Überprüfung des Impfstatus mit Beekeeper

Willkommen bei Beekeeper! Diese Kurzanleitung führt Dich durch alle Bereiche, die Du benötigst, wenn Dein Unternehmen Beekeeper für die reibungslose Überprüfung des Impfstatus oder der COVID-Testergebnisse eurer Mitarbeitenden nutzt, um die Gesundheit und Sicherheit eurer Belegschaft sicherzustellen.

In diesem Artikel findest Du Informationen zu den folgenden Funktionen:

• Formulare aufsetzen und Formulareingaben weiterverarbeiten
• Formulare für Mitarbeitende zugänglich machen
• Verknüpfungen hinzufügen
• Formulareingaben als Excel exportieren
• Dokumente zur Dokumentbibliothek hinzufügen
• Umfragen erstellen

Die ersten Schritte mit Beekeeper

Wenn Du neu bist bei Beekeeper, nimm Dir doch einen Moment Zeit, um Dich hier mit den Hauptfunktionen vertraut zu machen. Auch wenn Dein Unternehmen Beekeeper in erster Linie für die Überprüfung des Impfstatus nutzen möchte, ist es hilfreich, über die wichtigsten Punkte Bescheid zu wissen.

Um loszulegen, benötigen Deine Mitarbeitenden sicheren Zugang zur App. Dafür musst Du sie als Nutzer hinzufügen. Eine schnelle Anleitung dazu findest Du im Artikel Nutzer hinzufügen.

Wenn Du bereits ein Beekeeper-Admin-Profi bist, kannst Du gleich zum nächsten Abschnitt springen.

Mit der Formularfunktion Impfstatus und COVID-Testergebnisse überprüfen

Mit Formularen kannst Du die Antworten Deiner Mitarbeitenden digital erfassen. Du kannst verschiedene Formulare für unterschiedliche Einsatzbereiche erstellen, z. B. für das Erfassen des Impfnachweises und der COVID-Testergebnisse, oder Du ermöglichst Deinen Mitarbeitenden, Fragen zu Corona-Maßnahmen und -Abläufen in Deinem Unternehmen zu stellen.

Sobald die gewünschten Formulare erstellt sind, können Deine Mitarbeitenden übers Handy oder über die Web-App darauf zugreifen. Du kannst ihnen in einer Chat-Nachricht oder Kampagne auch den Link zu einem bestimmten Formular schicken.

Wie Du neue Formulare aufsetzen kannst, erfährst Du in diesem Artikel.

Eingereichte Formulare weiterverarbeiten

Sobald Deine Formulare aufgesetzt sind, kannst Du eine Reihe von Automatisierungen einrichten, mit denen Du festlegen kannst, was nach dem Einsenden eines Formulars passiert. Um mit Worker Bees Automatisierungen für Deine Formulare einzurichten (z. B. um Formulareingaben zur Weiterverarbeitung an einen begrenzt zugänglichen HR-Stream weiterzuleiten oder eine Empfangsbestätigung an den Sender des Formulars zu schicken), benötigst Du die Formular-ID.

Um die Formular-ID zu erhalten, füge einfach den Link ein, den Du für Dein Formular erstellt hast. Hier ist ein Beispiel: https://vaccines.beekeeper.io/forms/2e2f3d61-f45f-4503-b1d1-0e44d61aaaee

Der zweite, fettgedruckte Teil des Links (nach forms/) ist die Formular-ID. Für die Worker Bee ist nur dieser Teil des Links erforderlich.

Hinweis: Um Mitarbeitenden die Gültigkeit des Impfnachweises oder des COVID-Tests via eingereichtes Formular zu bestätigen, kannst Du ihnen eine persönliche Chat-Nachricht schicken.

Erfahre mehr über Streams und Gruppen, damit Du die richtigen Einstellungen vornehmen kannst, die für eine Automatisierung erforderlich sind.

Formulare für Mitarbeitende zugänglich machen

Sobald Deine Formulare aufgesetzt sind und die Weiterleitung automatisiert wurde, ist es Zeit, die Formulare für Deine Mitarbeitenden zugänglich zu machen.

Dafür musst Du Dich mit dem Generieren von Links für Deine Formulare vertraut machen. Um einen Link zu generieren, klicke auf das Zahnradsymbol auf der rechten Seite des Formulars und wähle „Formular teilen“ aus.

Ankündigung des neuen Prozesses im Unternehmen

Die Belegschaft informieren

Teile den Formularlink und erkläre den Prozess in einem Stream-Beitrag, einer Bestätigungskampagne oder einer Chat-Nachricht.

Link als Verknüpfung hinzufügen

Um Deine Formulare für Deine Mitarbeitenden in der App zugänglich zu machen, füge sie als Verknüpfungen hinzu. Um eine Verknüpfung hinzuzufügen, kopiere den Formularlink, gehe zu Toolbox → Verknüpfungen und erstelle eine neue Verknüpfung mit dem kopierten Link. Die ersten 8 Verknüpfungen, die Du hinzufügst, werden auf der Startseite im Widget für Verknüpfungen angezeigt.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Erstellen von Verknüpfungen findest Du in diesem Artikel.

Das Formular per QR-Code teilen

Um das Formular per QR-Code zu teilen:

1. Gehe zur Formularliste im Admin-Bereich.
2. Klicke auf das Zahnradsymbol, fahre mit dem Mauszeiger über „Formular teilen“ und klicke dann auf „QR-Code erhalten“.
3. Drucke den QR-Code aus und hänge ihn überall im Unternehmen auf.

Eine Kampagne aufsetzen

Wenn Du eine Bestätigung erhalten möchtest, dass Deine Mitarbeitenden Deine Nachricht gelesen haben, sende eine Kampagne. Kampagnen werden mit einer Push-Benachrichtigung gesendet und erscheinen im persönlichen Chat-Posteingang des jeweiligen Empfängers. Die Empfänger müssen mit einem Klick bestätigen, dass sie die Nachricht erhalten haben, und Du kannst später bei allen nochmals nachfassen, die den Erhalt noch nicht bestätigt haben. Du kannst eine Kampagne an Deine gesamte Belegschaft oder an eine beliebige Kombination einzelner Gruppen senden. 

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Aufsetzen von Kampagnen findest Du in diesem Artikel.

Formulare per Chat teilen

Um einen Formularlink per Chat-Nachricht zu versenden:

1. Gehe zur Chat-Funktion und öffne einen Chat mit dem Mitarbeitenden, dem Du den Link senden möchtest.
2. Füge den Link ins Textfeld ein und sende die Nachricht.

Mehr zu Chats erfährst Du in diesem Artikel.

Formular auf der Startseite anzeigen

Um ein wichtiges Formular prominent auf der Startseite zu platzieren, kannst Du unser Widget für festgepinnte Beiträge verwenden. Wende Dich dafür an Deinen Customer Success Manager oder an unseren Support.

Formulareingaben exportieren

Du kannst die Formulareingaben in einer Excel-Datei herunterladen, um sie lokal auf Deinem Desktop zu speichern oder die Daten weiter zu verarbeiten. Um die Formulareingaben herunterzuladen:

• Gehe zum Admin-Bereich.
• Klicke in der linken Navigationsleiste auf Toolbox und dann auf Formulare.
• Klicke rechts in der Formularliste auf das Zahnradsymbol neben dem Formular, das Du exportieren möchtest, und dann auf „Ergebnisse exportieren“.

Dokumente zur Dokumentbibliothek hinzufügen

Neue Corona-Bestimmungen erfordern möglicherweise neue Richtlinien und Anweisungen. Du kannst Dokumente, die solche Richtlinien enthalten, ganz einfach über die Dokumentbibliothek für Mitarbeitende zugänglich machen.

Mehr zur Dokumentbibliothek erfährst Du in diesem Artikel.

Umfragen erstellen

Umfragen sind eine gute Möglichkeit, Feedback oder Rückmeldungen von Deinen Mitarbeitenden einzuholen. Umfragen können für die Erfassung von Feedback anonymisiert oder z. B. für den täglichen Gesundheitscheck nicht anonymisiert werden.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Erstellen von Umfragen findest Du in diesem Artikel.