Workflows-Beispiel: Abwesenheitsnotiz im Nutzerprofil anzeigen

Nicht zu wissen, warum jemand nicht auf Ihre Nachricht antwortet, kann sehr unpraktisch sein. In diesem Artikel erklären wir deshalb, wie man dem Anzeigenamen einer Person eine Erweiterung hinzufügt, die in deren Profil, einer Chat-Nachricht oder einem Stream-Beitrag angezeigt wird.

Schritte zur Erstellung dieses Workflows

1. In einem ersten Schritt müssen wir das Formular erstellen, mit dem die Mitarbeitenden ihren Antrag stellen können. Gehe dazu zum „Admin-Bereich“, klicke auf „Toolbox“ und dann auf „Formulare“.
   
   
2. Erstelle hier Dein Abwesenheitsantragsformular. Wir empfehlen, für die Eingabe des Anfangs- und Enddatums der Abwesenheit das Datumsfeld zu verwenden, einen Kurztext, um die genaue Anzahl der Tage anzugeben, und eine Einzelauswahl, um die Art der Abwesenheit anzugeben. In den meisten Fällen sollten Deine Mitarbeitenden außerdem die Möglichkeit haben, ihren Vorgesetzten auszuwählen, wenn sie einen Abwesenheitsantrag stellen. In diesem Fall muss dem Formular am Ende ein Feld „Nutzerauswahl“ hinzugefügt werden, über das die Mitarbeitenden ihren Vorgesetzten auswählen können. Diese Eingabe kann dann zu einem späteren Zeitpunkt verwendet werden, um festzulegen, wer den Antrag genehmigen soll. Das Formular sollte am Ende so aussehen:       
   
   
   
3. Stelle nun sicher, dass das Formular für Mitarbeitende zugänglich ist: Kopiere den Link des Formulars, indem Du in der Formularliste rechts auf das entsprechende Zahnradsymbol klickst, dann auf Formular teilen > Link erhalten. Füge den Link dann in Toolbox > Verknüpfungen (zu finden in der linken Seitennavigation) als neue Verknüpfung hinzu.
   
   
4. Erstelle dann ein benutzerdefiniertes Profilfeld, in dem automatisch die Abwesenheitsnotiz erscheint. Klicke in der Seitennavigation auf Einstellungen, dann auf Profilfelder.
   
   
5. Füge ein neues Profilfeld hinzu, indem Du auf der rechten Seite auf „+ Profilfeld hinzufügen“ klickst. Wähle „Text“ aus der Drop-down-Liste aus.
   
   
6. Benenne das neue Profilfeld, z. B. „Verfügbarkeitsstatus“. Die Sichtbarkeit sollte „öffentlich“ sein und der Nutzer sollte den Status bearbeiten können (Häkchen setzen).
   
   
7. Gehe dann zurück zu Einstellungen > Allgemein und scrolle bis zu „Anzeigename“ hinunter. Wähle dann unter Anzeigename-Erweiterung den Platzhalter „Availability Status“. Auf diese Weise wird der Verfügbarkeitsstatus im Nutzerprofil als Erweiterung des Anzeigenamens angezeigt, bis die Person wieder zurück ist.
   
   
   
   
8. Als nächstes setzen wir die Automatisierung auf. Klicke dafür auf „Toolbox“ und dann auf „Workflows“.
   
   
9. Klicke auf „Neuen Workflow erstellen“, wenn das der erste Workflow in Deinem Mandanten ist, oder auf „Neu hinzufügen“, wenn es bereits andere Workflows gibt.
   
   
10. Gib bei den Workflow-Einstellungen den Namen des Workflows und optional eine Beschreibung ein.
    
    
11. Klicke dann auf das Kästchen „Auslöser hinzufügen“, um einen Auslöser hinzuzufügen.
    
    
12. Wähle „Formular gesendet“ aus der Liste der Auslöser aus und klicke auf „Hinzufügen“.
    
    
13. Wähle auf der rechten Seite im Feld „Formularname“ das Formular aus, das den Workflow auslösen soll. Das ist das Formular, das Du in den ersten Schritten dieser Anleitung erstellt hast. Sobald Du beginnst, die Anfangsbuchstaben des Formularnamens einzutippen, werden Dir Formularvorschläge angezeigt. Wähle das richtige Formular aus.
    
    
14. Klicke dann auf „Aktion hinzufügen“.
    
    
15. Wähle die Aktion „Antwort eines Formulars abrufen“. Klicke dann auf „Hinzufügen“. Wir werden das Anfangsdatum der Abwesenheit abrufen.
    
    
16. Wählen das Formular, aus dem Du die Antwort abrufen möchtest. In diesem Beispiel wollen wir die Formularantwort auf die Frage „Wann ist der erste Tag Deiner Abwesenheit?“ aus dem Abwesenheitsformular abrufen, sodass wir als Ausgabe das Startdatum erhalten. Dieser Wert ist dynamisch, d. h. wenn ein anderer Nutzer ein Formular ausfüllt und ein anderes Datum auswählt, wird dieses Datum als Ausgabewert verwendet.
    
    
17. Wiederhole diese beiden Schritte auch für das Enddatum der Abwesenheit: Wähle die Aktion „Antwort eines Formulars abrufen“ und klicke dann auf „Hinzufügen“.
    
    
18. Wiederhole die beiden Schritte erneut für die Art der Abwesenheit (z. B. Hochzeit, Urlaub, Schulung, Beerdigung, etc.): Wähle die Aktion „Antwort eines Formulars abrufen“ und klicke dann auf „Hinzufügen“.
    
    
19. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
    
    
20. Wähle die Aktion „Nutzerprofildaten abrufen“ aus und klicke auf „Hinzufügen“.
    Mit dieser Aktion kannst Du weitere Informationen aus dem Profil des ausgewählten Nutzers abrufen wie z. B. Vor- und Nachname, Funktion, Nutzer-E-Mail, Benutzername, Anzahl der Kommentare, Anzahl der Likes, Anzahl der Beiträge, Datum der letzten Aktivität, Datum der Profilerstellung, usw. Du kannst in weiteren Schritten dieses Workflows auf diese Felder verweisen, z. B., um einen dynamischen Dateinamen zu erstellen oder um den Empfänger einer Chat-Nachricht oder E-Mail einzugeben.
    
    
21. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:
    Beekeeper-Nutzer-ID – gib die ID der Person ein, die die Chat-Nachricht erhalten soll. Um die ID des Senders auszuwählen, verwende die magischen Variablen auf der linken Seite oder tippe den Namen direkt ein.
    
    
22. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
    
    
23. Wähle die Aktion „Warten bis“. Klicke dann auf „Hinzufügen“.
    
    
24. Fülle das Feld auf der rechten Seite aus und wähle die erste „Formularantwort“ als Ausgabe aus den obigen Schritten aus: Die erste „Formularantwort“ ist das Startdatum.
    
    
25. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
    
    
26. Wähle die Aktion „Nutzerprofilfeld aktualisieren“.
    
    
27. Ergänze die Felder auf der rechten Seite.
1. Nutzer – gib die ID der Person ein, deren Profil aktualisiert werden soll. Um die ID des Senders auszuwählen, verwende die magischen Variablen auf der linken Seite oder tippe den Namen direkt ein.
2. Feldbezeichnung – wähle den Namen des Profilfeldes, das geändert werden soll. In unserem Beispiel heißt es „Verfügbarkeitsstatus“.
3. Feldwert – wähle aus, was im Profilfeld „Verfügbarkeitsstatus“ des Nutzers angezeigt werden soll. Wir empfehlen zum Beispiel: „{{Antwort}} bis {{Antwort}}“. Dabei ist die erste {{Antwort}}-Variable die Art der Abwesenheit, die wir weiter oben abgerufen haben, und die zweite {{Antwort}}-Variable das Enddatum der Abwesenheit (also z. B. Urlaub bis 21.11.2022).
28. [Optional] Wenn Du dem Nutzer zur Bestätigung, dass sein/ihr Verfügbarkeitsstatus aktualisiert wurde, eine Chat-Nachricht senden möchtest, kannst Du das tun, indem Du auf das „+“ unterhalb der Aktion klickst, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
    
    
29. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:
1. Senden an – gib die ID der Person ein, die die Chat-Nachricht erhalten soll. Um die ID des Senders auszuwählen, verwende die magischen Variablen auf der linken Seite oder tippe den Namen direkt ein.
2. Nachricht – verfasse Deine Nachricht. Du kannst beispielsweise schreiben: „Dein Verfügbarkeitsstatus wurde in Deinem Profil aktualisiert“.
30. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
    
    
31. Wähle die Aktion „Warten bis“. Klicke dann auf „Hinzufügen“.
    
    
32. Fülle das Feld auf der rechten Seite aus und wähle die zweite „Formularantwort“ als Ausgabe aus den obigen Schritten aus: Die zweite „Formularantwort“ ist das Enddatum.
    
    
33. Klicke auf das „+“ unter der Aktion, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
    
    
34. Wähle die Aktion „Nutzerprofilfeld aktualisieren“.
    
    
35. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:
1. Nutzer – gib die ID der Person ein, deren Profil aktualisiert werden soll. Um die ID des Senders auszuwählen, verwende die magischen Variablen auf der linken Seite oder tippe den Namen direkt ein.
2. Feldbezeichnung – wähle den Namen des Profilfeldes, das geändert werden soll. In unserem Beispiel heißt es „Verfügbarkeitsstatus“.
3. Feldwert – lass das Feld leer, damit das Profilfeld aktualisiert wird, sobald die Person zurück ist.
36. [Optional] Wenn Du dem Nutzer zur Bestätigung, dass sein/ihr Verfügbarkeitsstatus aktualisiert wurde, eine Chat-Nachricht senden möchtest, kannst Du das tun, indem Du auf das „+“ unterhalb der Aktion klickst, um den nächsten Schritt hinzuzufügen.
    
    
37. Ergänze die Felder auf der rechten Seite:
1. Senden an – gib die ID der Person ein, die die Chat-Nachricht erhalten soll. Um die ID des Senders auszuwählen, verwende die magischen Variablen auf der linken Seite oder tippe den Namen direkt ein.
2. Nachricht – verfasse Deine Nachricht. Du kannst beispielsweise schreiben: „Dein Verfügbarkeitsstatus wurde in Deinem Profil aktualisiert“.
38. Prüfe und speichere Deinen Workflow. Nun, da der gesamter Workflow fertiggestellt ist, kannst Du den Auslöser und die einzelnen Aktionen nochmals überprüfen und speichern, wenn alles korrekt ist. Das System lässt das Speichern des Workflows nur zu, wenn nichts fehlt und alles korrekt ist. Korrekt eingegebene Auslöser und Aktionen werden durch ein grünes Häkchen gekennzeichnet, während Auslöser oder Aktionen, bei denen etwas fehlt oder die inkorrekt eingegeben wurden, an einem roten X erkennbar sind und das entsprechende Feld auf der rechten Seite rot hervorgehoben wird.
    
    
39. Wenn der Auslöser und alle Aktionen mit einem grünen Häkchen versehen sind, kann der Workflow gespeichert werden.
    
    
40. Aktiviere den Workflow.