !

Vous devrez apprendre à créer des liens pour vos formulaires. Pour ce faire, cliquez sur l'icône de l’engrenage à droite de votre formulaire, sélectionnez « partager le formulaire » et copiez le lien.

Faire le buzz autour de vos processus

Voici comment mettre en place votre processus de vérification du statut vaccinal de vos employés avec Beekeeper.

Faites passer le mot

Partagez le lien du formulaire et expliquez le processus dans un post de flux, une campagne avec accusé de lecture ou un message de chat.

Ajoutez les formulaires en tant que raccourcis

Pour que vos employés puissent accéder à vos formulaires dans l'application, ajoutez-les en tant que raccourcis. Pour ajouter un raccourci, copiez le lien de votre formulaire, accédez à Boîte à outils → Raccourcis et créez un nouveau raccourci avec le lien. Les huit premiers raccourcis ajoutés seront visibles dans le widget Raccourcis sur l'écran d'accueil.

Pour apprendre à créer des raccourcis, consultez cet article.

Partagez les formulaires avec un code QR

Pour partager le formulaire à l’aide d’un code QR :

1. Accédez à la liste de vos formulaires dans le tableau de bord des administrateurs.
2. Cliquez sur l’icône de l’engrenage et sélectionnez Partager le formulaire → Obtenir le Code QR.
3. Imprimez le code QR et mettez-le à disposition des équipes dans toute l’entreprise.

Créez une campagne

Si vous souhaitez obtenir la confirmation que les employés ont lu votre message, créez une campagne avec accusé de lecture. Le lancement d’une campagne s’accompagne d’une notification push. Un message est également envoyé dans la boîte de réception des destinataires, qui doivent cliquer sur un bouton pour confirmer avoir lu le message. Vous savez ainsi quels sont les employés qui n’ont pas lu votre message, ce qui vous permet de leur envoyer un rappel. Vous pouvez envoyer une campagne à l'ensemble de votre personnel ou à un ou plusieurs groupes spécifiques de l’entreprise. Pour apprendre à créer des campagnes, consultez cet article.

Partagez le formulaire dans le chat

Pour partager le lien du formulaire dans le chat :

1. Accédez au chat et ouvrez un chat avec l'employé à qui vous souhaitez envoyer le lien.
2. Collez le lien dans le champ de texte et envoyez le tout.

Pour en savoir davantage sur le chat, consultez cet article.

Épinglez le formulaire sur l’écran Accueil

Pour mettre en évidence un formulaire important sur l'écran d'accueil, vous pouvez contacter votre CSM Beekeeper ou le service client et demander le widget Messages épinglés.

Exporter les formulaires soumis

Vous pouvez télécharger au format Excel les résultats collectés grâce aux formulaires, puis les enregistrer localement sur votre bureau ou traiter ultérieurement les données. Pour exporter les résultats figurant dans les formulaires soumis :

• Accédez au tableau de bord administrateur.
• Cliquez sur Boîte à outils, puis sur Formulaires dans la barre de navigation de gauche.
• Dans la liste des formulaires, cliquez sur l'icône de l’engrenage à droite du formulaire que vous souhaitez exporter, puis sur « Exporter les résultats ».

Ajouter des documents à la Bibliothèque de documents

Les nouveaux protocoles de lutte contre la COVID-19 peuvent nécessiter la mise en place de nouvelles directives. Placez les documents contenant ces directives dans votre Bibliothèque de documents pour permettre à vos employés d’y accéder facilement.

Pour savoir comment ajouter des documents à la Bibliothèque de documents, consultez cet article.

Créer des enquêtes

Les enquêtes sont un excellent moyen de recueillir les commentaires ou les réponses de vos employés. Les enquêtes peuvent être envoyées de manière anonyme pour recueillir des commentaires ou de manière non anonyme (questionnaires de bilan de santé quotidien, par exemple).

Pour apprendre à créer des enquêtes, consultez cet article.