Intelligente Gruppenchats

Intelligente Gruppenchats (SGC - Smart Group Chats) automatisieren den Anpassungsprozess von Chat-Mitgliedschaften an die Teamstruktur - keine manuelle Arbeit mehr beim Erstellen und Verwalten von Gruppenchats. Ganz gleich, ob es sich um Änderungen im Team, Personalwechsel oder wechselnde Zuständigkeiten handelt, die intelligenten Gruppenchats sorgen dafür, dass immer die richtigen Personen an den richtigen Gesprächen teilnehmen.

Was sind intelligente Gruppenchats?

Ein intelligenter Gruppenchats ist ein Gruppenchat, der direkt mit einer Gruppe in Deinem Dashboard verknüpft ist. Die Mitgliedschaft im Chat wird automatisch auf der Grundlage von Änderungen in der Gruppe aktualisiert, sodass Du den Chat nie separat verwalten musst.

Im Gegensatz zu Standard-Gruppenchats, bei denen Administratoren Nutzer manuell hinzufügen/entfernen, folgen intelligente Gruppenchats der Gruppenstruktur als „den einzigen Punkt der Wahrheit“ (SSOT - single source of truth).

⚙️ Wie es funktioniert - Funktionsübersicht

Hier erfährst Du, wie intelligente Gruppenchats ablaufen und was Du wissen solltest:

1. 🔗Gruppenchats Link

• Ein intelligenter Gruppenchat ist immer an eine einzelne Gruppe im Dashboard gebunden.
  Eine Gruppe = ein intelligenter Gruppenchat.
• Für eine Gruppe kann man nicht mehrere Intelligente Gruppenchats erstellen.
• Man kann nicht mehrere Gruppen in einen intelligenten Gruppenchat einbinden.

💡 Tipp: Möchtest Du Teams aus verschiedenen Gruppen in einem intelligenten Gruppenchat zusammenfassen? Verwende intelligente Gruppen, um sie zunächst zu einer einzigen Gruppe zusammenzufügen - und erstelle dann einen intelligenten Gruppenchat auf der Grundlage dieser Gruppe.

2. 👀 Admin-Sichtbarkeit & Berechtigungen

• Nur Admins mit Sichtbarkeit der Gruppe im Dashboard (Global, Gruppen- oder Standortadmins) können intelligente Gruppenchats erstellen und verwalten.
• Admins müssen nicht Mitglied der Gruppe sein, um einen intelligenten Gruppenchat zu erstellen - aber sie werden den Chat in der App nicht sehen oder darauf zugreifen, wenn sie nicht Teil der Gruppe sind.
• Wenn ein intelligenter Gruppenchat erstellt wird, wird allen bestehenden Gruppen-Admins der verknüpften Gruppe automatisch die Rolle des Chat-Admins im Chat zugewiesen.

• Die Chat-Administrator-Rolle funktioniert genauso wie in Standard-Gruppenchats, mit Ausnahme der Nutzerverwaltung - das Hinzufügen oder Entfernen von Mitgliedern ist nur über die Gruppe im Dashboard und nur für Administratoren mit den richtigen Berechtigungen möglich. Chat-Admins in einem intelligenten Gruppenchat können:

     - Anderen Chat-Mitgliedern die Rolle des Chat-Administrators zuweisen oder entziehen
     - den Titel, das Bild und die Beschreibung des Chats bearbeiten

  💡 Wenn kein Chat-Administrator zugewiesen ist, kann jedes Chat-Mitglied die Rolle des Chat-Administrators beanspruchen.

3. 👥 Endnutzer-Verhalten

• Endnutzer können einen intelligenten Gruppenchat nicht verlassen, aber sie können ihn archivieren oder stummschalten.
• Alle Änderungen an der Chat-Mitgliedschaft - wenn jemand hinzugefügt oder entfernt wird - sind für alle Chat-Teilnehmer sofort sichtbar.
  Diese Aktualisierungen erscheinen als Systemnachrichten direkt im Gesprächsfaden, so dass die Teilnehmer immer wissen, wer hinzugekommen oder gegangen ist.

Gesperrte Benutzer werden nicht in den Teilnehmerlisten des intelligenten Gruppenchats angezeigt und werden nicht auf das Teilnehmerlimit angerechnet.

Wenn ein Benutzer gesperrt wird, wird er automatisch aus dem intelligenten Gruppenchat entfernt. Wird derselbe Benutzer wieder aktiviert und gehört er weiterhin zur verbundenen Gruppe, wird er automatisch wieder zum intelligenten Gruppenchat hinzugefügt.

Automatische Änderungen der Mitgliedschaft werden im Chat als neutrale Systemmeldungen angezeigt, zum Beispiel:

Benutzer entfernt: [Benutzername]
Benutzer hinzugefügt: [Benutzername]

4. 👮‍♂️ Regeln für die Mitgliedschaft

• Nur Gruppenmitglieder können an dem Chat teilnehmen. Keine externen Benutzer oder „Gäste.“
  Um jemanden hinzuzufügen oder zu entfernen, musst Du die Gruppe selbst im Admin-Bereich (Dashboard) aktualisieren.
• Intelligente Gruppenchats synchronisieren Mitglieder unabhängig davon, wie Nutzer hinzugefügt oder entfernt werden - sei es durch manuelle Bearbeitung, intelligente Gruppen, Nutzersynchronisation, SFTP oder Workflows.

In intelligenten Gruppenchats sind nur aktive Nutzer der verbundenen Gruppe enthalten. Gesperrte Nutzer werden automatisch aus dem Chat ausgeschlossen.

Wenn ein gesperrter Nutzer wieder aktiv wird, wird er wieder zum intelligenten Gruppenchat hinzugefügt, sofern er weiterhin der verbundenen Gruppe angehört.

🛠️ Wie man einen intelligenten Gruppenchat erstellt

1. Gehe zum Admin-Bereich (Dashboard) → Gruppen.
2. Wähle im Dropdown-Menü (⚙️ Zahnradsymbol) die Option Intelligenten Gruppenchat erstellen.
3. Gebe einen Namen und eine Beschreibung ein und bestätige.
4. Sobald der Chat in Betrieb ist, wird neben der Gruppe die Bezeichnung „Verbunden“ angezeigt.

Um den Chat später zu öffnen, verwende die Option „Zum Chat gehen“ im gleichen Dropdown-Menü.

✅ Der Chat ist nur zugänglich, wenn man Mitglied der Gruppe ist. Wenn das der Fall ist, wird man automatisch zum Chat hinzugefügt.

🔄 Beenden eines intelligenten Gruppenchats

Wenn Du den Chat von der Gruppe trennen möchtest:

• Wähle im gleichen Dropdown-Menü die Option „Intelligenten Gruppenchat trennen“.

🚨Sobald die Verbindung getrennt ist, wird der Chat nicht mehr mit der Gruppe synchronisiert und dies kann nicht rückgängig gemacht werden, selbst wenn die Gruppengröße wieder unter das Limit sinkt.

💡 Tipp: Du kannst diesen Ablauf auch als schnelle Möglichkeit verwenden, einen Gruppenchat zu erstellen, ohne manuell Benutzer hinzuzufügen. Dazu erstelle einfach einen intelligenten Gruppenchat und trenne ihn dann. Beachte nur: Sobald du die Verbindung trennst, kann die Synchronisierung nicht mehr wiederhergestellt werden.

🔢 Teilnehmer-Limits

• Für Intelligente Gruppenchats gelten die gleichen Nutzerlimits wie für normale Gruppenchats: 260 Nutzer
• Gesperrte Nutzer werden in intelligenten Gruppenchats nicht auf dieses Limit angerechnet. Nur aktive Nutzer aus der verbundenen Gruppe werden als Chat-Teilnehmer gezählt.
• Wenn die Gruppe diese Grenze überschreitet:
  • Die Chat-Synchronisierung wird sofort gestoppt.
  • ⚠️ Dieses Symbol erscheint im Chat-Header zusammen mit einer Nachricht in den Chat-Details.
  • Sobald die Gruppe wieder innerhalb des Limits liegt, wird die Synchronisierung automatisch fortgesetzt.

🚨Hinweis: In einigen Fällen kann die Synchronisierung bereits gestoppt werden, bevor das Limit vollständig erreicht ist. Dies liegt daran, dass Benutzer stapelweise hinzugefügt werden. Wenn ein vollständiger Stapel das Limit überschreiten würde, wird er abgelehnt und die Synchronisierung kann bei einer niedrigeren Teilnehmerzahl unterbrochen werden (z.B. 255), auch wenn die tatsächliche Gruppengröße leicht über dem Grenzwert erscheint (z.B. 262).

Achte bitte darauf, die Gruppengröße innerhalb des zulässigen Bereichs zu halten, um Unterbrechungen zu vermeiden.

Bitte beachte: Die Gruppe sollte immer die richtige Anzahl an Benutzern enthalten, da die Gruppe selbst als Wahrheitsquelle für die Synchronisierung gilt.

Wenn Du dynamische Teams leitest und deine gesamte Frontline-Kommunikation an einem Ort bündeln möchtest, sind Intelligente Gruppenchats ein guter erster Schritt.

Sie unterstützen Dich dabei, die Kommunikation auf strukturierte, automatisierte und zuverlässige Weise zu skalieren - so wird Beekeeper zur zentralen Anlaufstelle, über die deine Teams in Verbindung bleiben.

Verwaltung inaktiver Konten in bestehenden intelligenten Gruppenchats

Bei intelligenten Gruppenchats, die vor dieser Verbesserung erstellt wurden, können inaktive Konten weiterhin angezeigt werden, bis der Chat bereinigt wird. Chat-Administratoren und Gruppenadministratoren sehen möglicherweise eine Bereinigungsfunktion, mit der sie alle inaktiven Konten auf einmal aus diesem intelligenten Gruppenchat entfernen können.

Achtung:

• Administratoren können keine bestimmten inaktiven Nutzer auswählen.
• Die Bereinigung entfernt alle inaktiven Konten auf einmal.
• Nach der Bereinigung werden neu gesperrte Benutzer nicht mehr in diesem intelligenten Gruppenchat angezeigt.
• Wenn ein entfernter inaktiver Benutzer wieder aktiv wird und weiterhin zur verbundenen Gruppe gehört, wird er automatisch wieder hinzugefügt.
• Normale Chat-Mitglieder sehen diese Bereinigungsoption nicht.