Workflows-Beispiele: Überblick über Urlaubstage und Bearbeiten von Budgetbewilligungen

Mit dieser Workflow-Funktion behältst Du den Überblick über den Resturlaub bzw. den Feriensaldo Deiner Mitarbeitenden und kannst Budgetbewilligungsanfragen bearbeiten.

• Die Aktion Berechnen hilft Dir, verbleibende Urlaubstage, Budgetbewilligungen und eingegangene Punkte für Mitarbeiteranerkennungsprogramme zu verwalten.
• Mit der magischen Variabel Formularantwort werden die Informationen aus eingereichten Formularen automatisch gespeichert. Du kannst sie für die weitere Verwendung im Workflow einsetzen.
• Kombiniere die Ergebnisse aus mehreren Formularen in einem Dokument mit der Aktion PDF-Dokumente zusammenführen. Du kannst das zusammengeführte Dokument dann speichern, in einem Chat versenden oder an eine E-Mail anhängen.

In diesem 2-minütigen Video führt Dich Sid durch die beiden Workflows (in Englisch):

Workflow für Abwesenheitsanträge

Überblick

Nehmen wir an, Du möchtest stets über die verbleibenden Urlaubstage Deiner Mitarbeitenden auf dem Laufenden bleiben.  Nach dem Ausfüllen eines Urlaubsantrags und der Genehmigung durch den jeweiligen Vorgesetzten verwendet der unten beschriebene Workflow die neue Aktion „Berechnen“, um die Anzahl der im Formular beantragten Tage von den verfügbaren Urlaubstagen abzuziehen.

Diese Art von Workflow kann auch für die Verwaltung von Punkten eines Mitarbeiteranerkennungsprogramms, für die Inventur von Arbeitskleidung oder für viele andere Bereiche, bei denen eine einfache Berechnung angestellt werden muss, verwendet werden.   

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. In einem ersten Schritt müssen wir das Formular erstellen, mit dem die Mitarbeitenden ihren Antrag stellen können. Gehe dazu zum „Admin-Bereich“, klicke auf „Toolbox“ und dann auf „Formulare“.
2. Erstelle Dein Abwesenheitsantragsformular.
   1. In der Toolbox unter „Inspiration finden“ findest Du auch eine sofort einsatzbereite Vorlage für einen Abwesenheitsantrag, damit Du nicht erst selbst einen erstellen musst.
   2. Und in diesem Help-Center-Artikel ab Punkt 2 findest Du noch weitere nützliche Tipps.
   3. Füge ein Feld hinzu, in das der Nutzer die Anzahl der beantragten Tage eingeben muss. Diese Eingabe muss vom Nutzer manuell und numerisch erfolgen. Füge daher eine Beschreibung zum Formularfeld hinzu, damit der Nutzer weiß, dass er hier eine Zahl verwenden muss.
3. Als nächstes musst Du ein benutzerdefiniertes Profilfeld mit der Anzahl der verfügbaren Urlaubstage erstellen. Gehe dazu zum „Admin-Bereich“, klicke auf „Einstellungen“ und dann auf „Profilfelder“.
4. Füge oben rechts im Bildschirm ein neues Profilfeld hinzu.
   1. Wähle das Format „Zahl“ und benenne das Profilfeld (z. B. Resturlaub oder Feriensaldo).
   2. Deaktiviere das Häkchen unter „Nutzer kann bearbeiten“, damit der Nutzer das Feld nicht selbst ändern kann.
5. Füge über die Nutzerauswahl oder manuell die Anzahl der pro Mitarbeitenden verfügbaren Urlaubstage hinzu. In unserem Beispiel gehen wir von 25 Tagen aus.
6. Als nächstes müssen wir unsere Automatisierung aufsetzen. Klicke dafür auf „Toolbox“ und dann auf „Workflows“.
7. Klicke auf „Neuen Workflow erstellen“, wenn das der erste Workflow in Deinem Mandanten ist, oder auf „Neu hinzufügen“, wenn es bereits andere Workflows gibt. Gib den Namen des Workflows und optional eine Beschreibung ein.
8. Klicke dann auf das Kästchen „Auslöser hinzufügen“, um einen Auslöser hinzuzufügen.
9. Wähle „Formular gesendet“ aus der Liste der Auslöser aus und klicke auf „Hinzufügen“.
10. Wähle auf der rechten Seite im Feld „Formularname“ das Formular aus, das den Workflow auslösen soll. Das ist das Formular, das Du in den ersten Schritten dieser Anleitung erstellt hast. Sobald Du beginnst, die Anfangsbuchstaben des Formularnamens einzutippen, werden Dir Formularvorschläge angezeigt. Wähle das richtige Formular aus.
11. Klicke dann auf „Aktion hinzufügen“.
12. Wähle die Aktion „Nutzerprofildaten abrufen“ aus und klicke auf „Hinzufügen“.
    Mit dieser Aktion kannst Du weitere Informationen aus dem Profil des ausgewählten Nutzers abrufen wie z. B. Vor- und Nachname, Funktion, Nutzer-E-Mail, Benutzername, Anzahl der Kommentare, Anzahl der Likes, Anzahl der Beiträge, Datum der letzten Aktivität, Datum der Profilerstellung, usw. Du kannst in weiteren Schritten dieses Workflows auf diese Felder verweisen, z. B., um einen dynamischen Dateinamen zu erstellen oder um den Empfänger einer Chat-Nachricht oder E-Mail einzugeben.
13. Füge eine weitere Aktion hinzu.
14. Wähle „Formulareingabe in ein PDF umwandeln“. Wähle die magische Variable „Eingereichtes Formular“. Dadurch wird der Abwesenheitsantrag eines jeden Nutzers in ein PDF umgewandelt, das Du später im Workflow verwenden kannst.
15. Füge eine weitere Aktion hinzu.
16. Wähle „Anfrage senden und bei Genehmigungsstatus verzweigen“.
    1. Wähle einen Titel, eine Beschreibung, ein Fälligkeitsdatum und Anhänge für deine Anfrage.
    2. Angefordert von: Wir empfehlen, die magische Variable „Formularsender“ einzugeben, damit der Sender des Formulars den Fortschritt seiner Anfrage verfolgen kann. Alternativ kannst Du das Feld auch leer lassen, dann gilt der Workflows-Automatisierungs-Bot als Ersteller der Anfrage.
    3. Genehmigende: Wähle bis zu 5 Genehmigende. Du kannst die magische Variable „Antwort“ aus dem Formular auswählen, das Du in den ersten Schritten aufgesetzt hast, sodass der Vorgesetzte des Mitarbeitenden der Anfrage dynamisch zugeordnet wird.
    4. Optional kannst Du weitere Genehmigende hinzufügen, z. B. die Personalabteilung.
17. Füge der Verzweigung „Genehmigt“ eine weitere Aktion hinzu.
18. Wähle „Chat-Nachricht senden“.
    1. Senden an: Wähle den „Formularsender“ als Empfänger.
    2. Nachricht: Bestätige dem Empfänger, dass der Antrag genehmigt wurde. Du kannst die magische Variable „Vorname“ (die Du in Schritt 12 abgerufen hast) verwenden, um den Empfänger direkt anzusprechen.
19. Füge eine weitere Aktion hinzu.
20. Wähle die Aktion „Berechnen“. Diese Aktion wird die Anzahl Tage, die der Nutzer abwesend ist, von seinen verfügbaren Urlaubstagen abziehen. Das Formularfeld für diese Angabe hast Du in Schritt 2 eingerichtet.
    1. Wähle das Profilfeld für die verfügbaren Urlaubstage, das Du in Schritt 3 hinzugefügt hast.
    2. Berechnung: Verwende „Subtrahieren“.
    3. Anzahl: Wähle „Antwort“, um die Anzahl der Tage, die der Nutzer abwesend sein wird, abzurufen. Das ist der Grund, weshalb wir diesen Wert als numerische manuelle Eingabe benötigen.
21. Füge eine weitere Aktion hinzu.
22. Wähle „Nutzerprofilfeld aktualisieren“.
    1. Nutzer: Wähle die magische Variable „Formularsender“.
    2. Feldbezeichnung: Wähle das Profilfeld, das Du in Schritt 3 erstellt hast. 
    3. Feldwert: Wähle die magische Variabel „Ergebnis der Berechnung“. Dadurch wird das Nutzerprofilfeld mit dem neuen Wert, also mit dem Resturlaub/dem neuen Feriensaldo nach Abzug der abwesenden Tage, aktualisiert.
23. Füge der Verzweigung „Abgelehnt“ eine weitere Aktion hinzu.
24. Wähle „Chat-Nachricht senden“
    1. Senden an: Wähle den „Formularsender“ als Empfänger.
    2. Nachricht: Informiere den Empfänger, dass der Antrag abgelehnt wurde.
25. Prüfe und speichere Deinen Workflow. Nun, da der gesamter Workflow fertiggestellt ist, kannst Du den Auslöser und die einzelnen Aktionen nochmals überprüfen und speichern, wenn alles korrekt ist. Das System lässt das Speichern des Workflows nur zu, wenn nichts fehlt und alles korrekt ist. Korrekt eingegebene Auslöser und Aktionen werden durch ein grünes Häkchen gekennzeichnet.
26. Aktiviere den Workflow.

Workflows für Budgetbewilligungen

Überblick

In diesem Beispiel möchte eine Mitarbeiterin/ein Mitarbeiter Budget für ein neues Gerät oder für neue Ausrüstung beantragen. Zunächst muss dafür ein Formular ausgefüllt und an den jeweiligen Vorgesetzten geschickt werden. Der Vorgesetzte fügt einige weitere Details hinzu wie den aktuellen Bestand und die Priorität des Antrags. Wir möchten diese endgültige Version des Antrags an die Finanzabteilung schicken, jedoch nicht in zwei Dokumenten, sondern als ein zusammengeführtes PDF.

Mit dieser neuen Funktion kannst Du die Eingaben aus beiden Formularen kombinieren und an einem Ort zusammenführen. Sende sie direkt an die Finanzabteilung, ohne dass jeder zwei separate Dokumente dazu prüfen muss.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. In einem ersten Schritt müssen wir das Formular erstellen, mit dem die Mitarbeitenden ihren Antrag stellen können. Gehe dazu zum „Admin-Bereich“, klicke auf „Toolbox“ und dann auf „Formulare“.
2. Erstelle Dein Budgetbewilligungsformular.
   1. Stelle sicher, dass Du ein Feld hinzufügst, in dem der Nutzer einen reinen Zahlenwert eingeben muss. Dies ist sehr wichtig für das Funktionieren des Workflows. Ergänze das Formularfeld daher mir einer Beschreibung, damit der Nutzer weiß, dass für die Budgetangabe nur eine Zahl verwendet werden darf.
   2. Hier solltest Du auch ein Feld einfügen, mit dem der Nutzer über die Nutzerauswahl den zuständigen Vorgesetzten auswählen kann. Diese Angabe wird später im Workflow wieder benötigt.
3. Wir werden auch ein zweites Formular erstellen, in dem der Vorgesetzte weitere Informationen ergänzen kann, sobald das erste Formular eingegangen ist. Richte dieses zweite Formular ein, und frage nach Informationen wie z. B:
   1. Wer muss den Antrag als nächstes genehmigen? (Nutze dazu das Formularfeld „Nutzerauswahl“)
   2. Zweck der Anfrage
   3. Kostenstelle
   4. Usw.
4. Als nächstes müssen wir unsere Automatisierung aufsetzen. Klicke dafür auf „Toolbox“ und dann auf „Workflows“.
5. Klicke auf „Neuen Workflow erstellen“, wenn das der erste Workflow in Deinem Mandanten ist, oder auf „Neu hinzufügen“, wenn es bereits andere Workflows gibt. Gib den Namen des Workflows und optional eine Beschreibung ein.
6. Klicke dann auf das Kästchen „Auslöser hinzufügen“, um einen Auslöser hinzuzufügen.
7. Wähle „Formular gesendet“ aus der Liste der Auslöser aus und klicke auf „Hinzufügen“.
8. Wähle auf der rechten Seite im Feld „Formularname“ das Formular aus, das den Workflow auslösen soll. Das ist das Formular, das Du in den ersten Schritten dieser Anleitung erstellt hast. Sobald Du beginnst, die Anfangsbuchstaben des Formularnamens einzutippen, werden Dir Formularvorschläge angezeigt. Wähle das richtige Formular aus.
9. Klicke dann auf „Aktion hinzufügen“.
10. Wähle die Aktion „Nutzerprofildaten abrufen“ aus und klicke auf „Hinzufügen“.
    Mit dieser Aktion kannst Du weitere Informationen aus dem Profil des ausgewählten Nutzers abrufen wie z. B. Vor- und Nachname, Funktion, Nutzer-E-Mail, Benutzername, Anzahl der Kommentare, Anzahl der Likes, Anzahl der Beiträge, Datum der letzten Aktivität, Datum der Profilerstellung, usw. Du kannst in weiteren Schritten dieses Workflows auf diese Felder verweisen, z. B., um einen dynamischen Dateinamen zu erstellen oder um den Empfänger einer Chat-Nachricht oder E-Mail einzugeben.
    1. Wähle den Formularsender als Nutzer.
11. Füge eine weitere Aktion hinzu.
12. Wähle „Chat-Nachricht senden“
    1. Sende „Antwort“ an den in Schritt 2 ausgewählten Vorgesetzten.
13. Füge eine weitere Aktion hinzu.
14. Wähle „Formulareingabe in ein PDF umwandeln“. Wähle die magische Variable „Eingereichtes Formular“, damit es in ein PDF umgewandelt wird.
15. Wähle „Aufgabe erstellen und auf Fertigstellung warten“. Damit senden wir eine Aufgabe mit einem eingebetteten Formular an den Vorgesetzten, der im ersten Formular definiert wurde. Dieser muss das zweite Formular ausfüllen, das wir in Schritt 3 erstellt haben.
    1. Wähle einen Titel für die Aufgabe, eine optionale Beschreibung und das Fälligkeitsdatum.
    2. Angefordert von: Wir empfehlen, die magische Variable „Formularsender“ einzugeben, damit der Sender des Formulars den Fortschritt seiner Anfrage verfolgen kann. Alternativ kannst Du das Feld auch leer lassen, dann gilt der Workflows-Automatisierungs-Bot als Ersteller der Anfrage.
    3. Zugeteilt an: Du kannst die magische Variable „Antwort“ aus dem Formular auswählen, das Du in den ersten Schritten aufgesetzt hast, sodass der Vorgesetzte des Mitarbeitenden der Anfrage dynamisch zugeordnet wird.
    4. Eingebetteter Formularname: Wähle das zweite der beiden Formulare (das, dass Du in Schritt 3 erstellt hast).
    5. Anhänge: Wähle den Dateianhang aus und gib die magische Variable „Generierter PDF-Dateischlüssel“ ein, damit der Vorgesetzte weiß, was er genehmigt. Wir geben die umgewandelte Formulareingabe aus dem vorherigen Schritt ein. 
16. Füge eine weitere Aktion hinzu.
17. Wähle die Aktion „Nutzerprofildaten abrufen“ aus und klicke auf „Hinzufügen“.
    Mit dieser Aktion kannst Du weitere Informationen aus dem Profil des ausgewählten Nutzers abrufen wie z. B. Vor- und Nachname, Funktion, Nutzer-E-Mail, Benutzername, Anzahl der Kommentare, Anzahl der Likes, Anzahl der Beiträge, Datum der letzten Aktivität, Datum der Profilerstellung, usw. Du kannst in weiteren Schritten dieses Workflows auf diese Felder verweisen, z. B., um einen dynamischen Dateinamen zu erstellen oder um den Empfänger einer Chat-Nachricht oder E-Mail einzugeben.
    1. Wähle den eingebetteten Formularsender als Nutzer.
18. Füge eine weitere Aktion hinzu.
19. Wähle „Formulareingabe in ein PDF umwandeln“. Wähle die magische Variable „Eingebettete Formulareingabe“, damit das Formular in ein PDF umgewandelt wird.
20. Wähle „Anfrage senden und bei Genehmigungsstatus verzweigen“.
    1. Wähle einen Titel, eine Beschreibung, ein Fälligkeitsdatum und Anhänge für deine Anfrage.
    2. Angefordert von: Wir empfehlen, die magische Variable „Formularsender“ einzugeben, damit der Sender des Formulars den Fortschritt seiner Anfrage verfolgen kann. Alternativ kannst Du das Feld auch leer lassen, dann gilt der Workflows-Automatisierungs-Bot als Ersteller der Anfrage.
    3. Genehmigende: Wähle bis zu 5 Genehmigende. In diesem Schritt kannst Du bei Bedarf alle weiteren Genehmigenden auswählen, z. B. die Personalabteilung oder den Vorstand.
21. Füge der Verzweigung „Genehmigt“ eine weitere Aktion hinzu.
22. Wähle „Formulareingabe in ein PDF umwandeln“.
    1. Eingereichtes Formular: Wähle das „eingereichte Formular“ (nicht das eingebettete).
    2. Profildaten des Genehmigenden: Wähle die magische Variabel „Genehmigende“, um alle in Schritt 20 definierten Genehmigenden auszuwählen.
23. Füge eine weitere Aktion hinzu.
24. Wähle „PDF-Dokumente zusammenführen“ und danach die beiden PDF-Dateien aus.
25. Füge eine weitere Aktion hinzu.
26. Wähle „Chat-Nachricht senden“ und danach den Formularsender. Hänge den Schlüssel der zusammengeführten PDF-Datei an, und der Empfänger erhält ihn in der Chat-Nachricht. Du kannst auch die Aktion „E-Mail senden“ wählen, um die zusammengeführte PDF-Datei zu versenden.
27. Prüfe und speichere Deinen Workflow. Nun, da der gesamter Workflow fertiggestellt ist, kannst Du den Auslöser und die einzelnen Aktionen nochmals überprüfen und speichern, wenn alles korrekt ist. Das System lässt das Speichern des Workflows nur zu, wenn nichts fehlt und alles korrekt ist. Korrekt eingegebene Auslöser und Aktionen werden durch ein grünes Häkchen gekennzeichnet.
28. Aktiviere den Workflow.